Location: Montreal, QC (Lachine/St-Laurent area) – 100% On-site
Pay: $25.00 per hour
Status: Full-Time (Minimum 30–40 hours/week)
About Nualtis
Nualtis is a pioneering drug delivery company specializing in the development and manufacturing of oral thin films. We are currently scaling from R&D into commercial-scale production at our state-of-the-art Montreal facility. With 20+ years of expertise and a tight-knit team of 30, we are looking for a proactive individual to keep our headquarters running like clockwork.
The Role
We are looking for a detail-oriented and proactive professional to join our team as Office, Finance and Operations Coordinator. In this cross-team role, you will be responsible for managing the full accounts payable cycle, supporting day-to-day office operations, and assisting with supply chain coordination. You will work closely with the Senior Finance Manager and cross-functional teams to ensure smooth financial and operational processes.
Key Responsibilities
1. Office & Culture Management
- Act as the first point of contact for visitors and dispatch incoming calls, mail and packages.
- Coordinate company events and monthly All-hands lunches, birthdays, and onboarding to maintain our positive, ambitious culture.
- Manage executive travel, research accommodations, and handle filing/scanning/mailings.
- Keep the kitchen and office fully stocked; run local errands using your own vehicle.
2. Accounts Payable
- Own and manage the accounts payable inbox — respond to vendor inquiries, follow up on outstanding items, and ensure timely communication.
- Record invoices accurately and on time in the accounting system, ensuring proper coding and approvals.
- Monitor upcoming invoice due dates and schedule payments to avoid late fees or disruptions.
- Reconcile vendor statements and resolve discrepancies in a timely manner.
- Maintain organized and up-to-date AP records and filing systems
- Review and process employee expense reports, ensuring all submissions are accurate, properly coded, and supported by appropriate documentation (receipts, approvals, etc.).
3. Finance Support and Strategic Projects (development opportunity)
- Provide day-to-day support to the Senior Finance Manager, including preparing reports, gathering data, and assisting with financial analysis.
- Assist with month-end and year-end close processes, including AP accruals and aging reports.
- Contribute to strategic finance and operations projects.
- Identify opportunities to improve processes and increase efficiency within AP and office operations.
4. Supply Chain Support
- Serve as the main point of contact for vendor communications — build and maintain strong vendor relationships.
- Request and compare quotes from vendors to ensure competitive pricing and value.
- Coordinate import logistics of production materials from North America, Europe and Asia.
- Conduct vendor research to identify new suppliers, evaluate options, and support sourcing decisions.
- Follow up on outstanding POs to confirm delivery timelines and resolve any issues.
Requirements
- Education: College diploma or Bachelor’s degree (Business, Science, HR or other related field).
- Language: Professional proficiency in French and English (written and spoken) is required for vendor and team communication.
- Tech Savvy: Proficient in MS Office. Experience using LLMs (Claude, Gemini) to increase productivity is a major asset. Experience with Oracle NetSuite is a plus.
- Mindset: An "ownership mindset." You don't just see a mess; you clean it. You don't just see a delay; you solve it.
Why Join Us?
- Be a key player in a scaling pharmaceutical company.
- Fast-paced, entrepreneurial environment where your impact is visible every day.
- Core hours starting at 8:30 AM with a stable, 5-day-on-site schedule.
To Apply: Send your resume directly to Christian, VP Finance & HR, at [email protected]. We are looking to hire immediately.
/// French Version below - version française en bas///
Lieu : Montréal, QC (Secteur Lachine / Saint-Laurent) – 100 % en présentiel
Salaire : 25,00 $ / heure
Statut : Temps plein (Minimum 30 à 40 heures / semaine)
À propos de Nualtis
Nualtis est une entreprise pionnière dans l'administration de médicaments, spécialisée dans le développement et la fabrication de films minces oraux. Nous passons actuellement de la phase de R&D à une production à l'échelle commerciale dans nos installations de pointe à Montréal. Forts de plus de 20 ans d'expertise et d'une équipe tissée serrée de 30 personnes, nous sommes à la recherche d'une personne proactive pour assurer le bon fonctionnement de notre siège social avec une précision d'horloger.
Le rôle
Nous recherchons un(e) professionnel(le) minutieux(-euse) et proactif(-ive) pour rejoindre notre équipe en tant que Coordonnateur(-trice) de bureau, des finances et des opérations. Dans ce rôle interfonctionnel, vous serez responsable de la gestion du cycle complet des comptes fournisseurs, du soutien aux opérations quotidiennes du bureau et de l'assistance à la coordination de la chaîne d'approvisionnement. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Chef principal des finances et les équipes interfonctionnelles pour assurer la fluidité des processus financiers et opérationnels.
Principales responsabilités
1. Gestion du bureau et de la culture d'entreprise
- Agir comme premier point de contact pour les visiteurs et répartir les appels entrants, le courrier et les colis.
- Coordonner les événements d'entreprise, les dîners d'équipe mensuels, les anniversaires et l'intégration des nouveaux employés afin de maintenir notre culture positive et ambitieuse.
- Gérer les déplacements de la direction, rechercher des hébergements et s'occuper du classement, de la numérisation et des envois postaux.
- Veiller à ce que la cuisine et le bureau soient toujours bien approvisionnés ; faire des courses locales en utilisant votre propre véhicule.
2. Comptes fournisseurs (Payables)
- Gérer de façon autonome la boîte de réception des comptes fournisseurs — répondre aux demandes des fournisseurs, faire le suivi des éléments en suspens et assurer une communication rapide.
- Saisir les factures de manière précise et ponctuelle dans le système comptable, en s'assurant de l'exactitude des codes et des approbations.
- Surveiller les dates d'échéance des factures et planifier les paiements pour éviter les frais de retard ou les interruptions.
- Concilier les relevés de compte des fournisseurs et résoudre les écarts rapidement.
- Maintenir des dossiers et des systèmes de classement des comptes fournisseurs organisés et à jour.
- Examiner et traiter les notes de frais des employés, en veillant à ce qu'elles soient exactes, correctement codées et accompagnées des pièces justificatives appropriées (reçus, approbations, etc.).
3. Soutien financier et projets stratégiques (opportunité de développement)
- Fournir un soutien quotidien au Chef principal des finances, y compris la préparation de rapports, la collecte de données et l'assistance à l'analyse financière.
- Participer aux processus de clôture de fin de mois et de fin d'année, incluant les courus (accruals) des comptes fournisseurs et les rapports de chronologie des comptes (aging reports).
- Contribuer aux projets stratégiques liés aux finances et aux opérations.
- Identifier des opportunités d'amélioration des processus et d'augmentation de l'efficacité au sein des comptes fournisseurs et des opérations du bureau.
4. Soutien à la chaîne d'approvisionnement
- Agir comme point de contact principal pour les communications avec les fournisseurs — bâtir et maintenir de solides relations avec eux.
- Demander et comparer des soumissions de fournisseurs pour garantir des prix et une valeur compétitifs.
- Coordonner la logistique d'importation des matériaux de production en provenance d'Amérique du Nord, d'Europe et d'Asie.
- Effectuer des recherches pour identifier de nouveaux fournisseurs, évaluer les options et soutenir les décisions d'approvisionnement.
- Faire le suivi des bons de commande (PO) en attente pour confirmer les délais de livraison et résoudre tout problème.
Exigences
- Formation : Diplôme d'études collégiales (DEC) ou baccalauréat (Administration des affaires, Sciences, RH ou tout autre domaine connexe).
- Langues : La maîtrise professionnelle du français et de l'anglais (à l'écrit et à l'oral) est exigée pour communiquer avec les fournisseurs et l'équipe.
- Maîtrise de la technologie : Maîtrise de la suite MS Office. L'expérience avec l'utilisation des modèles d'IA (Claude, Gemini) pour augmenter la productivité est un atout majeur. L'expérience avec Oracle NetSuite est un plus.
- État d'esprit : Un fort sens des responsabilités ("ownership mindset"). Vous ne vous contentez pas de voir un problème, vous le réglez. Vous ne constatez pas simplement un retard, vous trouvez la solution.
Pourquoi nous rejoindre ?
- Soyez un acteur clé au sein d'une entreprise pharmaceutique en pleine croissance.
- Un environnement entrepreneurial dynamique où votre impact est visible au quotidien.
- Heures de base débutant à 8 h 30, avec un horaire stable de 5 jours par semaine en présentiel.
Pour postuler : Envoyez votre CV directement à Christian, VP Finances et RH, à l'adresse [email protected]. Nous cherchons à pourvoir ce poste immédiatement.
Pay: $25.00 per hour
Ability to commute/relocate:
- Saint-Laurent, QC H4S 1Y2: reliably commute or plan to relocate before starting work (preferred)
Application question(s):
- Do you have a vehicle for commuting and running errands for the company?
Language:
- English (required)
- French (required)
Work Location: In person
