Cet affichage est réservé pour les personnes à l’emploi du réseau de la santé du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec.
Le CHUM est un hôpital universitaire à la fois innovant et humain, au service des patient(es) et du réseau. Il offre les meilleurs soins, spécialisés et surspécialisés à toute la population québécoise. Grâce à ses expertises uniques, la recherche et ses innovations, le CHUM améliore la santé globale de la population. La communauté CHUM est portée par l’audace, nourrie par l’apprentissage continu, unie par la collaboration et guidée par la bienveillance. Travailler au CHUM, c’est faire partie d’une équipe dynamique, humaine et engagée, où chacun.ne contribue à l’excellence des soins et l’avancement des connaissances, au profit de la population de tout le Québec.
Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Vous serez responsable d’accompagner le directeur de la direction des opérations logistiques, techniques et des infrastructures. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat et à la bureautique de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.
Elle est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions de la personne qu’elle assiste auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.
Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.
Elle assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.
Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.
Au quotidien, vous:
- Agirez comme personne-ressource pour coordonner la transmission de l’information interne et externe pouvant être de nature administrative et/ou stratégique, tout en vous assurant de la nature confidentielle de l’information à diffuser;
- Gèrerez la correspondance, préparerez des projets de lettres selon les demandes du directeur et en assurerez le suivi auprès des différentes ressources de votre direction, d’autres directions ou d’organismes externes;
- Assisterez aux réunions ciblées par votre supérieur, ferez la prise de notes directement sur un portable, rédigerez les comptes-rendus et effectuerez les suivis entre les rencontres avec les intervenants concernés;
- Pourriez être appelé(e) à rédiger un compte-rendu à partir d’enregistrements ou de notes prises par un gestionnaire ou votre supérieur;
- Élaborerez des tableaux pour suivis, des graphiques et des présentations ou tout autre document administratif, à la demande de votre supérieur;
- Organiserez des visioconférences et assurerez l’organisation matérielle lors de diverses rencontres/comités (réservation de salles, disponibilité d’équipement multimédia, présence d’un technicien, le cas échéant, documents, etc.);
- Assurerez la gestion de l’agenda de votre gestionnaire et planifierez les rendez-vous en tenant compte des priorités associées aux différents dossiers et demandes de rencontres
Qu’est-ce que la direction des opérations logistiques, techniques et des infrastructures (DOLTI) pour laquelle vous serez affectée?
La Direction des opérations logistiques, techniques et des infrastructures (DOLTI) a pour mission d’assurer la disponibilité des biens et services au meilleur coût global, tout en minimisant les efforts requis de la part du personnel clinique et professionnel du CHUM. Elle a également le mandat de gérer le parc immobilier du CHUM en maintenant un environnement fonctionnel, salubre et sécuritaire en tout temps pour l’ensemble des installations du CHUM.
Exigences
Détenir un diplôme de fin d’études secondaires (DES) et un diplôme d’études professionnels en secrétariat (DEP) reconnu par le Ministère de l’Éducation (MEQ) ou avoir une compétence équivalente.
Expérience
- Détenir 3 ans d’expérience récente (dernier 5 ans) dans une fonction d’agente administrative (secrétariat) dans des responsabilités comparables au sein de l’administration d’une équipe de direction (Ex. : directeur général, directeur, directeur adjoint).
- Les exigences ci-dessus mentionnées seront validées par le supérieur hiérarchique en collaboration avec la mobilité interne et/ou externe, lors de tout affichage de poste ou remplacement.
- Maîtrise de la suite Office (Word et Excel niveau intermédiaire, PowerPoint)
- Maîtrise de la langue française (niveau supérieur) et de la grammaire française
- Démontrer les habiletés nécessaires pour la rédaction, particulièrement le compte rendu et les procès-verbaux
- Connaissance de Visio, un atout
Les candidats seront soumis à des tests de présélection et à un comité de sélection.
QUALITÉS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Autonomie, sens des responsabilités
- Esprit de collaboration et travail d’équipe
- Sens de la créativité et esprit d’innovation
- Capacité d’influence
- Orientation service à la clientèle et partenariat
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Capacité d’adaptation et tolérance à l’ambiguïté
AVANTAGES SOCIAUX
- Possibilité de faire du télétravail quelques jours par semaine
- Quatre (4) semaines de vacances payées après un (1) an
- Fonds de pension à prestation déterminée et plan de retraite avantageux
- Treize (13) jours de congés fériés
- Neuf point six (9,6) jours de maladie monnayable au début décembre, si non-utilisés
- Programme d’assurances collectives complet
- Rabais corporatif avec plusieurs partenaires pour les employés du CHUM
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour un test ou une entrevue. Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
Le CHUM applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les autochtones et les membres de minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.
Diplôme obtenu hors Québec : Nous exigeons l’évaluation comparative des études émise par le ministère de l’Immigration de la Francisation et de l’Intégration : https://www.quebec.ca/immigration/travailler-quebec/faire-reconnaitre-competences-acquises-etranger/obtenir-evaluation-comparative.
Il est « essentiel » de joindre votre CV au présent formulaire pour que votre candidature soit considérée
, tous les établissements de santé et de services sociaux appliquent un programme d'accès à l'égalité. De ce fait, les personnes issues des groupes visés (femme, autochtone, minorité visible, minorité ethnique et personne handicapée) sont encouragées à faire parvenir leur candidature. De plus, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Selon le contexte, le genre masculin ou féminin utilisé dans les affichages désigne aussi bien les femmes que les hommes.
