Numéro de poste: 50000794 /
Département: Centre de réussite universitaire, Apprentissage Expérientiel / Institut d’enseignement Coopératif
Niveau: GR13
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $96 048,00 - $111 392,00 par année
Syndicat/Association/Politiques RH: APCAUC
Date limite de candidature: le 17 juillet 2026
Nous encourageons vivement les personnes candidates à joindre une lettre de motivation exprimant leur intérêt et expliquant comment leur profil correspond au poste.
Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de la directrice principale ou du directeur principal de la réussite et de la rétention des étudiants, Gérer l’administration et les espaces physiques au jour le jour, avec l’appui des coordonnatrices et coordonnateurs administratifs – entre autres, recommander et gérer les budgets de l’unité, et faire de l’administration générale. En tant que membre de l’équipe de gestion de la directrice principale ou du directeur principal, travailler de façon interfonctionnelle et transdépartementale dans les services aux étudiants et les unités de l’apprentissage expérientiel et de l’enseignement coopératif. Assurer régulièrement la liaison avec les partenaires de services et unités de l’Université, tels que le Service de gestion immobilière, le Service des ressources humaines, les Services financiers, le Registrariat et IITS, afin d’améliorer l’efficacité des communications et d’appliquer les politiques et pratiques de gestion.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Gérer et coordonner les activités quotidiennes ainsi que l’exécution des tâches par les membres du personnel opérationnel, administratif et de soutien dans le bureau du Centre de réussite universitaire et apprentissage expérientiel / Institut d’enseignement coopératif. Apporter au quotidien des conseils et du soutien; répartir les tâches entre les membres de l’équipe. Gérer tous les aspects liés aux espaces physiques et aux processus financiers, administratifs et d’approvisionnement.
• Gérer et superviser l’ensemble des processus administratifs et opérationnels dans les unités administratives et opérationnelles de l’institut, notamment l’affichage des stages, l’horaire des entrevues, les offres de stage, l’admission à l’institut, l’abandon de cours, l’inscription aux cours de l’institut, la rédaction de lettres d’appui aux étudiants, la collation des grades, la saisie des notes et des données, les changements à la séquence des cours, la coordination des tâches de bureau et l’élaboration de nouveaux programmes; s’assurer de leur exactitude et de leur exécution en temps opportun.
• Acquérir et cultiver une solide compréhension des politiques et procédures administratives et opérationnelles en matière d’enseignement coopératif dans l’institut; agir à titre de personne-ressource pour conseiller et soutenir toutes les parties prenantes (y compris les membres du personnel, les unités de Concordia, les personnes étudiantes et les employeurs) pour toutes les questions liées aux opérations et aux responsabilités administratives.
• Collaborer avec IITS, le Service des communications de l’Université et le Registrariat afin de s’assurer de la formation adéquate des diverses parties prenantes (personnel de l’institut et, au besoin, personnes étudiantes et employeurs) sur l’ensemble des politiques et procédures de l’institut.
• Coordonner l’embauche, la formation, l’affectation, les vacances et les absences des membres du personnel de soutien. Veiller à fournir des renseignements uniformes et exacts à la clientèle et à la communauté universitaire; créer et maintenir une atmosphère de service à la clientèle exemplaire.
• Veiller à ce que tous les problèmes liés aux systèmes techniques (p. ex. Libcal, base de données Orbis/Compass, système de gestion des programmes d’études de Concordia, MS 365, etc.) soient réglés conjointement avec IITS ainsi que les fournisseurs externes, les partenaires opérationnels et les autres collaborateurs techniques. Collaborer étroitement avec les fournisseurs et IITS pour s’assurer que les systèmes fonctionnent de façon optimale. Gérer les activités relatives au matériel ainsi que les opérations informatiques pour toutes les unités de l’institut.
• En collaboration avec les chefs et la directrice principale ou le directeur principal, diriger le processus de prise de décisions sur des enjeux ou des dossiers de nature exceptionnelle liés aux personnes étudiantes et aux employeurs; apporter son soutien au personnel administratif et opérationnel ainsi qu’aux autres membres du personnel de l’institut.
• Gérer les budgets de l’unité ainsi que le financement fourni par les donateurs et les gouvernements, et préparer des prévisions et des rapports financiers. Collaborer étroitement avec les Services financiers et l’analyste budgétaire pour assurer le rapprochement des comptes et la production de rapports. Approuver les dépenses et la paie du personnel occasionnel.
• Donner aux chefs d’unité et aux membres du personnel des conseils sur les politiques et les procédures de l’unité et de l’Université; leur assurer un soutien à cet égard.
• À l’accueil, évaluer les demandes et les plaintes des personnes étudiantes et des employeurs, les hiérarchiser et les acheminer aux chefs d’unités et à la directrice principale ou au directeur principal; y répondre, au besoin.
• Diriger périodiquement une révision des processus afin de les optimiser et de les rendre plus efficaces, ainsi que d’améliorer la prestation des services offerts aux personnes étudiantes et aux employeurs.
• Gérer et coordonner les interventions liées à la gestion des risques sur les lieux de travail (p. ex. en cas d’inondation, de panne d’électricité ou de fuite de gaz); travailler en partenariat avec divers services de l’Université, dont le Service de gestion immobilière, le Service de protection et de prévention, et le Service de santé, sécurité et environnement. Tenir à jour le plan interne de préparation aux situations d’urgence pour chaque unité. Appliquer les règles de l’Université se rapportant à la sécurité en milieu de travail.
• Gérer les installations; recommander le remplacement et l’acquisition de matériel (y compris le matériel informatique); affecter les locaux et les bureaux pour l’ensemble des unités sur les deux campus.
• Collaborer à divers dossiers, comme les changements de politiques et de procédures, les programmes de financement, les programmes d’études liés à l’apprentissage expérientiel et à l’institut, etc.
• Organiser, coordonner et superviser les projets d’envergure, les déménagements, l’attribution des locaux et les événements spéciaux.
• Effectuer d’autres tâches à la demande de la directrice principale ou du directeur principal.
QUALIFICATIONS
• Baccalauréat en administration des affaires, en ressources humaines, ou dans un domaine lié aux principales responsabilités, et de quatre à sept ans d’expérience pertinente, dont au moins deux dans un rôle de gestion de personnel.
• Excellent sens de la gestion financière et budgétaire.
• Expérience de la gestion des tâches administratives et opérationnelles routinières.
• Capacité éprouvée à influer sur des parties prenantes qui ne relèvent pas directement de soi.
• Minutie; aptitude à rapidement comprendre, synthétiser et opérationnaliser des situations et des demandes venant de diverses sources.
• Aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois ainsi qu’à hiérarchiser les mesures à prendre tout en gardant une vision globale de diverses situations.
• Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais parlé et écrit pour communiquer efficacement avec les membres de l’effectif étudiant, du personnel et du corps professoral, et pour rédiger de la correspondance, des documents et des rapports; connaissance de base (niveau 3) du français parlé et écrit.
• Excellent sens des relations interpersonnelles et de la communication; capacité à faire preuve de tact, de patience et de respect dans les interactions avec des personnes d’horizons variés.
• Faculté de diriger des équipes, de rassembler les gens, de favoriser un bon esprit d’équipe et de gérer du personnel dans un milieu syndiqué.
• Excellent sens de la planification, de l’organisation et de la résolution de problèmes; capacité à établir des priorités de travail en fonction d’échéances serrées.
• Excellente aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois ainsi qu’à travailler sous pression et en équipe.
• Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word et d’Excel.
• Souci du détail.
• Intérêt pour les préoccupations des personnes étudiantes.
• Connaissance des politiques et des procédures de l’Université ainsi que des conventions collectives est un atout.
• Expérience de la gestion d’un service d’importance en milieu universitaire est un atout.
• Connaissance du système d’information financière SAP, du système de gestion pédagogique et d’Orbis est un atout.
• Expérience de la gestion de stages, de l’enseignement coopératif et de l’apprentissage en milieu de travail est un atout.
• Affabilité (aptitude à faire preuve de tact et de patience) et maîtrise de soi (aptitude à garder son sang-froid et à susciter le calme dans les situations délicates) sont des qualités souhaitables.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse [email protected] . Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.
