Relève de : gestionnaire de projets
Motif de vacance : poste existant
Le Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances (CCDUS) transforme des vies en mobilisant les gens et les connaissances afin de réduire les méfaits de l’alcool et d’autres substances sur la société. En partenariat avec des organismes publics et privés et des organisations non gouvernementales (ONG), il travaille à améliorer la santé et la sécurité des personnes vivant au Canada. Le CCDUS est une ONG d’envergure nationale dont la vision parle d’une société canadienne en santé dans laquelle les données probantes transforment les approches concernant la consommation de substances.
Le CCDUS reconnaît que les Premières Nations, les Métis et les Inuits sont les détenteurs du savoir traditionnel autochtone. Il respecte le pouvoir des modes de connaissance autochtones et du savoir traditionnel autochtone et s’engage à apprendre de ce savoir et à l’intégrer dans son travail, avec l’encadrement adéquat.
Relevant du gestionnaire de projets, avec un lien fonctionnel au gestionnaire, Soutien à la haute direction et services administratifs, le ou la titulaire appuie la planification, la coordination, la réalisation et l’administration de projets qui s’inscrivent dans les activités collaboratives et opérationnelles de l’organisation, avec un accent particulier sur la mobilisation des partenaires externes. Il ou elle apporte un soutien avec la coordination, la logistique et l’administration des réunions, activités et initiatives de projets auxquelles participent des équipes internes et des partenaires externes. Le ou la titulaire contribue au déploiement efficace d’activités professionnelles grâce à son grand sens de l’organisation, une communication claire, un suivi rigoureux et une bonne communication. Il ou elle est notamment responsable d’apporter un soutien aux activités opérationnelles et de projets (p. ex. tenir à jour la documentation des projets, coordonner les échéanciers, assurer le suivi des mesures à prendre, préparer des rapports et de la correspondance, contribuer aux processus de gestion des dossiers). Membre d’une équipe pluridisciplinaire, le ou la spécialiste appuie les responsables de projets et les employés, tout en contribuant à l’établissement de relations productives avec des partenaires pour que les activités soient réalisées dans le respect des délais, de la portée des travaux et en accord avec les priorités de l’organisation.
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Coordonner les initiatives et projets assignés, de la planification à la mise en œuvre, en étroite collaboration avec des employés et partenaires externes
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Préparer et tenir à jour des plans de travail décrivant les tâches requises, les échéanciers, les dépendances et les responsabilités
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Créer et mettre à jour les calendriers de projets, les échéanciers et les outils de suivi (p. ex. outils de suivi des tâches, diagrammes de Gantt)
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Suivre les progrès faits par rapport à la portée, aux échéanciers et aux livrables; identifier les risques ou les problèmes et les signaler en recommandant des stratégies d’atténuation
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Soutenir les responsables de projets en s’assurant que les tâches sont identifiées, que les activités sont adéquatement séquencées et que les livrables respectent les échéanciers
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Préparer la documentation de projets, notamment des ordres du jour, des notes de breffage, des comptes rendus de réunions, des mises à jour sur l’état d’avancement et des rapports
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Fournir le soutien logistique et opérationnel nécessaire aux activités de projets, aux réunions et aux événements (en formule virtuelle, hybride et présentielle)
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Aider le planificateur d’événements avec la coordination des sites, des fournisseurs et des prestataires de services pour les déplacements et les hébergements
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Fournir un soutien avec le processus d’inscription aux événements, notamment en surveillant les systèmes, en répondant aux demandes de renseignements, en produisant des rapports et en offrant une aide pratique au besoin
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Préparer des échéanciers, des listes de vérification et de l’information sur les réunions pour en assurer le bon déroulement
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Fournir de l’aide sur place ou en direct pendant les activités de projets et les événements et répondre aux besoins et aux problèmes qui se présentent
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Faciliter la communication et les interactions avec les partenaires de projets
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Établir et maintenir des liens positifs et durables avec des partenaires pour soutenir les buts des projets et favoriser une collaboration à long terme
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Tenir à jour une documentation précise, p. ex. coordonnées des partenaires, ententes et livrables
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Apporter un soutien à l’administration financière des projets, notamment en assurant le suivi des factures, des bons de commande et des dépenses, conformément aux processus de l’organisation
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Préparer et tenir à jour des fichiers, des bases de données, des listes de personnes-ressources et de la documentation pour les projets
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Participer à la coordination des réunions, à la gestion des échéanciers et aux processus administratifs en lien avec la réalisation de projets
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Participer à la préparation des rapports et de la documentation nécessaires à l’examen interne et au rapprochement des comptes
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Être le premier point de contact pour les demandes de renseignements sur les projets
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Communiquer avec clarté et professionnalisme avec les partenaires internes et externes
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Faire preuve d’initiative en anticipant les besoins, en repérant les lacunes et en faisant avancer les activités de projets de façon autonome
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Faire preuve d’un bon jugement et avoir de solides aptitudes en résolution de problèmes pour aborder les difficultés, déterminer à quel niveau hiérarchique les signaler et contribuer à leur résolution rapide
Cette description donne une vue d’ensemble des grandes responsabilités du poste. D’autres responsabilités pourraient être attribuées au titulaire en fonction de son expérience et des obligations opérationnelles.
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Diplôme collégial ou universitaire en administration, en affaires, en gestion de projets, en gestion d’événements ou dans un domaine apparenté; une combinaison équivalente d’études et d’expérience sera prise en considération
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Bilingue en français et en anglais (lecture, écriture et communication verbale)
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Au moins deux ans d’expérience en coordination de projets, en planification d’événements ou dans un rôle apparenté
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Expérience démontrée dans l’élaboration et la tenue à jour de plans de travail, d’échéanciers et de livrables
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Solide connaissance des concepts et de la terminologie en lien avec la coordination de projets et la planification d’événements
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Capacité démontrée à travailler proactivement, à anticiper les besoins et à prendre des initiatives
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Solides aptitudes en organisation, en gestion du temps et en résolution de problèmes
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Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite
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Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); expérience dans la préparation d’échéanciers, d’outils de suivi et de rapports
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Expérience des logiciels de gestion de projets et de gestion financière (Birdview, SAP Concur, Business Central)
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Capacité à gérer des priorités concurrentes et à s’adapter aux besoins changeants
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Jugement professionnel, discrétion et minutie
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Coordination, planification et documentation constantes, ainsi qu’exécution de tâches simultanées pour plusieurs projets, échéanciers et partenaires dans un milieu aux échéances serrées
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Collaboration fréquente avec des collègues et interaction régulière avec des partenaires externes, des fournisseurs et des prestataires de services
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Demandes périodiques urgentes fréquentes, surtout pendant les phases actives des projets et lors d’événements, ce qui demande de l’adaptabilité et des aptitudes en résolution de problèmes
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Travail principalement fait dans un bureau ou à la maison (modèle hybride flexible), avec présence au bureau et heures supplémentaires requises à l’occasion, lors d’événements
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Les exigences physiques sont minimes (aucun effort physique soutenu requis)
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Expérience dans l’organisation de congrès ou d’événements de grande envergure
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Expérience de travail dans ou avec des organisations gouvernementales, non gouvernementales ou internationales
Le CCDUS souscrit aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion dans toutes les sphères de son travail. En tant qu’organisme, il s’engage à faire en sorte que les peuples métis, inuits et des Premières Nations et les groupes en quête d’équité (femmes, personnes de couleur, personnes en situation de handicap, membres de la communauté 2SLGBTQ+, etc.) soient pleinement représentés.
Le CCDUS apporte son soutien aux personnes ayant un savoir expérientiel de la santé liée à l’usage de substances et tire des enseignements de cet échange. Il invite ces personnes à poser leur candidature pour se joindre à son équipe.
Le CCDUS défend les droits des personnes en situation de handicap invoqués dans le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (2005) et le règlement connexe sur les normes d’accessibilité intégrées. Le CCDUS prendra, sur demande, les mesures d’adaptation nécessaires. Veuillez lui écrire à l’avance à [email protected] pour l’aviser des mesures d’adaptation à mettre en place pendant le processus de recrutement.
Le CCDUS s’engage à suivre un processus d’embauche juste et équitable. Il n’a pas recours à l’intelligence artificielle pour présélectionner, évaluer ou choisir les candidats à un poste. Des questions d’admissibilité obligatoires pourraient être utilisées pour confirmer que les candidats possèdent les exigences minimales, mais toutes les candidatures sont passées en revue et toutes les décisions d’embauche sont prises par notre équipe, qui évalue les qualifications et l’expérience de chaque candidat de façon réfléchie et individuelle.
Les personnes intéressées doivent nous faire parvenir leur CV et lettre de présentation. Situé à Ottawa, le CCDUS adopte un modèle de travail hybride flexible. Le candidat retenu doit être prêt à se rendre au bureau pour assister à des activités en présentiel, au besoin. Nous remercions tous ceux et celles qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour passer en entrevue.
Agences s’abstenir.
