Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire du poste :
Sous la direction de sa supérieure immédiate, le ou la titulaire du poste coordonne et organise des événements (conférences, séminaires, ateliers et réunions). Cette personne attribue, répartit et contrôle le travail des autres tout en contribuant à leur formation. Elle communique avec la clientèle afin de cerner ses besoins, coordonne l’ensemble des aspects logistiques des événements et veille au bon déroulement de ceux-ci. En outre, elle tient à jour des registres et des inventaires précis, assure le suivi et la gestion des fonds d’administration ou des comptes de résultats, et propose des idées visant à améliorer l’efficacité et à faciliter l’organisation d’événements futurs. Finalement, elle collabore avec les autres équipes internes impliquées dans la planification et la mise en œuvre des événements et leur apporte son soutien.
Principales responsabilités
-
Coordonner la logistique des événements, comme les conférences, les séminaires, les ateliers, les réceptions et les réunions. Organiser des dîners, des événements internes et des activités axées sur les étudiants et étudiantes, au besoin. Participer à l’élaboration et à la mise à jour des calendriers des événements afin d’assurer le suivi de tous les détails et de veiller à ce que les tâches soient menées à bien dans les délais impartis. Faciliter la synergie entre les programmes en tirant pleinement parti des économies d’échelle lors de l’achat de matériel et de services dans le cadre des événements et activités.
-
Tisser des liens avec la clientèle afin de déterminer ses besoins et de discuter des modalités. Coordonner l’ensemble des dispositions, notamment les lieux, l’aménagement, le nettoyage, le rangement après l’événement et la remise en état des salles, le matériel audiovisuel, la disposition des sièges, les services alimentaires et de bar, y compris les autorisations de vente d’alcool et la location de matériel. Traiter toutes les demandes de réservation de salles pour les événements et les réunions en fonction des priorités de la Faculté. Informer sa supérieure immédiate de toutes les demandes d’organisation d’événements nécessitant des réunions logistiques avec la clientèle. Rencontrer les équipes responsables de l’organisation des événements pour discuter des événements à venir, les informer des politiques de l’Université McGill au besoin (autorisations de vente d’alcool, réservations la fin de semaine), et réserver les lieux nécessaires.
-
Jouer le rôle de personne-ressource afin de fournir aux équipes responsables de l’organisation des événements des informations sur le modèle de certification mis en place par le Bureau du développement durable de l’Université McGill. Veiller à ce que celles-ci soient informées des services proposés par l’équipe du marketing et des communications, notamment en ce qui concerne la promotion, les éléments de marque et les articles promotionnels.
-
Assurer le suivi de la participation et tenir à jour des registres de participation précisant notamment le nombre de personnes présentes, la quantité d’aliments et d’alcool commandés et la quantité réellement consommée. Vérifier, organiser et revoir les données, et les présenter à sa superviseure ou à la clientèle.
-
Surveiller les budgets et préparer des rapports sur les dépenses. Prendre les mesures nécessaires pour réduire les prix des événements en faisant appel à des fournisseurs offrant un bon rapport qualité-prix.
-
Recruter des bénévoles pour certains événements et les former, en faisant appel à des associations étudiantes au besoin.
-
Participer à la formation des adjoints et adjointes à l’accueil, s’assurer qu’ils accomplissent bien leurs tâches et signaler tout problème à sa supérieure.
-
Assister aux événements qui lui sont confiés afin de superviser leur organisation et de veiller au bon déroulement des activités prévues. Travailler avec le personnel des installations et les fournisseurs de services contractuels. Résoudre les problèmes qui surviennent pendant les événements. Communiquer avec les services responsables d’assurer la sécurité et de faire respecter les règlements à cet égard.
-
Gérer un inventaire des fournitures et du matériel fournis dans le cadre des activités et événements. Effectuer les commandes pour réapprovisionner les stocks :
-
Passer les commandes, coordonner les livraisons et distribuer les stocks de papeterie, en veillant à respecter le budget qui y est consacré.
-
Faire les commandes, coordonner les livraisons et distribuer les stocks de café, et assurer le suivi et le rapprochement du budget qui y est alloué.
-
Gérer l’inventaire central des fournitures pour les événements, y compris les boissons alcoolisées et les décorations. Assurer régulièrement la gestion, le suivi et le réapprovisionnement des stocks.
-
Organiser des réunions, communiquer avec les personnes participantes et réserver les salles de réunion. Participer à la préparation de l’ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions qui lui reviennent.
-
Créer des demandes d’achat, coordonner les livraisons et veiller à ce que les factures soient payées à temps.
-
Travailler selon les consignes de sa supérieure immédiate et de la direction sur les aspects financiers, la rentabilité, la pérennité et le succès des événements, et formuler des suggestions pour les activités futures.
-
Autres tâches, sur demande.
Autres compétences et/ou aptitudes couramment utilisées :
Expérience avérée en planification d'événements requise. Sens de l'organisation et capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément. Capacité à transmettre et à recevoir clairement des informations, ainsi qu'à posséder de bonnes aptitudes interpersonnelles pour communiquer avec les étudiants, les professeurs, les administrateurs de département et d'autres institutions. Capacité avérée à offrir un excellent service à la clientèle. Précision, souci du détail, débrouillardise, capacité à établir des priorités et à respecter plusieurs échéances. Capacité avérée à rédiger de la correspondance, à relire des textes et à corriger des documents. Capacité de travailler de façon autonome et en équipe. Capacité de travailler et de résoudre des problèmes sur ordinateur à l'aide de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de présentation, d'Adobe PDF, de HTML et de bases de données (Banner, Minerva, McGill Marketplace). Anglais et français, parlés et écrits.
En tant que l'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous proposons :
- Un ensemble d'avantages sociaux compétitifs (assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie) (sous réserve d'admissibilité)
- Un régime de retraite à cotisations définies (avec une cotisation de l'employeur pouvant aller jusqu'à 10 %) (sous réserve d'admissibilité)
- Un régime collectif d'épargne-retraite enregistré (REER) et un compte d'épargne libre d'impôt (CELI)
- Une politique de congés payés compétitive
- Deux (2) jours de congé pour raisons personnelles
- Deux (2) jours fériés mobiles
- Neuf (9) « vendredis d’été » – jours de congé payés entre la fête de la Saint-Jean-Baptiste et la Fête du Travail
- Congés payés pendant la période des fêtes de fin d’année
- Exonération des frais de scolarité pour les employés permanents et leurs personnes à charge
- Jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être à la fois autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est basé / situé.
Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter de communiquer en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau n° 4 (qualifié) sur une échelle de 0 à 4.
Pour connaître la définition de nos niveaux de maîtrise de la langue, veuillez cliquer ici.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Superviseur(e) développement durable et des événements
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-08-05
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
