Real Estate Lease Administrator
Reports to: Director, Real Estate
Location: Montréal, QC Office (hybrid, primary office).
Start Date: As soon as possible.
About Aurora Towers Canada
Aurora Towers (“Aurora”) is a Canadian telecommunications infrastructure company, backed by CVC DIF, a leading global infrastructure private-equity investor. The company builds, owns, and operates wireless communication assets across Canada. Aurora leases space on its assets to wireless communications companies and assists companies deploying their mission critical networks. Aurora is seeking a Real Estate Lease Administrator to support the company’s growth across Canada and with its wireless partners.
Aurora is in the process of building out its Canadian Real Estate function, including the modernization of its systems, the refinement of its agreement templates, and the establishment of operational playbooks that will support our portfolio for years to come. This is a meaningful time to join the team.
About the Role
Aurora Towers is seeking a Real Estate Lease Administrator to join our growing real estate team. Based in Montréal and reporting directly to the Director of Real Estate, the successful candidate will join a small, collaborative team at a moment of real momentum for the company.
The successful candidate will own the end-to-end processing of Aurora's ground and tenant agreements (including both leases and licences) and master lease agreements, working across drafting, execution, abstraction, and ongoing administration. Aurora operates NexsysOne, a site lifecycle management platform purpose-built for the telecommunications tower industry, as its centralized database, and the successful candidate will work within that system daily alongside Microsoft Word, Excel, DocuSign, and SharePoint. This position is a drafting and administration role, not a negotiation role, with a clear escalation path to the Director or to legal counsel where matters fall outside approved language or templates.
The position is well-suited to a recent paralegal or law clerk graduate prepared to take on substantive work, or to a candidate with 2-5 years of relevant experience in commercial real estate, lease administration, or a legal or paralegal setting. In either case, the role calls for a confident self-starter. Aurora will provide context, mentorship, and Aurora-specific training, with the expectation that the successful candidate will run with files independently once oriented.
Key Responsibilities
- Agreement Drafting
- Draft telecommunications real estate agreements from Aurora's pre-approved templates, including ground and tenant leases and licences, amendments and renewals, letters of intent, consents, estoppels, non-disturbance agreements, assignments, and termination agreements.
- Populate templates accurately based on deal sheets, term sheets, and instructions provided by the Director of Real Estate and the broader team.
- Apply the appropriate template variant based on jurisdiction, counterparty type (landowner, carrier, Crown, municipal, First Nations), and transaction type.
- Identify fact patterns that fall outside the approved template language and escalate appropriately to the Director or to legal counsel.
- Contribute insight to ongoing template development as Aurora builds out additional template forms and clause libraries
- Coordinate document execution through DocuSign, maintaining version control and ensuring that fully executed copies are filed correctly.
- Lease Administration
- Review NexsysOne records following agreement execution to confirm that auto-populated data accurately reflects the executed terms, including rent, escalation schedules, renewal options, notice provisions, and critical dates.
- Investigate and resolve discrepancies or exceptions where system data does not match the underlying executed agreements.
- Monitor and action system-generated alerts for upcoming critical dates, including rent commencements, escalations, renewal windows, and termination notices.
- Process amendments and post-execution updates to keep records current and accurate.
- Coordinate with Finance on the review and reconciliation of rent changes, escalations, and revenue share calculations between NexsysOne and Aurora's finance platforms (NetSuite and Netgain), where required.
- Maintain organized digital files in SharePoint using consistent naming conventions and version control.
- Respond to internal information requests regarding site terms, dates, and obligations.
- Support audit and due diligence requests by preparing accurate agreement summaries and supporting documents
- Coordinate with the Real Estate Portfolio Administrator and the broader real estate team to ensure data integrity across systems.
Qualifications
Required
- 2-5 years of relevant experience in commercial real estate, lease administration, legal or paralegal setting, and/or completion of a recognized legal education program (paralegal studies, law clerk, techniques juridiques DEC or AEC, or equivalent).
- Strong professional written and verbal communication in English
- A confident self-starter, comfortable taking initiative, working files independently once oriented, and exercising sound judgment about when to ask questions.
- Exceptional attention to detail across both drafting and data entry.
- Strong organizational skills and the ability to manage multiple active files and critical dates simultaneously.
- Comfort working in a transitional environment in which systems and processes are still being built, with the perspective to view that as an opportunity.
- Sound judgment with respect to escalating matters to senior team members or to legal counsel.
- Proficiency with Microsoft 365 including Word (styles, tracked changes, cross-references), Excel, and SharePoint
Strong Assets
- Direct experience with NexsysOne or a comparable site lifecycle management platform used in the telecommunications tower industry.
- Bilingual French and English, with professional written and verbal proficiency in both languages.
- French drafting capability is a further asset. Aurora supports French-language professional development.
- Familiarity with Quebec civil law real estate instruments (emphyteutic leases, hypothecs, servitudes, notarial procedures), or comfort working within bijural frameworks.
- Familiarity with DocuSign and/or electronic execution workflows.
- Familiarity with NetSuite or Netgain, which Aurora's Finance team uses in coordination with the real estate function.
- Exposure to the telecommunications, infrastructure, or energy sector.
- Nice to Have
- Prior co-op or internship experience in real estate law, commercial leasing, or telecommunications
Compensation and Benefits
Base salary: Competitive market salary based on experience
Benefits: Comprehensive health, dental, and vision coverage; group RRSP program; paid time off
Work arrangement: Hybrid, 3+ days a week based at Aurora's downtown Montréal office located adjacent to Place des Arts. Toronto will be considered for exceptional candidates, with a remote arrangement until the Toronto office opens in late 2026 or early 2027.
How to Apply
To apply, please send a current resume and a brief cover letter to [[email protected]], using the subject line "Real Estate Lease Administrator”
Aurora Towers Canada is an equal opportunity employer. We welcome applications from all qualified candidates and are committed to building a diverse and inclusive workplace. Accommodations are available throughout the recruitment process upon request. We look forward to hearing from you!
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Administrateur(trice) de baux immobiliers
Relève de : Directrice de l’Immobilier
Lieu : Bureau de Montréal, QC (hybride, bureau principal). Toronto sera considéré pour les candidat(e)s exceptionnel(le)s, en mode télétravail jusqu’à l’ouverture du bureau de Toronto, prévue pour la fin 2026 ou le début 2027.
Date d’entrée en fonction : asap
À propos d’Aurora Towers Canada
Aurora Towers (« Aurora ») est une entreprise canadienne d’infrastructures de télécommunications, soutenue par CVC DIF, un investisseur mondial de premier plan en capital-investissement dans le secteur des infrastructures. L’entreprise construit, possède et exploite des actifs de communication sans fil partout au Canada. Aurora loue de l’espace sur ses actifs aux entreprises de communications sans fil et soutient les entreprises qui déploient leurs réseaux critiques. Aurora est à la recherche d’un(e) Administrateur(trice) de baux immobiliers afin de soutenir la croissance de l’entreprise à travers le Canada et auprès de ses partenaires sans fil.
Aurora est actuellement en train de bâtir sa fonction d’Immobilier canadienne, ce qui comprend la modernisation de ses systèmes, le perfectionnement de ses modèles d’ententes et l’établissement de procédures opérationnelles qui soutiendront notre portefeuille pour les années à venir. C’est un moment significatif pour se joindre à l’équipe.
À propos du poste
Aurora Towers est à la recherche d’un(e) Administrateur(trice) de baux immobiliers pour se joindre à son équipe immobilière en croissance. Basé(e) à Montréal et relevant directement de la Directrice de l’Immobilier, la personne retenue se joindra à une équipe restreinte et collaborative, à un moment de réelle dynamique pour l’entreprise.
La personne retenue prendra en charge le traitement complet, de bout en bout, des ententes foncières et de location d’Aurora (incluant à la fois des baux et des permis) ainsi que des contrats-cadres de location, en intervenant sur la rédaction, l’exécution, l’extraction des données et l’administration continue. Aurora utilise NexsysOne, une plateforme de gestion du cycle de vie des sites conçue spécifiquement pour l’industrie des tours de télécommunications, comme base de données centralisée; la personne retenue travaillera quotidiennement dans ce système, en parallèle avec Microsoft Word, Excel, DocuSign et SharePoint. Il s’agit d’un poste de rédaction et d’administration, et non d’un poste de négociation, avec une voie d’escalade claire vers la Directrice ou le conseil juridique pour les dossiers qui sortent du cadre du langage ou des modèles approuvés.
Le poste convient autant à un(e) finissant(e) récent(e) en techniques juridiques ou en études parajuridiques prêt(e) à prendre en main des dossiers substantifs, qu’à un(e) candidat(e) ayant de 2 à 5 ans d’expérience pertinente en immobilier commercial, en administration de baux ou dans un cadre juridique ou parajuridique. Dans tous les cas, le poste exige une personne autonome et confiante. Aurora fournira le contexte, le mentorat et la formation propre à Aurora, en s’attendant à ce que la personne retenue puisse mener ses dossiers de façon autonome une fois orientée.
Responsabilités principales
Rédaction d’ententes
- Rédiger des ententes immobilières en télécommunications à partir des modèles préapprouvés d’Aurora, y compris les baux et permis fonciers et de location, les modifications et renouvellements, les lettres d’intention, les consentements, les certificats de non-contestation (estoppels), les ententes de non-perturbation, les cessions et les ententes de résiliation
- Remplir les modèles avec précision à partir des fiches d’entente, des fiches synthèses et des instructions fournies par la Directrice de l’Immobilier et par l’équipe élargie
- Appliquer la variante de modèle appropriée selon la juridiction, le type de contrepartie (propriétaire foncier, transporteur, Couronne, municipalité, Premières Nations) et le type de transaction
- Identifier les situations qui sortent du cadre du langage des modèles approuvés et les escalader de façon appropriée à la Directrice ou au conseil juridique
- Contribuer au développement continu des modèles à mesure qu’Aurora élargit ses formulaires et bibliothèques de clauses
- Coordonner l’exécution des documents par l’entremise de DocuSign, en maintenant le contrôle des versions et en veillant à ce que les copies dûment signées soient classées correctement
Administration de baux
- Réviser les dossiers dans NexsysOne suivant l’exécution des ententes pour confirmer que les données générées automatiquement reflètent fidèlement les modalités exécutées, y compris les loyers, les indexations, les options de renouvellement, les modalités d’avis et les dates critiques
- Enquêter et résoudre les divergences ou exceptions lorsque les données du système ne correspondent pas aux ententes signées sous-jacentes
- Surveiller et donner suite aux alertes générées par le système concernant les dates critiques à venir, y compris les débuts de loyer, les indexations, les fenêtres de renouvellement et les avis de résiliation
- Traiter les modifications et les mises à jour post-exécution afin de maintenir les dossiers à jour et exacts
- Coordonner avec l’équipe Finance la révision et la réconciliation des changements de loyers, des indexations et des calculs de partage de revenus entre NexsysOne et les plateformes financières d’Aurora (NetSuite et Netgain), au besoin
- Maintenir des dossiers numériques organisés dans SharePoint en suivant des conventions de nommage uniformes et un contrôle des versions
- Répondre aux demandes d’information internes concernant les modalités, dates et obligations des sites
- Soutenir les demandes liées aux vérifications et à la diligence raisonnable en préparant des résumés d’ententes précis et des documents à l’appui
- Coordonner avec le Real Estate Portfolio Administrator et avec l’équipe immobilière élargie afin d’assurer l’intégrité des données entre les systèmes
Qualifications
Exigé
- De 2 à 5 ans d’expérience pertinente en immobilier commercial, en administration de baux, ou dans un cadre juridique ou parajuridique, et/ou achèvement d’un programme reconnu en formation juridique (techniques juridiques DEC ou AEC, études parajuridiques, ou l’équivalent).
- Solide maîtrise professionnelle de l’anglais à l’écrit et à l’oral
- Personne autonome et confiante, à l’aise de prendre des initiatives, de mener ses dossiers de façon autonome une fois orientée, et faisant preuve d’un bon jugement pour savoir quand poser des questions
- Souci du détail exceptionnel, tant à la rédaction qu’à la saisie de données
- Solides aptitudes organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers actifs et plusieurs dates critiques
- À l’aise de travailler dans un environnement en transition, où les systèmes et les processus sont encore en développement, avec la perspective d’y voir une occasion
- Bon jugement quant à l’orientation des dossiers vers les membres seniors de l’équipe ou vers le conseil juridique
- Maîtrise de Microsoft Word (styles, suivi des modifications, références croisées), d’Excel et de SharePoint
Atouts importants
- Expérience directe avec NexsysOne ou avec une plateforme comparable de gestion du cycle de vie des sites utilisée dans l’industrie des tours de télécommunications
- Bilinguisme français et anglais, avec une maîtrise professionnelle des deux langues à l’écrit et à l’oral
- La capacité à rédiger en français constitue un atout supplémentaire. Aurora soutient le perfectionnement professionnel en français.
- Connaissance des instruments du droit civil québécois en matière immobilière (baux emphytéotiques, hypothèques, servitudes, procédures notariales), ou aisance à travailler dans un cadre bijuridique
- Connaissance de DocuSign et des flux de signature électronique
- Connaissance de NetSuite ou de Netgain, que l’équipe Finance d’Aurora utilise en coordination avec la fonction Immobilier
- Exposition au secteur des télécommunications, des infrastructures ou de l’énergie
Atouts complémentaires
- Expérience préalable en stage ou en alternance travail-études dans le domaine du droit immobilier, de la location commerciale ou des télécommunications
Rémunération et avantages
- Salaire de base : Salaire concurrentiel selon le marché
- Avantages sociaux : Couverture complète des soins de santé, soins dentaires et soins de la vue; régime collectif REER; congés payés
- Mode de travail : Hybride, 3 jours ou plus par semaine au bureau d’Aurora situé au centre-ville de Montréal, à côté de la Place des Arts. Excellent café, collations et équipe formidable!
Comment postuler
Pour postuler, veuillez faire parvenir un curriculum vitæ à jour ainsi qu’une brève lettre de motivation à [[email protected]], avec la mention « Real Estate Lease Administrator, Montréal » comme objet du courriel.
Aurora Towers Canada souscrit au principe d’égalité d’accès à l’emploi. Nous accueillons les candidatures de toute personne qualifiée et nous nous engageons à bâtir un milieu de travail diversifié et inclusif. Des mesures d’accommodement sont offertes tout au long du processus de recrutement, sur demande.
Pay: $50,000.00-$70,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- Flexible schedule
- Life insurance
- Paid time off
- RRSP match
- Vision care
- Work from home
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC
