Ta principale fonction sera de répondre aux clients et clientes, d’identifier leurs besoins et de les accompagner vers les bonnes ressources tout en leur offrant un service à la hauteur des standards Lareau. De plus, à titre de réceptionniste, tu seras appelé.e à offrir un soutien administratif aux membres de l’équipe des différents services de l’entreprise.
Service à la clientèle
- Répondre aux clients (appels entrants et messages vocaux) afin d’identifier leurs besoins et de les diriger vers le bon service ;
- Gérer les différentes boîtes courriel et répartir les demandes vers les bons destinataires ;
- Assurer la distribution des télécopies et des messages textes ;
- Accueillir les visiteurs en succursale et procéder au règlement de paiement le cas échéant.
Soutien administratif
- Procéder au téléchargement des polices disponibles sur les portails des assureurs ;
- Effectuer l’entrée de données des échéanciers de renouvellements des courtier.ière.s sur une base hebdomadaire et mensuelle ;
- Produire et concevoir des documents pour les assureurs afin de compiler les transactions effectuées ;
- Coordonner la réception, le tri, la numérisation, le classement et l’envoi de documents ;
- Effectuer des inventaires ;
- Assurer le traitement quotidien du courrier ;
- Effectuer du classement et de l’assemblage de documents ;
- Préparer les renouvellements pris en charge par l’équipe de service.
- Effectuer divers suivis auprès de la clientèle afin de supporter l’ensemble des courtier.ière.s
- Préparer et assembler la documentation suivante à envoyer aux clients.
- Contrats d’assurance
- Lettres d’avis ou d’exclusion.
- Calendriers bancaires.
- Effectuer la poste.
- Effectuer des suivis en lien avec le retour de courrier.
- Procéder à l’attachement de polices dans les dossiers clients
- Procéder à la vérification de dossiers.
- Détenir un diplôme d’études collégiales ou professionnelles en secrétariat ou bureautique ;
- Posséder entre 0 à 2 ans d’expérience dans un poste similaire ;
- Posséder de l’expérience avec un système téléphonique multi lignes (un atout) ;
- Faire preuve d’autonomie, de coopération et de courtoisie dans sa façon de travailler avec les autres ;
- Avoir une bonne résistance au stress et détenir un esprit d’analyse ;
- Avoir de bonnes connaissances informatiques (MS Office, env. Windows, env. Google) ;
- Avoir une bonne maîtrise de la langue française (niveau avancé) et anglaise (niveau intermédiaire) à l’oral et à l’écrit, car les réceptionnistes bilingues doivent échanger avec une clientèle anglophone quotidiennement.
