TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION

Farla Inc.
Ville de Québec, QC

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Détails du poste

Permanent | Temps plein
De 41 860 $ à 50 960 $ par an
Il y a 19 heures

Profil recherché

Microsoft Word
Comptes débiteurs
Microsoft Excel
Microsoft Outlook
Comptes fournisseurs
Tenue des dossiers
Diplôme d'études professionnelles
Gestion des fournisseurs
Service à la clientèle
Politiques de santé et sécurité au travail
Classement
DEC
Microsoft Office
Amélioration continue
Numérisation de dossiers
Orientation axée sur le service à la clientèle
Sens de l'organisation
Contrats
Traitement des comptes clients
Diplôme d'associé
Comptabilité
Rapprochement de comptes

Description complète du poste

SOMMAIRE DE LA FONCTION

La personne titulaire de ce poste est responsable de s’assurer de facturer adéquatement la clientèle et de faire le suivi des comptes à recevoir pour obtenir tous les paiements en fonction des services rendus. Elle assure aussi la codification, la saisie et le traitement des factures reçues pour le Manoir St-Amand (MSA) afin d’effectuer les paiements à l’ensemble des fournisseurs conformément aux pratiques des établissements.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRIQUES

Comptes clients CJ + MSA

· Procéder à l’ouverture et à la mise à jour des dossiers informatiques des clients;

· Sur le site Internet de la RAMQ, inscrire l’admission, le mouvement (changement de chambre simple/double) et le départ des résidents en hébergement public;

· Préparer les dossiers physiques des résidents et y classer les documents correspondants;

· Préparer et acheminer la première facture des nouveaux résidents selon le nombre de jours- présence;

· Préparer et acheminer la dernière facture (ou préparer la demande de remboursement) selon le nombre de jours-présence lorsque le client quitte;

· Facturer les services sporadiques (livraison repas, services de soins APP, transports, protecteurs de hanches…);

· Mensuellement, vérifier la pré-liste de facturation et s’assurer de l’exactitude des services supplémentaires facturés;

· Lancer la procédure automatique de facturation de l’hébergement et des services;

· Créer et faire parvenir aux institutions financières le fichier de prélèvements autorisés;

· Calculer et compléter le dépôt des chèques et de l’argent comptant, procéder aux encaissements dans le système comptable en imputant les comptes appropriés et aller déposer à la banque;

· Assurer le remplacement à la réception aux pauses;

· Effectuer mensuellement le suivi des comptes à recevoir;

· Faire le lien avec les avocats dans les dossiers de recouvrement;

· Assurer un excellent service à la clientèle;

· Rencontrer les résidents et/ou les familles pour toutes questions administratives;

· Représenter l’intermédiaire entre les familles ou résidents et le département des soins en cas de réclamation (bris, perte);

· Entretenir la communication avec le Curateur public et fournir les informations nécessaires;

· Transmettre aux Anciens Combattants, à la SAAQ et au Centre de Santé et de Services Sociaux (CSSS) la facturation mensuelle des résidents qui bénéficient d’une subvention de ces organismes;

· Remplir les formulaires de PPA et les formulaires d’exonération au besoin ainsi que les baux et renouvellements de baux en l’absence de la directrice d’établissement au MSA;

· Faire les avis de renouvellement de bail et d’entente de services dans les délais attendus; § Effectuer le suivi des exonérations des clients de la RAMQ mensuellement; § Mettre à jour l’inventaire des fauteuils autobloquants et faire le suivi des entreposages; § Tenir la petite caisse des résidents de CJ; § Émettre des reçus pour fin d’impôts aux résidents.

Comptes fournisseurs MSA Obtenir, vérifier et gérer tous les documents nécessaires (bons de commandes, bons de livraison) à joindre avec les factures reçues;

· Tenir à jour les dossiers informatiques des fournisseurs et ouvrir les nouveaux dossiers;

· Valider les prix et effectuer le calcul du montant total de la facture;

· Pour les factures relatives à des contrats de services, s’assurer que le bon montant soit facturé et calculer le % d’augmentation lors des renouvellements;

· Numériser les contrats de services;

· Vérifier que les chefs de départements ont produit et/ou approuvé les bons de commande pour chaque facture;

· Codifier et saisir les factures dans le système comptable (HOPEM);

· Examiner les factures de transports des clients hébergés pour valider leur type d’hébergement (régie) et, si la facture est payable par le client s’assurer de refacturer le client;

· Pour les autres montants refacturables (clients, facture inter-établissements, CIUSSS) codifier correctement et faire une copie des factures;

· Vérifier les états de comptes et s’assurer que le paiement des factures se fasse dans les délais prescrits;

· Préparer les paiements par chèques, par PDA et par internet conformément aux soldes à payer;

· Effectuer le paiement des diverses cartes de crédit dans les délais requis;

· Acheminer aux fournisseurs les avis de paiements par courriel et poster les chèques;

· Entretenir la communication avec les fournisseurs et les renseigner adéquatement;

· Assurer le suivi des factures posant problème ou en attente et des crédits à recevoir;

· Compléter et effectuer un suivi du tableau des clients référés par des agences de placements;

Fin de mois

· Compléter et balancer le tableau de présence (public et appartements);

· Balancer les dépenses mensuelles des différents départements;

· Balancer les petites caisses cuisine et réception de CJ ainsi que résidents, loisirs et réception MSA;

· Faire les écritures au GL pour chacune des petites caisses;

· Sortir et concilier l’âge des comptes, la liste des bons de commande en suspens, le registre de distribution des factures;

· Valider les suivis des petites caisses : loisirs, administration;

· Classer les bons de commandes, les factures, les talons de chèques et les avis de paiement;

· Faire la facturation interne des 3 établissements;

· S’occupe de la validation des factures de main-d’œuvre externe (agences).

Fin d’année

· Sortir et photocopier les factures nécessaires à la justification de fin d’année.

AMÉLIORATION CONTINUE DE LA QUALITÉ DES SOINS ET SERVICES ET LA GESTION DES RISQUES, VOLET SÉCURITÉ DES USAGERS

· Participe à l’amélioration continue de la sécurité et de la qualité des services.

· Contribue au maintien d’un environnement et d’une pratique sécuritaires par le respect et l’application des politiques, procédures et règlements et vigueur au sein de l’établissement.

· Déclare tout incident ou accident et collabore à l’analyse de l’évènement.

· Participe à l’identification et à l’application des solutions en vue d’éviter toute récurrence d’un évènement indésirable.

TÂCHES CONNEXES

Les tâches, fonctions et responsabilités mentionnées ne sont pas limitatives. Dans le cadre de son emploi, la personne devra également assumer toute autre tâche, fonction et responsabilité connexes.

SCOLARITÉ/EXPÉRIENCE

· Diplôme d’études professionnelles en comptabilité ou expérience pertinente

· Posséder une expérience de 2 à 3 ans dans des fonctions similaires

· Posséder une connaissance avancée de la suite Microsoft Office (particulièrement Excel, Word et Outlook)

QUALITÉS PERSONNELLES

· Minutie

· Rigueur

· Bonne capacité d’organisation

· Autonomie

· Débrouillardise

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 41 860,00$ à 50 960,00$ par an

Avantages :

Congés payés
Stationnement sur place

Formation:

DEC (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel

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