Job percentage: 100% of 35 hours, regular full-time.
NATURE OF WORK
The main and usual role of the employee in this job class is, in collaboration with management, to support school teams in creating the master schedule for the school or center and other schedules such as the exam schedule, based, among other things, on rationalization and efficiency criteria and, in addition, to adapt and apply the necessary procedures for the organization of administrative operations such as student enrolment, school enrolment control, examinations, preparation of report cards, eligibility for English-language schooling and certification of studies, and summer school scheduling.
THE POSITION
The main and usual role of the employee in this job class is, in collaboration with management, to support school teams in creating the master schedule for the school or center and other schedules such as the exam schedule, based, among other things, on rationalization and efficiency criteria and, in addition, to adapt and apply the necessary procedures for the organization of administrative operations such as student enrolment, school enrolment control, examinations, preparation of report cards, eligibility for English-language schooling and certification of studies, and summer school scheduling.
THE RESPONSIBILITIES
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Supports school teams in the preparation of school or center timetables, taking into account relevant factors such as course options offered, student course choices, teaching fields, pedagogical regime, available premises, group formation rules, teaching periods and other constraints such as dispersion of premises and availability of transportation; submits recommendations on timetables to school secretaries and follows up with the principal, providing support for requested modifications.
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Assists in the collection of data required for student registration and course selection; participates in the design and adaptation of a form for this purpose, ensures that the school secretary manages the return of forms after they have been completed, that school secretaries make corrections as agreed, and produces the various statistics required to draw up a timetable.
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Carries out analyses, extractions, specific evaluations and reports, using appropriate software, to enable controls or to comply with the procedure laid down for subjects such as enrolment management, report card production, management and transmission of data to school authorities, financing, accounting, budgeting, student overruns, permanent student codes, student absences, supply teaching, school transport, failures and various other lists or reports for transmission, in particular to the Ministry.
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Ensures that student files are up to date by supporting each school with the guidelines and policies surrounding these files.
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Provides training and support on school organization procedures and the use of various software programs to the people involved in these operations; when necessary, uses word processing, spreadsheets and the Internet.
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May be called upon to respond to requests for information from other school, board or parent personnel; may be called upon to initiate less experienced school secretaries and to coordinate the work of support staff in the tasks they perform in carrying out technical operations programs under his/her responsibility.
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May perform other related duties as required.
Start Date: 2026-07-01
Apply Before: 2026-06-08
Shift: Day
Schedule: Full-Time
The use of the masculine gender has been adopted in order to lighten the text and has no discriminatory intent.
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Nature du travail
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emploi consiste, en collaboration avec la direction, à supporter les équipes-écoles dans la confection de l’horaire-maître de l’école ou du centre en se basant, entre autres, sur des critères de rationalisation et d’efficience. De plus, cette personne adapte et applique les procédures nécessaires à l’organisation des opérations administratives telles que l’inscription des élèves, le contrôle des effectifs scolaires, les examens, la préparation des bulletins, l’admissibilité à l’enseignement en anglais, la sanction des études et la programmation des cours d’été.
Attributions caractéristiques
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Supporte les équipes-écoles dans la préparation des horaires de l’école ou du centre en tenant compte de certaines contraintes liées aux programmes offerts, aux cours optionnels offerts, au choix de cours des élèves, au régime pédagogique, à la disponibilité des locaux, aux règles de formation des groupes, et à d’autres contraintes telles que la dispersion des locaux et la disponibilité du transport; soumet ses recommandations aux écoles, assure le suivi avec la direction et fournit le support pour les modifications demandées.
- Assure l’accompagnement des secrétaires d’écoles dans le cadre du programme d’insertion professionnelle.
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Soutient les secrétaires d’écoles dans la réalisation de leurs tâches administratives en lien avec les activités de la commission scolaire, en étroite collaboration avec les services du centre administratif.
- Aide à la collecte des données requises pour l’inscription des élèves et pour les choix de cours; participe à la confection ou à l’adaptation d’un formulaire à cet effet ou supporte l’école avec le processus de choix de cours en ligne.
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Procède à l’extraction de données, à la production de rapports et à l’analyse de données pour s’assurer de la conformité à la procédure établie pour des sujets tels que la gestion des effectifs scolaires, la production des bulletins, la gestion et la transmission des données aux autorités scolaires et au Ministère de l’Éducation, le financement, la comptabilité, le budget, les dépassements d’élèves, les absences d’élèves, la suppléance, etc.
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Veille à ce que les dossiers des élèves soient à jour en supportant chaque école avec les lignes directrices et les politiques entourant ces dossiers.
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Dispense de la formation et du soutien concernant les procédures de l’organisation scolaire et l’utilisation des divers logiciels aux personnes concernées dans ces opérations; au besoin, utilise un traitement de texte, un chiffrier et Internet.
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Initie les secrétaires d’école moins expérimentés aux responsabilités et tâches à accomplir dans une école.
- Peut être appelé à répondre aux demandes d’information des autres intervenantes ou intervenants des écoles, de la commission scolaire ou des parents.
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Peut être appelé à accomplir d’autres tâches connexes selon les besoins.
Date de début: 2026-07-01
Date limite: 2026-06-08
Quart de travail: Jour
Horaire: Temps plein
L'utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d'alléger le texte et n'a aucune intention discriminatoire.