Job Overview
We are seeking a detail-oriented and organized Office Assistant to support our administrative team. The ideal candidate will possess strong clerical skills, excellent communication abilities, and proficiency with various office software. This role involves managing daily office operations, providing exceptional customer service, and ensuring smooth workflow within the office environment. Prior experience in medical or dental offices is a plus, but not required. The Office Assistant plays a vital role in maintaining an efficient and welcoming office atmosphere.
Responsibilities
- Manage front desk duties including greeting visitors and answering multi-line phone systems with professionalism and courtesy
- Maintain organized filing systems both digitally and physically to ensure quick retrieval of documents
- Assist with appointment scheduling, confirmations, and follow-up communications
- Support bookkeeping activities such as invoicing, billing, and basic bookkeeping tasks
- Provide customer support by addressing inquiries promptly and professionally
- Proofread documents for accuracy and clarity before distribution
- Handle administrative tasks such as photocopying, faxing, mailing, and managing office supplies
- Support medical or dental office functions including patient check-in/check-out procedures (if applicable)
- Maintain a clean and organized front desk area to promote a welcoming environment
Experience
- Prior clerical or administrative experience preferred, especially in medical or dental offices
- Experience with data entry, filing systems, and multi-line phone systems highly desirable
- Strong organizational skills with the ability to multitask efficiently in a fast-paced environment
- Excellent phone etiquette and customer service skills necessary for effective communication with clients and staff
- Proven ability to proofread documents accurately and maintain attention to detail
- Previous experience in bookkeeping or medical/dental receptionist roles is a plus but not mandatory
- Language Requirements: French is mandatory; English is considered an asset.
This position offers an opportunity to be an integral part of a professional team dedicated to providing exceptional service in a well-organized office setting.
Aperçu du poste
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) de bureau organisé(e), minutieux(se) et professionnel(le) pour soutenir notre équipe administrative. Le ou la candidat(e) idéal(e) possède d’excellentes compétences administratives, de solides aptitudes en communication et une bonne maîtrise des logiciels de bureau. Ce poste consiste à gérer les opérations quotidiennes du bureau, à offrir un service à la clientèle exceptionnel et à assurer le bon fonctionnement des activités administratives. Une expérience dans un cabinet médical ou dentaire constitue un atout, mais n’est pas obligatoire. L’adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle essentiel dans le maintien d’un environnement de travail efficace, professionnel et accueillant.
Responsabilités
- Assurer les tâches de réception, notamment accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques sur un système à lignes multiples avec professionnalisme et courtoisie.
- Maintenir des systèmes de classement organisés, tant numériques que physiques, afin de faciliter la récupération rapide des documents.
- Aider à la planification des rendez-vous, aux confirmations et aux communications de suivi.
- Soutenir les activités de comptabilité, notamment la facturation, la préparation des comptes et diverses tâches administratives liées à la tenue de livres.
- Offrir un excellent soutien à la clientèle en répondant rapidement et professionnellement aux demandes de renseignements.
- Réviser et corriger les documents afin d’en assurer l’exactitude et la clarté avant leur diffusion.
- Effectuer diverses tâches administratives, telles que la photocopie, l’envoi et la réception de télécopies, le courrier et la gestion des fournitures de bureau.
- Soutenir les opérations d’un cabinet médical ou dentaire, notamment l’accueil et le départ des patients (le cas échéant).
- Maintenir un espace de réception propre, organisé et accueillant.
Qualifications et expérience
- Expérience préalable en administration ou en travail de bureau, idéalement dans un cabinet médical ou dentaire.
- Expérience en saisie de données, en gestion de dossiers et avec les systèmes téléphoniques à lignes multiples fortement souhaitée.
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.
- Très bonnes aptitudes en communication téléphonique et en service à la clientèle.
- Capacité démontrée à réviser des documents avec précision et souci du détail.
- Une expérience en tenue de livres, en réception médicale ou en réception dentaire constitue un atout, mais n’est pas obligatoire.
- Exigences linguistiques : Français requis; l'anglais est considéré comme un atout.
Ce que nous offrons
Cette opportunité vous permettra de faire partie intégrante d’une équipe professionnelle engagée à offrir un service exceptionnel dans un environnement de bureau bien structuré et collaboratif.
Pay: From $17.00 per hour
Benefits:
Work Location: In person
