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Chez SITA, nous assurons la fluidité du trafic aéroportuaire, le bon déroulement des vols et l’ouverture des frontières. Nos innovations en matière de technologie et de communication sont le moteur du succès de l’industrie mondiale du transport aérien.
Nous sommes présents dans 95 % des aéroports internationaux et travaillons en étroite collaboration avec plus de 2 500 clients issus des secteurs des transports et des administrations publiques. Chaque partenariat comporte des défis uniques, et nous nous épanouissons en proposant des solutions novatrices et des technologies de pointe pour garantir un fonctionnement sans faille. Nous ne nous contentons pas de faire avancer le monde : nous sommes fiers d’être reconnus comme un Great Place to Work® par nos employés et d’avoir obtenu cette certification dans la plupart de nos sites en pleine expansion. Ici, nous nous sentons responsabilisés, soutenus et inspirés pour évoluer.
Êtes-vous prêt à aimer votre travail?
L’aventure commence ici même, avec vous, chez SITA.
L’administrateur fournit un soutien administratif et opérationnel complet et de haut niveau au président de GEO et aux principaux membres de la direction de SITA Americas, garantissant ainsi le fonctionnement efficace et harmonieux du bureau de la direction et des activités départementales qui y sont associées.
Ce poste allie une expertise administrative de pointe à un soutien proactif à la direction, servant de point central de coordination au sein de l’organisation. Le titulaire gère un large éventail de tâches, allant de celles modérément complexes à celles hautement sensibles, notamment la collecte et l’analyse d’informations provenant de diverses sources, la préparation de rapports et de correspondance non routiniers, ainsi que la conception et la gestion d’un système d’archivage efficace à l’aide des outils existants.
Dans le cadre du soutien apporté à la direction, ce poste exige une bonne compréhension des enjeux opérationnels courants, ce qui permet d’établir l’ordre de priorité des enjeux, d’identifier les risques clés et de faire remonter en temps opportun les décisions critiques. L’administrateur assure le bon déroulement des tâches opérationnelles (p. ex. l’approbation des déplacements et des dépenses, la création des demandes d’achat et d’autres tâches) en collaborant avec les intervenants internes et externes de tous les services et de toutes les régions, tout en faisant preuve d’un jugement sûr, de professionnalisme et de discrétion.
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Surveiller les messages dans Outlook et Teams et assurer un suivi efficace.
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Assumer les responsabilités administratives quotidiennes; gérer et assurer le suivi du courrier et des messages entrants et sortants du vice-président principal (SVP) ou du président de la région (GEO); gérer son agenda et veiller à ce que les dispositions prises pour les réunions, les déplacements, l’hébergement et les événements soient appropriées et respectent les délais.
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Filtrer et mettre en évidence les situations et tâches prioritaires nécessitant une action immédiate.
- Préparer des rapports et des présentations en collaboration avec les gestionnaires et les vice-présidents principaux (SVP) ou les présidents régionaux (GEO).
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Organiser des réunions et des conférences, tant à l’interne qu’à l’externe, y compris la préparation des ordres du jour, la coordination de la logistique, la compilation et la distribution de la documentation et des présentations requises; assurer le suivi des mesures à prendre au besoin.
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Gérer les arrangements de voyage ainsi que les demandes de remboursement des dépenses connexes, en collaboration avec le service des voyages interne.
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Rassembler les renseignements requis et assurer le suivi des mesures à prendre découlant des réunions.
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Capacité à traiter les documents sensibles et confidentiels en stricte conformité avec les politiques et les instructions.
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Créer des demandes d’achat pour soutenir les équipes des Amériques.
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Soutenir les équipes en répondant à leurs besoins logistiques pour les événements organisés par le service du marketing.
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Examiner les rapports de dépenses conformément aux politiques et procédures d’entreprise établies, signaler tout cas de non-conformité et, une fois la soumission validée et conforme, les approuver.
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Approuver les demandes, les dépenses et les recommandations au nom des cadres supérieurs en leur absence, conformément aux lignes directrices convenues et politiques.
Qualification:
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Au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire, acquise au sein d’une multinationale au rythme de travail soutenu.
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Baccalauréat ou équivalent.
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Capacité à faire preuve de jugement, dans le respect de paramètres définis, pour appliquer les politiques, procédures, règlements et objectifs de programme pertinents (par exemple, les principes comptables, les exigences du service, les règles et règlements du service et de l’entreprise) et pour examiner les transactions (par exemple, les achats).
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Compétences en communication orale et écrite permettant d’interpréter et d’appliquer les politiques et procédures, ainsi que de résoudre les problèmes.
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Grand souci du détail.
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Très bonne maîtrise de l’informatique et des compétences en informatique.
Nous misons tout sur la diversité. Nous sommes présents dans 200 pays et parlons 60 langues différentes, issues de cultures variées. Nous sommes très fiers de notre environnement inclusif. Nos bureaux sont des lieux de travail confortables et agréables, et nous veillons à ce que vous puissiez également travailler depuis chez vous. Découvrez ce que signifie rejoindre notre équipe et faites un pas de plus vers la meilleure vie qui soit.
Semaine flexible : travaillez depuis chez vous jusqu'à 2 jours par semaine (en fonction des besoins de votre équipe)
Journée flexible : adaptez votre journée de travail à votre vie et à vos projets.
Flex-Location : travaillez jusqu'à 30 jours par an depuis n'importe quel endroit dans le monde.
Bien-être des employés : nous vous accompagnons grâce à notre programme d'aide aux employés (PAE), accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an, pour vous et vos proches. Nous proposons également Champion Health, une plateforme personnalisée qui répond à divers besoins en matière de bien-être.
Développement professionnel : améliorez vos compétences grâce à nos plateformes de formation, notamment LinkedIn Learning !
Avantages sociaux compétitifs : des avantages sociaux compétitifs adaptés à votre marché local et à votre statut professionnel.
SITA est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous valorisons la diversité de notre main-d'œuvre. Dans le cadre de notre programme d'équité en matière d'emploi, nous encourageons les femmes, les Autochtones, les membres de minorités visibles et/ou les personnes handicapées à postuler et à s'identifier comme telles dans le processus de candidature.
Vous serez amené(e) à interagir avec des collègues à l’international, d’où la nécessité d’une excellente maîtrise de la langue anglaise.
