L’organisation
Développement et Paix – Caritas Canada est l’organisme officiel de solidarité internationale de l’Église catholique canadienne et l’une des principales organisations canadiennes de développement international. L’organisation appuie des partenaires locaux dans plusieurs pays du Sud. Grâce à un réseau de membres présents partout au Canada, Développement et Paix – Caritas Canada sensibilise la population canadienne aux causes de la pauvreté et de l’injustice dans le monde et la mobilise dans des actions de changement social.
Développement et Paix – Caritas Canada s’engage à protéger les personnes contre toute forme d’exploitation et d’abus dans le cadre de ses activités. À cette fin, l’organisation s’est dotée de politiques de protection qui définissent les comportements attendus ainsi que les responsabilités de l’ensemble de son personnel. Nous appliquons des pratiques de recrutement sécuritaires, conformément à nos politiques en matière de protection.
Toute personne à qui un poste est offert au sein de Développement et Paix – Caritas Canada devra signer le Code de conduite, annexé à son contrat de travail, et s’engager à respecter les dispositions qui y sont énoncées. Toutes les personnes retenues devront également se soumettre aux vérifications d’antécédents appropriées.
Responsabilités
Sous la responsabilité de la personne directrice des finances, la personne contrôleuse financière est responsable de la gestion opérationnelle, technique, analytique et quotidienne des activités comptables et financières de l’organisation.
Elle assure la production fiable et ponctuelle de l’information financière, l’application des politiques et procédures financières, ainsi que le maintien de contrôles internes efficaces, conformément aux normes comptables applicables aux organismes sans but lucratif.
Elle contribue à la définition des orientations financières en cohérence avec le plan stratégique.
Orientations stratégiques
- Participer au développement des orientations stratégiques financières et à la mise en œuvre du plan stratégique, en collaboration avec la personne directrice des finances ;
Gestion comptable et financière
- Assurer la tenue complète des livres comptables et l’intégrité des données financières ;
- Superviser le processus des écritures de fin de mois et de fin d’exercice, en collaboration avec l’équipe de la comptabilité et la personne chargée du suivi financier et budgétaire au service des programmes internationaux;
- Produire les états financiers mensuels, trimestriels et annuels et formuler des constats et des recommandations ;
- Préparer les analyses de variances, analyses financières, tableaux de bord et rapports de gestion requis ;
- Créer, maintenir et proposer des améliorations – outils aux processus financiers existants ;
- Maintenir le plan comptable (charte de comptes) et les structures analytiques (projets, fonds, programmes) conformément à la structure financière existante et aux pratiques établies de l’organisation ;
- Escalader à la personne directrice des finances toute situation inhabituelle ou à risque nécessitant un jugement professionnel.
Budgets et suivi financier
- Traduire en chiffres les priorités et les orientations dans le budget annuel et pluriannuel de l’organisation ;
- Collaborer avec les personnes directrices des différents services sur les aspects financiers opérationnels et à la préparation détaillée des budgets annuels ;
- Assurer le suivi budgétaire mensuel, identifier et analyser les écarts, et formuler des constats et des recommandations aux services concernés ;
- Préparer des scénarios financiers, de projections et analyses de sensibilité ;
- Offrir au besoin, un soutien sur les aspects de finances aux autres services de l’organisation, notamment au service des programmes internationaux ;
- Formuler des recommandations visant l’amélioration des outils et méthodes de suivi financier ;
- Contribuer à la préparation de documents pour le comité des finances et de vérification de l’organisation.
Trésorerie et opérations financières
- Assurer la gestion quotidienne de la trésorerie de l’organisation, des flux de trésorerie, et des portefeuilles de placement ;
- Superviser le processus des conciliations bancaires, et réviser, approuver et assurer le suivi des rapprochements mensuels des comptes de bilan ;
- Appliquer la Politique de placements et en assurer le suivi opérationnel ;
- Escalader à la personne directrice des finances toute situation inhabituelle ou à risque nécessitant un jugement professionnel.
Paie et transactions
- Vérifier les opérations et le processus de la production de la paie et en être responsable en l’absence de la personne spécialiste en administration de la paie ;
- Superviser et assurer les opérations quotidiennes en lien avec les transactions d’encaissements et de décaissements, et en valider la codification, selon les disponibilités budgétaires ;
- En collaboration avec la technicienne comptable, valider les transactions enregistrées dans les systèmes de dons et de projets afin qu’elles soient correctement reflétées dans le système comptable ;
- Gérer les contributions diocésaines et veiller au suivi annuel ;
- Approuver certaines dépenses selon les seuils établis incluant les dépenses et les achats par carte de crédit pour le service ;
- S’assurer du respect des processus d’approbation et de partage adéquat des tâches et escalader toute exception ou non-conformité à la personne directrice des finances.
Audit, conformité et contrôles internes
- Coordonner les processus de contrôle et d’audit, sous la supervision de la personne directrice des finances ;
- Préparer les dossiers de vérification externe, participer aux travaux de l’audit annuelle, en collaboration avec l’équipe des finances, et assurer le suivi des recommandations ;
- En collaboration avec la personne chargée du suivi financier et budgétaire au service des programmes internationaux, fournir la documentation et le soutien nécessaire pour les audits spécifiques aux programmes ou aux partenaires ;
- Répondre aux questions des vérificateurs externes, en escaladant toute question nécessitant une interprétation, un jugement professionnel ou un arbitrage à la personne directrice des finances ;
- Voir à la conformité des ententes et contrats sous l’angle financier ;
- Développer, documenter et assurer l’application des processus d’approbation et des contrôles internes en cohérence avec les orientations établies par la direction ;
- Participer à la rédaction, la mise à jour et l’application des procédures-politiques financières ;
- Participer à la gestion opérationnelle des processus liés à l’application de politiques et procédures financières de l’Employeur ;
- S’assurer de l’intégrité des données financière et offrir un appui à la personne directrice dans la production de rapports réglementaires et de conformité (ex. T-3010) ;
- Produire les tableaux de bord financiers selon les indicateurs de performance ;
- Maintenir avec l’équipe de la comptabilité, les archives financières conformément aux règles en vigueur ;
- Participer aux exercices de gestion des risques et documenter les résultats ;
- Escalader à la personne directrice des finances toute situation inhabituelle ou à risque.
Gestion d’équipes Finances
- Superviser le personnel de l’équipe des finances au quotidien et voir à l’optimisation des ressources au sein de l’équipe ;
- Participer à la mise en œuvre du plan de travail de l’équipe des finances ;
- Participer aux rencontres d’équipe, contribuer à l’organisation du travail et l’identification des priorités ;
- Évaluer les prestations de travail des membres de l’équipe et contribuer au développement des compétences, avec validation finale de la personne directrice.
Technologie de l’information (TI)
- Agit comme lien avec la personne gestionnaire de réseaux, en l’absence de la personne directrice ;
- Agit comme lien avec la personne coordonnatrice de la base de données, en l’absence de la personne directrice.
Autres
- Participer à des comités internes ou rencontres externes à la demande de la personne directrice.
- Transformer les orientations stratégiques en outils financiers concrets ;
- Fournir les analyses financières nécessaires à la prise de décision.
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The organisation
Development and Peace — Caritas Canada is one of the leading Canadian international development NGOs and the official international solidarity organisation of the Canadian Catholic Church. The organisation supports local partners located in several countries of the Global South. With a network of members across Canada, Development and Peace — Caritas Canada raises the awareness of Canadians about the causes of worldwide poverty and injustice and mobilizes Canadians around actions for change.
Development and Peace — Caritas Canada is committed to safeguarding people from exploitation and abuse in its work and has specific policies on this commitment which outlines the expected behaviour and the responsibility of all staff. We follow safe recruitment practices according to our safeguarding policies.
Any candidate offered a position within Development and Peace — Caritas Canada will be expected to sign the Code of Conduct as an appendix to their contract and agree to conduct themselves in accordance with its provisions. All successful applicants will be required to undergo appropriate background checks.
Responsibilities
Reporting to the Director of Finance, the Financial Controller is responsible for the operational, technical, analytical, and day-to-day management of the organization’s accounting and financial activities.
The incumbent ensures the timely and accurate production of financial information, the consistent application of financial policies and procedures, and the maintenance of effective internal controls in accordance with accounting standards applicable to not-for-profit organizations.
The Financial Controller also contributes to the development of the organization’s financial direction in alignment with its strategic plan.
Strategic planning
- Participate in the development of the organization’s financial strategic direction and support the implementation of the strategic plan in collaboration with the Director of Finance.
- Translate strategic priorities into practical financial management tools.
- Provide financial analyses to support organizational decision-making.
Accounting and Financial Management
- Ensure the completeness and accuracy of the organization’s accounting records and financial data.
- Oversee the month-end and year-end closing processes in collaboration with the Finance team and the Financial and Budget Monitoring Officer for International Programs.
- Prepare monthly, quarterly, and annual financial statements and provide observations and recommendations.
- Prepare variance analyses, financial analyses, management dashboards, and other required management reports.
- Develop, maintain, and recommend improvements to existing financial tools and processes.
- Maintain the chart of accounts and analytical structures (projects, funds, and programs) in accordance with the organization’s financial structure and established practices.
- Escalate any unusual situations or identified risks requiring professional judgment to the Director of Finance.
Budgeting and Financial Monitoring
- Translate organizational priorities and strategic directions into the annual and multi-year budgets.
- Collaborate with department directors on operational financial matters and the detailed preparation of annual budgets.
- Monitor monthly budget performance, identify and analyze variances, and provide observations and recommendations to the relevant departments.
- Prepare financial scenarios, forecasts, and sensitivity analyses.
- Provide financial support to other departments as required, particularly the International Programs Department.
- Recommend improvements to financial monitoring tools and methodologies.
- Contribute to the preparation of documentation for the organization’s Finance and Audit Committee.
Treasury and Financial Operations
- Manage the organization’s day-to-day treasury activities, cash flow, and investment portfolios.
- Oversee the bank reconciliation process and review, approve, and monitor monthly balance sheet account reconciliations.
- Implement and monitor the organization’s Investment Policy.
- Escalate any unusual situations or identified risks requiring professional judgment to the Director of Finance.
Payroll and transactions
- Review payroll operations and oversee the payroll processing cycle, assuming responsibility for payroll administration in the absence of the Payroll Administration Specialist.
- Supervise the organization’s daily cash receipt and disbursement activities and validate the coding of transactions in accordance with approved budgets.
- In collaboration with the Accounting Technician, verify that transactions recorded in the donor and project management systems are accurately reflected in the accounting system.
- Manage diocesan contributions and oversee the annual follow-up process.
- Approve certain expenditures within established authorization limits, including departmental purchasing card transactions.
- Ensure compliance with approval processes and appropriate segregation of duties, and escalate any exceptions or instances of non-compliance to the Director of Finance.
Audit, Compliance and Internal Controls
- Coordinate audit and control activities under the supervision of the Director of Finance, including:
- Preparing documentation for the annual external audit, participating in audit activities in collaboration with the Finance team, and following up on audit recommendations.
- Working with the Financial and Budget Monitoring Officer for International Programs to provide documentation and support for audits related to international programs or funding partners.
- Respond to questions from external auditors, escalating any matters requiring interpretation, professional judgment, or arbitration to the Director of Finance.
- Ensure the financial compliance of agreements and contracts.
- Develop, document, and implement approval processes and internal controls in alignment with management’s established direction.
- Participate in the development, revision, implementation, and application of financial policies and procedures.
- Contribute to the day-to-day management of processes related to the implementation of the employer’s financial policies and procedures.
- Ensure the integrity of financial data and support the Director of Finance in preparing regulatory and compliance reports (e.g., T3010 Registered Charity Information Return).
- Produce financial dashboards based on established performance indicators.
- Ensure, together with the Finance team, that financial records are maintained and archived in accordance with applicable requirements.
- Participate in risk management exercises and document the results.
- Escalate any unusual situations or identified risks to the Director of Finance.
Finance Team Leadership
- Provide day-to-day supervision of the Finance team and promote the effective use of team resources.
- Contribute to the implementation of the Finance team’s work plan.
- Participate in team meetings and contribute to work planning and priority setting.
- Evaluate the performance of Finance team members and contribute to their professional development, with final approval by the Director of Finance.
Information Technology (IT)
- Serve as the primary liaison with the Network Administrator in the absence of the Director of Finance.
- Serve as the primary liaison with the Database Coordinator in the absence of the Director of Finance.
Other responsibilities
- Participate in internal committees or external meetings as requested by the Director of Finance.
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Tenue Décontractée
- Travail à domicile
Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H2Z 1B1
