LE CONTEXTE
Le Chaînon est un pilier de l’action communautaire à Montréal et au Québec. Depuis plus de 90 ans, il accueille, héberge et accompagne des femmes en situation de vulnérabilité dans un environnement sécuritaire, bienveillant et respectueux de leur parcours.
Afin de soutenir cette mission essentielle et d’en assurer la pérennité, la Fondation Chaînon mobilise des donateurs, partenaires et bénévoles engagés qui contribuent concrètement à l’amélioration des conditions de vie des femmes accompagnées par l’organisme.
Au cours des dernières années, la Fondation a connu une croissance soutenue de ses activités philanthropiques, de sa communauté de donateurs et de ses initiatives de financement. Cette évolution s’accompagne d’un désir de renforcer ses opérations, d’optimiser ses processus et de maintenir une expérience donateur à la hauteur de son engagement envers la communauté.
C’est dans ce contexte que la Fondation Chaînon est à la recherche d’un(e) agent(e) aux dons et à l’administration
MANDAT PRINCIPAL
Relevant de la cheffe du développement philanthropique et de l’administration, cette personne joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des opérations de la Fondation. Elle assure le traitement rigoureux des dons, veille à l’intégrité de la base de données philanthropique et contribue à diverses activités administratives et financières essentielles à la réalisation de la mission de la Fondation.
Par son travail, elle contribue directement à offrir une expérience de qualité aux donateurs et à soutenir les actions du Chaînon auprès des femmes en situation de vulnérabilité.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Dons et relations avec les donateurs
Traiter et consigner les dons dans la base de données philanthropique (ProDon).
Préparer et transmettre les reçus officiels aux donateurs.
Rédiger et envoyer les courriels et lettres de remerciement.
Assurer le suivi des situations nécessitant une intervention (paiement refusé, chèque sans provision, information incomplète, etc.).
Effectuer le suivi administratif de certains dons et engagements de donateurs.
Préparer les dépôts bancaires.
Contribuer à offrir une expérience donateur professionnelle, chaleureuse et rigoureuse.
Gestion de la base de données philanthropique
Maintenir les données à jour et veiller à leur exactitude, leur fiabilité et leur bonne affectation dans la base de données.
Produire des rapports, statistiques, listes et extractions de données selon les besoins de l’équipe.
Consigner, rédiger et mettre à jour les procédures de saisie afin d’assurer l’intégrité des données.
Repérer des pistes d’amélioration et contribuer à leur mise en œuvre.
Préparer des listes et segments de donateurs dans le cadre des activités de sollicitation et de reconnaissance.
Soutien administratif et financier
Gérer les processus administratifs liés aux comptes de dépenses et au traitement des factures.
Émettre les factures et assurer le suivi des paiements.
Collaborer avec les ressources responsables des finances afin d’assurer l’exactitude des informations et le respect des processus internes (conciliations baancaires….).
Contribuer aux suivis administratifs et financiers requis pour les activités de la Fondation.
Veiller au respect des obligations légales liées à la gestion des dons et à la protection des renseignements personnels.
Administration et opérations courantes
Gérer la boîte courriel générale de la Fondation et assurer le suivi des communications entrantes.
Trier et distribuer le courrier.
Veiller au bon fonctionnement des équipements et fournitures de bureau.
Gérer l’approvisionnement en matériel et coordonner certains achats auprès des fournisseurs.
Soutenir l’équipe dans diverses activités administratives et organisationnelles.
Événements et philanthropie
Participer à l’organisation et à la coordination administrative des activités de financement.
Soutenir certaines opérations liées aux inscriptions, aux dons et aux encans lors des événements.
Prendre part aux activités de reconnaissance et de fidélisation des donateurs.
Contribuer au rayonnement de la Fondation et à la qualité de ses relations avec sa communauté philanthropique.
LE PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience
Formation collégiale ou technique en administration, comptabilité, gestion ou dans un domaine connexe.
Minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste similaire.
Expérience avec un CRM ou une base de données relationnelle.
Expérience avec ProDon ou un logiciel équivalent (atout important).
Expérience dans un organisme de bienfaisance enregistré ou un organisme à but non lucratif (atout important).
Compétences
Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.
Maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams et SharePoint).
Bonne capacité à produire des rapports et à manipuler des données.
Aisance avec les outils numériques et collaboratifs.
Qualités personnelles
Grande rigueur et souci du détail.
Excellent sens de l’organisation et de la planification.
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Discrétion exemplaire et respect de la confidentialité.
Excellentes habiletés relationnelles et orientation service.
Esprit d’analyse et aptitude à résoudre des problèmes.
Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents intervenants.
Intérêt marqué pour la mission sociale du Chaînon et les enjeux touchant les femmes en situation de vulnérabilité.
Conditions d’emploi et avantages sociaux :
Horaire de travail : Lundi au vendredi (40h par semaine)
Salaire annuel : 45 780,00$ - 53 290,00$
Avantages :
Trois semaines de vacances annuelles dès l’embauche (6 %).
Congés personnels.
Régime d’assurances collectives.
Allocation pour téléphone cellulaire.
Milieu de travail humain, collaboratif et engagé.
L’occasion de contribuer concrètement à une mission ayant un impact réel auprès des femmes.
Secteur : OBNL
Lieu de travail : 4373, avenue de l’Esplanade, Montréal, QC, H2W 1T2
Pour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux talents :
https://www.grenier.qc.ca/emplois/91691/agente-au-traitement-des-dons-et-a-ladministration
