Guide et fournit des informations aux étudiants sur leur cheminement scolaire et rencontre, en personne ou virtuellement, ceux qui en manifestent le besoin afin de les aider à atteindre leurs objectifs.
Assure la gestion courante des dossiers des étudiants en conformité avec les directives, les structures de programmes et le Règlement pédagogique.
Effectue la mise à jour des dossiers étudiants dans le système de gestion intégré.
Étudie les demandes d’admission provenant des systèmes d’éducation québécois et étrangers, les recommande aux comités de sélection et s’assure des réponses rendues avant d’en transmettre le contenu aux étudiants.
Établit le niveau du programme d’études suivi en regard de sa durée, sa structure, son contenu et ses conditions d’admission.
Évalue l’excellence académique et autres exigences des candidats.
Applique les verdicts d’admission, d’admission conditionnelle ou de refus.
Assure le suivi des conditions d’admission.
Analyse les demandes de réadmission ou de changement de programme selon les normes et exigences en vigueur, applique les règles de transition au besoin. Vérifie l’exactitude des verdicts transmis aux étudiants.
Étudie et traite les inscriptions des étudiants conformément aux règles établies (entente interuniversitaire, cohortes d’étudiants, programmes d’échanges et doubles diplômes, etc.)
Étudie les demandes de reconnaissance des acquis, les achemine pour approbation aux autorités concernées s’il y a lieu et vérifie l’exactitude des réponses transmises aux étudiants.
Gère, s’il y a lieu, le processus entourant le dépôt de travaux dirigés, de projets d’intégration, stage, projet supervisé et mémoire et assure le suivi auprès de l’Université de Montréal dans le cas des programmes conjoints.
Analyse les dossiers des étudiants une fois la scolarité terminée et recommande l’octroi du diplôme.
Communique aux étudiants des réponses officielles au nom de la direction pédagogique.
Participe à l'accueil des nouveaux étudiants du programme. Représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion, telles que les séances d'information et les portes ouvertes.
Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion.
Agit comme personne-ressource auprès de la direction pédagogique et des différents partenaires internes et externes. Collabore avec plusieurs unités : ZoneInfo, recrutement, direction pédagogique, service de gestion de carrière, service aux étudiants, professeurs, Mobilité étudiante, paie et comptabilité, etc.
Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers (lettres, statistiques, jurisprudence, règlements, procédures et guides).
Agit comme personne-ressource lors de l’élaboration et de la révision des procédures administratives et pédagogiques.
Soumet tout dossier requérant une attention particulière et soumet ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.
