CONTRAT DE 3 MOIS
Sommaire de la fonction
Sous la direction du directeur·trice des résidences, la personne titulaire de l’emploi accomplit son mandat en en effectuant différentes tâches liées à la gestion quotidienne des résidences étudiantes et en soutenant le directeur·trice. Elle∙il occupe un rôle essentiel dans le service offert à la clientèle pour toute la durée du cycle locatif.
Tâches et responsabilités principales
Participe activement avec le directeur·trice ou le coordonnateur·trice des résidences dans la planification et la mise en oeuvre des politiques et procédures de gestion des résidences.
Assure le service à la clientèle (téléphone, courriel ou en personne) en fournissant des réponses aux questions des étudiants ou de leurs parents en se référant au cadre législatif en matière de logement locatif et/ou de bail de maison d’enseignement.), ainsi que toutes les locations régulières, estivales et congrès.
Prépare les dossiers de chaque locataire (bail automne/hiver) et assure le suivi des documents manquant (ex. assurance responsabilité civile).
Assume la location et l’assignation des chambres, le suivi, le balancement et la facturation des dossiers des groupes scolaires, des congrès et de toutes clientèles estivales.
Planifie et confirme les rendez-vous avec les locataires.
Supervise et coordonne les arrivées et les départs des locataires. Présente les règlements et participe aux accueils de groupe.
Effectue des inspections dans les logements et place les requêtes d’entretien et le suivi des interventions avec les locataires et les prestataires de services.
Informe le directeur·trice des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités administratives, identifie les causes et émet des recommandations.
Participe à des réunions afin d’implanter des procédures administratives visant l’efficacité des activités de son secteur et des secteurs environnants.
Participe et contribue à la planification et au bon déroulement des activités portes ouvertes qui ont généralement lieu deux fois par année.
Prépare et rédige des rapports, des mémos et des relevés à la demande de l’équipe d’entretien des résidences ou de son supérieur·e.
Effectue de la saisie et du traitement de données à partir des différents systèmes et logiciels informatique et développe des outils utiles et efficaces pour assurer le suivi rapide des dossiers pour les loyers mensuels, les locations estivales et les dépôts de clés.
Effectue les transactions financières, en collectant les loyers, et en assurant les opérations comptables associées à ses tâches.
Voit à l’exécution et à l’accomplissement du travail des étudiants·es responsables en résidences (durant toute l’année) et en l’absence de son supérieur·e, le travail quotidien des employés·es de bureau (saison estivale) ainsi que le travail et la formation des employés occasionnels pour les inspections des résidences.
Vérifie assidument les messages vocaux et courriels reçus pour répondre à des besoins ponctuels ou urgents de la clientèle hôtelière.
Résout les problèmes de première ligne et transmet à son supérieur·e les cas qui dépassent son niveau de responsabilité.
Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant cet emploi.
Qualifications requises
Scolarité : Diplôme professionnel ou technique dans un domaine pertinent, comme le service à la clientèle, l’administration, le tourisme, l’hôtelier ou l’immobilier.
Expérience : Trois (3) années d'expérience pertinentes reliées au service à la clientèle ou l’opérationnel.
Français : Très bonne habileté à communiquer verbalement et par écrit
Anglais : bonne habileté à communiquer verbalement
Connaissances informatiques : Connaissance de la suite Office et capacité à utiliser un logiciel de gestion hôtelière.
La connaissance des mentions du Code civil du Québec pour l’hébergement sera considérée comme un atout.
Compétences recherchées
Excellent service à la clientèle, autonomie, bonne capacité à communiquer, approche collaborative avec son équipe de travail, esprit méthodique, bonne gestion des priorités, respect des échéanciers serrés, capacité à gérer son stress lors d’urgence ou d’imprévus.
Particularité
Très grande disponibilité pendant la saison estivale (de mai à septembre).
Rémunération : 24,55$ à 28,30$ par heure
Lieu du poste : En présentiel
