Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire du poste :
Sous la supervision du Gestionnaire du soutien à la conduite étudiante, il/elle fait office de premier point de contact pour le bureau du doyen des étudiants. Il/elle fournit des informations aux appelants, aux visiteurs, aux étudiants, aux parents, aux enseignants et au personnel concernant les services, les politiques, les procédures et les ressources du bureau. Il/elle redirige les appels et oriente les personnes vers les ressources et les services d'accompagnement pertinents de l'université. Rédige les lettres d'autorisation disciplinaire. Assure un soutien administratif et de secrétariat. Gère les agendas et les ordres du jour. Se charge de la soumission des notes de frais. Coordonne l'organisation logistique et la restauration des événements. Coordonne la gestion des demandes de bourses et de prix.
Principales responsabilités :
Accueille les visiteurs au bureau du doyen des étudiants, notamment les étudiants en situation de détresse ou de crise. Évalue la nécessité d’une intervention par des personnes-ressources appropriées et organise des rendez-vous si nécessaire.
Joue un rôle de point de contact clé dans un environnement très exposé et sensible, en faisant preuve de bon sens, de discrétion et de professionnalisme lors du traitement d’informations confidentielles, personnelles et relatives aux étudiants.
Sert de personne-ressource concernant les exigences, les politiques et les procédures relatives à la prise en charge des mineurs.
Tient à jour les dossiers, élabore et met à jour les procédures administratives, et veille à ce que la documentation soit exacte, complète et conservée conformément aux directives établies.
Prépare les lettres d’attestation de bonne conduite et les documents connexes destinés aux écoles de droit, aux autres établissements d’enseignement et aux employeurs potentiels.
Fournit un soutien administratif et de secrétariat au doyen adjoint chargé des étudiants, au directeur adjoint chargé de la prévention du suicide et de la gestion des crises, ainsi qu’au responsable du soutien à la conduite des étudiants.
Gère les agendas, coordonne les réunions, prépare la correspondance et la documentation, et assure le suivi des actions nécessaires.
Agit en tant que délégué pour la préparation et la soumission des notes de frais et des documents financiers associés.
Coordonne les aspects logistiques des réceptions, conférences, événements spéciaux et programmes destinés aux étudiants, notamment la réservation des salles, la restauration, la location de matériel et la communication avec les participants.
Assure un soutien administratif pour l’orientation et d’autres initiatives liées aux affaires étudiantes.
Assure la liaison avec les parties prenantes internes et externes ainsi qu’avec les représentants des organisations.
Coordonne la gestion des demandes de bourses et de récompenses, en veillant à ce que les dossiers soient complets et que les délais soient respectés.
Gère les dossiers et archives administratifs, surveille les stocks de fournitures de bureau, achète les fournitures nécessaires et coordonne les demandes d’impression et de production pour le bureau.
Résout les problèmes relevant de son domaine de responsabilité, recommande des améliorations procédurales pour renforcer l'efficacité opérationnelle et contribue au bon fonctionnement du bureau du doyen des étudiants.
Informations complémentaires :
Ce poste nécessite une présence à temps plein sur le campus.
Une expérience dans la gestion de plusieurs agendas est un atout.
Une expérience dans un poste en contact direct avec les étudiants, dans des situations de forte pression, est un atout.
Une expérience professionnelle dans un contexte universitaire est un atout.
Autres compétences et aptitudes :
Capacité avérée à travailler dans un environnement informatique en utilisant des logiciels de traitement de texte, des tableurs, des bases de données, le système d’information studieux Banner, la messagerie électronique et les réseaux sociaux. Capacité avérée à établir des priorités et à mener plusieurs tâches de front. Souci du détail. Capacité avérée à respecter les échéances hebdomadaires et mensuelles. Capacité à respecter une confidentialité stricte tout en traitant des dossiers pouvant être complexes, urgents et chargés d’émotion. Capacité avérée à recevoir, retenir et transmettre clairement les informations reçues par téléphone ou en personne. Doit avoir une approche centrée sur l’étudiant et une capacité avérée à écouter et à aider conformément aux protocoles établis. Capacité avérée à rédiger, réviser et relire des documents, y compris des comptes-rendus, en respectant les règles d’orthographe, de grammaire et de ponctuation. Capacité avérée à planifier et coordonner des événements. La maîtrise de l’anglais et du français (à l’oral, à la lecture et à l’écrit) est indispensable.
L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter de communiquer en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau 4 sur une échelle de 0 à 4.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
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Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
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Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
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Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
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Politique de vacances compétitive
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Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants -
Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
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Congés payés pendant la période des vacances de décembre
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Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
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Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Les candidats intéressés sont priés de joindre une lettre de motivation à leur CV lorsqu'ils postulent à ce poste.
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # (qualificatif) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Student Conduct Support Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-08-12
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
