Alzheimer Society of Niagara Region
Mission, Vision and Values
The Alzheimer Society of Niagara Region’s mission is to advocate for and with people with dementia and their care partners and provide access to a diverse range of appropriate resources and supports. Particularly, to alleviate the personal and social consequences of Alzheimer's disease and other dementias and to promote research.
Our vision is to create a community where individuals with dementia and their care partners are fully supported to maximize their quality of life and well-being. Ultimately, a world without Alzheimer's disease and other dementias.
Our Values
C*ollaboration, Accountability, Respect, E*xcellence
The Alzheimer Society of Niagara Region (ASNR) is a community support service organization that provides programs and services to people living with dementia and their care partners in the Niagara Region. We work closely with other service providers to ensure quality care and support for our clients.
We employ administrative and fund development staff, educators, social workers, nurses, therapeutic rec staff, personal support workers and volunteers who work together as a team to meet the needs of people living with dementia and their care partners.
We recognize the value and dignity of each individual and ensure everyone has genuine, open, and unhindered access to employment opportunities, free from any barriers, systemic or otherwise. We are dedicated to building a diverse and inclusive work environment, where the rights of all individuals and groups are protected and all members feel safe, respected, empowered, and valued for their contributions.
We value justice and connection and these are the guideposts we use for decision-making of all kinds. We believe that this will guide the organization toward a place of inclusion for all - where equity and access to essential supports and services becomes the reality.
The receptionist manages the reception area and serves as the organization’s ambassador as the first official professional to whom an individual encounters upon entering the organization. The profile involves being conscious of every occurrence taking place in the agency and coordinating activities and personnel. This position is responsible for answering the phone, greeting all guests and vendors and a multitude of administrative support duties to ensure effectual communication and a welcoming atmosphere.
Position Description Title: Bilingual Receptionist (12 month contract)
Reporting to: M a n a g e r o f F u n d D e v e l o p m e n t
Salary: $21.95/hour
Hours of Work: 40 hours per week (30-minute unpaid Lunch);
Monday to Friday, 8:30 am to 4:30 pm
Benefits: Extended Health and Dental Benefits
Pension: N/A
Vacation: 3 Weeks paid vacation (Pro-rated to calendar year)
Duties and Responsibilities
· Answer a multiple line phone system, take messages and forward to appropriate staff member
· Unlock front doors at the beginning of each day and secure building at the end of each day to ensure lights are off and all exterior doors are locked
· Post appropriate signage indicating program changes and closures
· Change message on night service and program phone service accordingly
· Retrieve messages from night service and distribute accordingly
· Greet visitors /clients and direct them to appropriate areas
· Maintain reception area and refreshment area with necessary supplies
· Sign and accept orders, supplies, and other deliveries
· Take donations and payments by phone or in person and process as directed
· Maintain office workroom, stocking shelves, and general organization of area
· Assist with the administration of the Lending library
· Register clients for ASNR programs and services and accept payment as necessary
· Maintain visitor and staff check in systems at front desk
· Operate elevator as needed
· Search newspaper and online osprey for obituaries and cross-reference on the data base, update status and advise appropriate staff
· Send Sympathy Cards to families where organization is named for memorial donations
· Receive, log, sort, prepare and manage all incoming and outgoing mail items including faxes
· Assist and support with the facilities function of all office equipment, systems and office space
· Provide comprehensive support to the administration, including document preparation, copying, filing, assembling, shredding, scheduling, and delivery of materials
· Maintain an accurate inventory to ensure that necessary office supplies are on hand
· Order supplies as required
· Assist and participate in client programs
· Booking of facilities within the office and external interest using desk and electronic calendar
· Arrange for coverage of front desk at all times
· Assists with the supervision and support of volunteers working in the office and specifically trains volunteers for reception
· Attends staff meetings and relevant required meetings
· Member of the internal French Language Service Committee
· Assume other functions as may be assigned by management
Qualifications
· Must be bilingual in English and French
· Relevant Post-Secondary Education or Certificate in Office Administration
· Two years previous administrative experience
· Experience and proficiency in Microsoft Office and data entry
· Excellent verbal and written communication skills
· Police Vulnerable Sector Check
Skills and Knowledge
· Ability to multi-task and produce results with minimal supervision
· Adaptability and stress management skills to complete the required tasks in a busy environment
· Ability to use discretion, judgment and tact in handling sensitive or confidential information or situations
· Outstanding knowledge of computer programs and databases
· An understanding of dementia and experience in working with older adults is required
· Excellent organizational and time management skills
· Be able to work in a team environment
Working Environment
· Work is generally performed within an office environment, with standard office equipment common to an office work environment; such as but not limited to a computer, printer, photocopier, multi-line telephone, fax machine
· Everyday risks or discomforts may require safety precautions typical of an office environment, i.e. use of safe work practices with office equipment, proper ergonomics
· Work is generally sedentary in nature, but may require standing and, there may be extended periods of visual concentration; extended periods of sitting in a stationary position
· The employee may occasionally lift and/or move up to 25 pounds.
· Bending, kneeling or crouching may be required
· Occasional work activities outside of the office environment will require the use of a vehicle
· Required to adhere to a scent free and peanut free environment
Commitment to Equity, Diversity, and Inclusion
We are committed to inclusive, barrier-free recruitment and selection processes in accordance with the Human Rights Code and AODA. The Alzheimer Society Niagara Region welcomes those who have demonstrated a commitment to upholding the values of equity and social justice and we encourage applications from First Nations, Inuit and Métis, Indigenous Peoples of North America, Black and persons of colour, persons with disabilities, people living with dementia, care partners and those who identify as LGBTQ2S+.
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Société Alzheimer de la Région de Niagara
Mission, Vision et Valeurs
La mission de la Société Alzheimer de la région de Niagara est de défendre les intérêts des personnes vivant avec une démence et de leurs partenaires de soins en offrant l’accès à des ressources et soutiens adaptés. La société vise a atténuer les conséquences personnelles et sociales de la maladie d’Alzheimer et des autres types de démence, tout en favorisant la recherche.
Notre vision est de créer une communauté où les personnes vivant avec une démence et leurs partenaires de soins sont pleinement soutenus afin d’optimiser leur qualité de vie et leur bien-être. Autrement, nous aspirons à un monde sans maladie d’Alzheimer ni autres types de démence.
Nos valeurs
C*ollaboration, Responsabilité, Respect, E*xcellence
La Société Alzheimer de la région de Niagara (SARN) est un organisation communautaire de soutien qui offre des programmes et des services aux personnes vivant avec une démence ainsi qu’à leurs partenaires de soins dans la région de Niagara. Nous travaillons en étroite collaboration avec d’autres fournisseurs de services afin d’assurer des soins et un soutien de qualité à notre clientèle.
Nous employons du personnel administratif, du personnel en développement philanthropique, des éducateurs, des travailleurs sociaux, des infirmières, du personnel en loisirs thérapeutiques, des préposés aux services de soutien à la personne ainsi que des bénévoles qui travaillent ensemble en équipe pour répondre aux besoins des personnes vivant avec une démence et de leurs partenaires de soins.
Nous reconnaissons la valeur et la dignité de chaque personne et veillons à ce que chacun ait un accès véritable, ouvert et sans entrave aux possibilités d’emploi, libre de tous les obstacles, systémique ou autre. Nous nous engageons à bâtir un milieu de travail diversifié et inclusif, où les droits de toutes les personnes et de tous les groupes sont protégés et où chaque membre se sent en sécurité, respecté, habilité et valorisé pour sa contribution.
Nous valorisons la justice et les liens humains, qui servent de repères dans toutes nos prises de décision. Nous croyons que ces principes guideront l’organisation vers une culture d’inclusion pour tous, où l’équité et l’accès à des soutiens et services essentiels deviennent une réalité.
La réceptionniste gère l’aire de réception et s’agit à titre d’ambassadrice de l’organisation en étant la première professionnelle officielle avec qui une personne entre en contact lorsqu’elle se présente à l’organisation. Ce poste exige d’être attentive à tout ce qui se déroule au sein de l’organisation et de coordonner les activités ainsi que le personnel. Cette personne est responsable de répondre au téléphone, d’accueillir tous les visiteurs et fournisseurs et d’effectuer une multitude de tâches de soutien administratif afin d’assurer des communications efficaces et une atmosphère accueillante.
Description du Poste
Titre : Réceptionniste bilingue ( contrat de 12 mois)
Supèrieur : Directrice du Développement des Fondes
Salaire : 21,95 $/heure
Heures de travail : 40 heures par semaine (pause-repas non rémunérée de 30 minutes)
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30
Avantages sociaux : Assurance maladie complémentaire et soins dentaires
Régime de retraite : Sans objet
Vacances : 3 semaines de vacances payées (au prorata de l’année civile)
Fonctions et Responsabilités
- Répondre à un système téléphonique à lignes multiples, prendre les messages et les transmettre au membre du personnel approprié
- Déverrouiller les portes en avant au début de chaque journée et sécuriser l’édifice à la fin de la journée en s’assurant que les lumières sont éteintes et que toutes les portes extérieures sont verrouillées
- Afficher la signalisation appropriée indiquant les changements de programme et les fermetures
- Modifier les messages du service de nuit et du service téléphonique des programmes au besoin
- Récupérer les messages du service de nuit et les distribuer en conséquence
- Accueillir les visiteurs et les clients et les diriger vers les secteurs appropriés
- Maintenir la réception et l’aire de rafraîchissements approvisionnées en fournitures nécessaires
- Signer et accepter les commandes, fournitures et autres livraisons
- Recevoir les dons et paiements par téléphone ou en personne et les traiter, selon les directives
- Maintenir la salle de travail de bureau, approvisionner les étagères et assurer l’organisation générale de l’espace
- Aider l’administration de la bibliothèque de prêt
- Inscrire les clients aux programmes et services de la SARN et percevoir les paiements au besoin
- Maintenir les systèmes d’enregistrement des visiteurs et du personnel à la réception
- Faire fonctionner l’ascenseur au besoin
- Consulter les journaux et les avis de décès en ligne, faire le rapprochement avec la base de données, mettre à jour le statut et aviser le personnel concerné
- Envoyer des cartes de sympathie aux familles lorsque l’organisme est désigné pour des dons commémoratifs
- Recevoir, consigner, trier, préparer et gérer tout le courrier entrant et sortant, y compris les télécopies
- Offrir un soutien complet à l’administration, notamment la préparation de documents, la photocopie, le classement, l’assemblage, le déchiquetage, la planification et la distribution de matériel
- Maintenir un inventaire exact afin de s’assurer que les fournitures de bureau nécessaires sont disponibles
- Commander les fournitures au besoin
- Participer aux programmes destinés aux clients et offrir du soutien
- Effectuer la réservation des espaces à l’interne et pour les utilisateurs externes à l’aide d’un calendrier papier et électronique
- Veiller à ce que la réception soit couverte en tout temps
- Aider la supervision et au soutien des bénévoles travaillant au bureau et former spécifiquement les bénévoles affectés à la réception
- Participer aux réunions du personnel et à toute autre réunion pertinente requise
- Être membre du comité interne des services en langue française
- Assumer toute autre fonction confiée par la direction
Compétences
- Maîtrise du français et de l’anglais (bilinguisme obligatoire)
- Formation poste secondaire pertinente ou certificat en administration de bureau
- Deux années d’expérience administrative préalable
- Expérience et maîtrise de Microsoft Office et de la saisie de données
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite
- Vérification policière du secteur vulnérable
Connaissances
- Capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément et à produire des résultats avec un minimum de supervision
- Capacité d’adaptation et aptitudes en gestion du stress pour accomplir les tâches requises dans un environnement dynamique
- Capacité à faire preuve de discrétion, de jugement et de tact dans le traitement de renseignements ou de situations sensibles ou confidentiels
- Excellente connaissance des logiciels informatiques et des bases de données
- Compréhension de la démence et expérience de travail auprès des personnes âgées requises
- Excellentes aptitudes organisationnelles et en gestion du temps
- Capacité de travailler en équipe
Environnement de Travail
- Le travail s’effectue généralement dans un environnement de bureau avec l’équipement standard courant, notamment un ordinateur, une imprimante, une photocopieuse, un téléphone multilignes et un télécopieur
- Les risques quotidiens ou inconforts peuvent nécessiter des précautions de sécurité propres à un environnement de bureau, notamment l’utilisation sécuritaire de l’équipement et le respect de bonnes pratiques ergonomiques
- Le travail est généralement sédentaire, mais peut nécessiter de rester debout ainsi que de longues périodes de concentration visuelle et de position assise prolongée
- L’employé peut occasionnellement soulever ou déplacer jusqu’à 25 livres
- Il peut être nécessaire de se pencher, de s’agenouiller ou de s’accroupir
- Certaines activités occasionnelles à l’extérieur du bureau nécessiteront l’utilisation d’un véhicule
- Respect obligatoire d’un environnement sans parfum et sans arachides
Engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion
Nous nous engageons à offrir des processus de recrutement et de sélection inclusive et exempts d’obstacles, conformément au Code des droits de la personne et à la LAPHO. La Société Alzheimer de la région de Niagara accueille favorablement les candidatures de personnes ayant démontré un engagement envers les valeurs d’équité et de justice sociale, et encourage les candidatures des Premières Nations, des Inuits, des Métis, des peuples autochtones de l’Amérique du Nord, des personnes noires et racisées, des personnes en situation de handicap, des personnes vivant avec une démence, des partenaires de soins, ainsi que des personnes s’identifiant comme LGBTQ2S+.
Pay: $21.95 per hour
Benefits:
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Vision care
Experience:
- Reception: 1 year (required)
Language:
- English (required)
- French (required)
Licence/Certification:
- Driving Licence (preferred)
Work Location: In person
