Titre : Adjoint.e à la direction
Direction : Statut professionnel et greffes
Statut : Régulier
Groupe : 4 - Employés de bureau syndiqués
Salaire : 53 646 $ - 66 132 $
POURQUOI NOUS CHOISIR?
Parce que nous avons à cœur la conciliation, travail – vie personnelle :
- Les horaires sont de 32,5 heures par semaine;
- Les bureaux sont fermés à partir de midi le vendredi;
- Vous aurez de nombreux congés pour prendre soin de vous et de ceux que vous aimez.
Parce que nous savons nous adapter:
- Nos horaires sont hybrides;
- Nous favorisons le télétravail ;
- Nous vous aidons à vous installer en vous donnant 325$ à l’embauche.
Parce que nous voulons vous garder longtemps avec nous :
- La rémunération est compétitive;
- Votre bien-être est au cœur de nos décisions;
- Nous offrons un régime de retraite et d’assurances collectives.
Nous avons une opportunité pour un poste d’adjoint.e à la direction sous la supervision de la directrice et secrétaire adjoint de l’Ordre, au sein de la direction Statut professionnel et greffes. Le titulaire du poste sera responsable de répondre aux besoins en secrétariat de la directrice et secrétaire adjoint de l'Ordre et des professionnels du service. Cette direction a pour mission d’assurer l’opérationnalisation des activités du secrétariat de l’Ordre et voir aux différents mécanismes de protection du public.
VOTRE QUOTIDIEN
- Assister la direction dans l’ensemble des travaux de soutien administratif ainsi que dans la mise en œuvre et la gestion des projets relevant du plan d’action;
- Préparer et coordonner les rapports d’activités trimestriels, annuels et les rapports statistiques;
- Coordonner la logistique des réunions, des comités, des activités, de la formation et assurer le suivi des dossiers;
- Effectuer la révision de texte, la mise en page et la rédaction de correspondance;
- Créer des formulaires dynamiques et/ou des formulaires Forms;
- Assurer le respect de la gestion documentaire par l’équipe, ainsi que la gestion des documents électroniques;
- Préparer les feuilles de temps, incluant les suivis nécessaires, ainsi que tenir à jour le calendrier de vacances et des congés;
- Coordonner la logistique lors de l’arrivée ou le départ d’un employé ainsi que l’intégration des nouveaux;
- Agir à titre de personne-ressource pour l’ensemble des employés de la direction;
- Assurer un suivi des demandes de copies conformes des actes technologiques des greffes de notaire dont l’Ordre est dépositaire;
- Recevoir et consigner au Tableau de l’Ordre les différentes déclarations de procuration et de gardien provisoire faites au Secrétaire de l’Ordre;
- Assurer la mise à jour et la conformité des signatures officielles déposées par les notaires auprès du Secrétaire de l’Ordre;
- Préparer les dossiers des candidats à l’exercice de la profession, communiquer avec ces derniers afin de leur transmettre de l'information à cet égard, assurer l'analyse et le suivi des dossiers;
- Préparer la documentation requise à soumettre au C.C.E.P.N. pour les nouveaux notaires et assurer le suivi en regard des diplômes, attestations et de l’assermentation;
- Agir en soutien au service de la certification, selon les besoins;
- Agir en soutien pour le traitement des demandes d'autorisation pour conserver dans un autre lieu, le greffe, les dossiers et la comptabilité en fidéicommis des notaires ainsi que celles d’externalisation de données, préparer les autorisations et les soumettre aux secrétaires adjoints, selon les besoins;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
VOTRE PROFIL
- Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat;
- Posséder un minimum de 5 à 10 ans d'expérience dans un poste similaire;
- Avoir une excellente connaissance des procédures relatives aux greffes des notaires et de l’opérationnalisation des activités du secrétariat de l’Ordre;
- Être à l’aise avec la logistique et la préparation de la documentation propres aux comités;
- Avoir une excellente maîtrise du français ainsi qu’une connaissance intermédiaire de l'anglais;
- Maîtriser les outils de la suite Microsoft Office (SharePoint, Word, PowerPoint, Excel et Forms), Adobe Acrobat Pro et avoir une facilité avec de nouvelles technologies;
- Faire preuve d’un bon sens de l’organisation, d’une facilité à gérer les priorités et à respecter les délais;
- Posséder un grand souci du détail, faire preuve d’initiative et d’autonomie;
- Avoir la capacité à établir et entretenir des relations solides à tous les niveaux de l'organisation.
Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leur curriculum vitae à la Direction des ressources humaines en indiquant le numéro de concours CNQ26-21 au plus tard le 1er juin 2026 à 17 h à l’adresse courriel suivante : [email protected].
L'usage du masculin a pour unique but d'alléger le texte.
Rémunération : 53 646,00$ à 66 132,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H3A 2V4
