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Summary of position
The ACCESS Open Minds Indigenous Youth Mental Health and Wellness Network is a national Network dedicated to enhancing mental health and wellness for First Nations, Inuit and Métis youth in Canada. Funded by the Canadian Institutes of Health Research (CIHR), this Network is led by Dr. Christopher Mushquash (Lakehead University, Ontario) and Dr. Srividya Iyer (Douglas Research Centre, affiliated with McGill University, Quebec).
This exciting research program builds on the work of the ACCESS Open Minds Indigenous Council, and aims to develop, implement, and evaluate culturally grounded Indigenous youth mental health and wellness services; increase and strengthen knowledge, capacities, workforce and next-generation leadership; expand and strengthen “data” collection (stories, experiences, numbers, etc.), and integrate Indigenous ways of knowing, being, and doing into learning health systems. The Network draws upon the collective experience and wisdom of Network members, encompassing national Indigenous organizations, Elders, Knowledge Holders, youth, community members and leaders, family members and carers, provincial and territorial IYS networks, and both Indigenous and allied service providers, researchers, students and trainees.
The Network is seeking a reliable, meticulous, and self-motivated Administrative Assistant to join our dynamic team.
Description of tasks
Reporting to both Dr. Srividya Iyer, Ph.D., (Professor, Department of Psychiatry, McGill University, Researcher, Douglas Research Centre; Tier 1 Canada Research Chair in Youth, Mental Health and Learning Health Systems) at the Douglas Research Centre, Quebec (affiliated with McGill University), and Dr. Christopher Mushquash, Ph.D. (Professor, Department of psychology, Lakehead University; Tier 1 Canada Research Chair in Indigenous Mental Health and Addictions) at Lakehead University, Ontario, , the Administrative Assistant will provide comprehensive administrative support for a large-scale research program, including:
- Network communication and administration
- Serve as the first point of contact for external partners and maintain mailing lists
- Create, prepare, and distribute monthly electronic newsletters with guidance from the team.
- Maintain network files, including documents, protocols, and recordings, track network activities, and ensure that shared drives are current and up to date.
- Expense claim coordination, purchasing and finance support
- Build and maintain strong relationships with diverse network members, including Indigenous youth, family and carers, Elders, Knowledge Holders, community members, national Indigenous-led organizations, and Indigenous and allied researchers, service providers, students, staff, and trainees.
- Meeting and event coordination
- Organize on-line events, gatherings, and guest speakers
- Assist with planning and coordinate in-person meetings, including hosting guest speakers: Coordinate travel and accommodation for up to 125 guests, venue booking and catering requests, organize supplies, etc.
- Meeting coordination, support and documentation
- Team support
- Support network co-leads and team with travel organization to local, national, and international meetings, events and conferences.
- Assist with administrative paperwork related to new staff, students, trainees, and volunteers and assist with their onboarding.
- Internal support: send internal team announcements and reminders, assist with the preparation of reports and PowerPoint presentations, liaise with HR and IT as needed across multiple sites.
- Assist with the coordination of funding applications and reports, as needed.
- Other administrative-related duties, as needed.
Required qualifications
- Post-secondary certificate or diploma in a related field (secretarial studies, administrative studies, etc.). A combination of education and experience will be considered.
- 1-2 years of experience working as a clerk or an administrative assistant, or in a role with similar functions.
- Experience working with First Nations, Inuit, and Métis Peoples, and working with young people, families, Elders, and community partners is a strong asset. Preference will be given to qualified candidates who identify as First Nations, Inuit, or Métis.
To learn more: https://douglas.research.mcgill.ca/offres_d_emploi/administrative-assistant-access-open-minds-indigenous-youth-mental-health-and-wellness-network-2/
Instructions for submitting an application:
Please apply using the following Google Form: https://forms.gle/zbA9SmPpNDvVW95g8
Only complete applications will be considered. To be considered complete, please upload the following as a single PDF:
- Cover letter that aligns with the position
- Curriculum vitae
Don’t meet every requirement? The ACCESS Open Minds Indigenous Youth Mental Health and Wellness Network is dedicated to building a diverse, inclusive workplace, so if you are excited about this role but your experience does not align perfectly with every qualification in the job description, we encourage you to apply anyways, as you may be the ideal candidate we are looking for.We strongly encourage First Nations, Inuit and Métis candidates to apply for this position.
We thank all applicants for their interest; however, only applicants selected for an interview will be contacted.
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Résumé du poste
Le Réseau pour la santé mentale et le bien-être des jeunes autochtones ACCESS Esprits ouverts est un réseau pancanadien dédié à l’amélioration du mieux-être des jeunes des Premières Nations, Inuits et Métis au Canada. Financé par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), ce réseau est codirigé par le Dr Christopher Mushquash (Lakehead University, Ontario) et la Dre Srividya Iyer (Centre de recherche Douglas, affilié à l’Université McGill, Québec).
Ce programme de recherche passionnant s’appuie sur le travail du Conseil autochtone ACCESS Esprits ouverts et vise à développer, implanter et évaluer des services de santé mentale et de mieux-être autochtones ancrés culturellement; à renforcer les connaissances, les capacités, la main-d’œuvre et le leadership de la prochaine génération, à élargir et consolider la collecte de « données » (récits, expériences, chiffres, etc.), et à intégrer les savoirs, pratiques et visions autochtones dans les systèmes de santé apprenants. Le Réseau s’appuie sur l’expérience et la sagesse collectives de ses membres, incluant des organisations autochtones nationales, des Aîné·e·s, des gardien·ne·s du savoir, des jeunes, des membres et leaders communautaires, des proches, des réseaux provinciaux et territoriaux de SIJ, ainsi que des prestataires de services, chercheur·euse·s, étudiant·e·s et stagiaires autochtones et allié·e·s.
Le Réseau cherche à recruter un·e assistant·e administratif·ive fiable, méticuleux·se et autonome pour se joindre à notre équipe dynamique.
Description des tâches
Sous la supervision conjointe de la Dre Srividya Iyer, Ph.D. (professeure, Département de psychiatrie, Université McGill; chercheuse, Centre de recherche Douglas; titulaire de la Chaire de recherche du Canada sur les jeunes, la santé mentale et les systèmes de santé en apprentissage) et du Dr Christopher Mushquash, Ph.D. (professeur, Département de psychologie, Lakehead University; titulaire de la Chaire de recherche du Canada en santé mentale et en toxicomanie chez les Autochtones), l’assistant·e devra :
- Communication et administration du réseau
- Agir comme principal point de contact pour les partenaires externes, et gérer la liste de contacts.
- Créer, préparer et diffuser des infolettres électroniques mensuelles avec l’accompagnement de l’équipe du réseau.
- Maintenir les fichiers du réseau, incluant les documents, protocoles et enregistrements, assurer le suivi des activités du réseau et veiller à ce que les espaces de partage soient à jour.
- Coordination des réclamations de dépenses, des achats et du soutien financier.
- Établir et maintenir des relations solides avec une diversité de membres du réseau, incluant des jeunes autochtones, des familles et proches aidant·e·s, des Aîné·e·s, des gardien·ne·s du savoir, des membres communautaires, des organisations autochtones nationales, ainsi que des chercheur·euse·s, des prestataires de services, des étudiant·e·s, du personnel et des stagiaires autochtones et allié·e·s.
- Coordination des réunions et des événements
- Organiser des événements en ligne, des rassemblements et des conférencier·ère·s invité·e·s.
- Appuyer la planification et coordonner les réunions en présentiel, incluant l’accueil de conférencier·ère·s invité·e·s : coordonner les déplacements et l’hébergement pour jusqu’à 125 participant·e·s, les réservations de salles, les services de traiteur, l’organisation du matériel, etc.
- Soutien aux réunions et documentation
- Soutien à l’équipe
- Soutenir les co-responsables et l’équipe du réseau dans l’organisation des déplacements pour des réunions, événements et conférences locaux, nationaux et internationaux.
- Appuyer l’intégration des nouveaux membres du réseau en partageant l’information, les ressources et les documents pertinents.
- Soutien interne : diffuser les communications et rappels internes, appuyer la préparation de rapports et de présentations PowerPoint, et assurer la liaison avec les services des ressources humaines et des technologies de l’information, au besoin, sur plusieurs sites.
- Appuyer la coordination des demandes de financement et des rapports, selon les besoins.
- Autres tâches administratives connexes, au besoin.
Qualifications requises
- Certificat ou diplôme d’études postsecondaires dans un domaine pertinent (secrétariat, techniques administratives, etc.). Une combinaison de formation et d’expérience sera considérée.
- 1 à 2 ans d’expérience de travail à titre de d’assistant ou d’adjoint·e administratif·ive our dans un poste similaire.
- Une expérience de travail avec les peuples des Premières Nations, Inuits et Métis, ainsi qu’auprès des jeunes, des familles, des Aîné·e·s et des partenaires communautaires constitue un atout majeur. La préférence sera accordée aux candidat·e·s qualifié·e·s s’identifiant comme Premières Nations, Inuit ou Métis.
Pour en savoir plus: https://douglas.research.mcgill.ca/fr/offres_d_emploi/assistante-administratifive-reseau-pour-la-sante-mentale-et-le-bien-etre-des-jeunes-autochtones-access-esprits-ouverts-2/
Modalités de soumission des applications
Veuillez postuler en utilisant le formulaire Google suivant :https://forms.gle/zbA9SmPpNDvVW95g8
Seules les candidatures complètes seront prises en considération. Pour qu’une candidature soit considérée comme complète, veuillez téléverser les documents suivants dans un seul fichier PDF :
- Une lettre de présentation adaptée au poste
- Un curriculum vitæ (CV)
Nous encourageons fortement les candidat·e·s des Premières Nations, Inuits et Métis à postuler. Même si votre profil ne correspond pas à tous les critères, nous vous invitons à poser votre candidature : vous pourriez être la personne idéale pour ce rôle.
Pour toute demande d’accommodement durant le processus de recrutement, veuillez contacter en toute confidentialité : [email protected]
Nous remercions tous les candidat·e·s de leur intérêt; cependant, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
Job Type: Full-time
Pay: $24.00-$29.00 per hour
Work Location: Hybrid remote in Verdun, QC H4H 1R2
