Bilingual Office Coordinator / Administrative Assistant – Montreal, QC (Full-Time, In-Office)
(le français suit)
We are recruiting on behalf of a national law firm that is opening a brand-new downtown Montreal office. They are looking for a fully bilingual, organized, and proactive Office Coordinator to be the operational heart of their space.
The Role
This full-time, in-office position (37.5 hrs/week) supports the legal team through front-desk reception, administrative assistance, and day-to-day office management. The successful candidate will report to the Manager of Support Services.
Key Responsibilities
Reception: welcoming guests, managing calls, handling mail and couriers
Office management: supplies, inventory, boardroom setup, AV, catering coordination
Administrative support: calendar management, travel coordination, expense reconciliation, document formatting, filing systems (electronic and physical)
What They Are Looking For
Fully bilingual in French and English (written and verbal)
Graduate of an Administrative or Legal Assistant program, or equivalent experience
1+ years in an administrative or legal support role
Strong organizational, communication, and time management skills
Proficiency in Microsoft Office
Ability to work independently, adapt to shifting priorities, and meet deadlines
The Offer
$50,000 to $65,000, depending on years of experience
Robust health and dental benefit plan
Generous time off
Growth Opportunities
Coordonnateur de bureau bilingue / Adjoint administratif – Montréal, QC (Temps plein, Présentiel)
Nous recrutons au nom d'un cabinet juridique national qui ouvre un tout nouveau bureau au centre-ville de Montréal. Ils sont à la recherche d'un coordonnateur de bureau bilingue, organisé et proactif pour assurer le bon fonctionnement de leur espace.
Le poste
Ce poste à temps plein en présentiel (37,5 h/semaine) soutient l'équipe juridique par la gestion de la réception, le soutien administratif et la coordination des opérations quotidiennes du bureau. La personne retenue relèvera du gestionnaire des services de soutien.
Principales responsabilités
Réception : accueil des visiteurs, gestion des appels, traitement du courrier et des envois
Gestion du bureau : fournitures, inventaire, préparation de la salle de conférence, équipement audiovisuel et coordination de la restauration
Soutien administratif : gestion des agendas, organisation des déplacements, rapprochement des dépenses, mise en forme de documents, gestion des systèmes de classement électroniques et papier
Profil recherché
Parfaitement bilingue en français et en anglais, à l'oral et à l'écrit
Diplôme en administration ou en assistance juridique, ou expérience équivalente1 an ou plus d'expérience dans un rôle administratif ou de soutien juridique
Solides compétences en organisation, en communication et en gestion du temps
Maîtrise de la suite Microsoft Office
Capacité à travailler de façon autonome, à s'adapter aux priorités changeantes et à respecter les échéances
Ce que nous offrons
Salaire de 50 000 $ à 65 000 $, selon les années d'expérience
Régime d'assurance maladie et dentaire complet
Congés généreux
Possibilités d'avancement
Pay: $50,000.00-$65,000.00 per year
Benefits:
- Company events
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Life insurance
- Paid time off
- Vision care
Work Location: In person
