Description de l'entreprise
En affaires depuis 2016, ATIMCO agit comme développeur, constructeur et gestionnaire dans le secteur immobilier. Notre vision est plus que la construction de simples bâtiments. Nous construisons des foyers, des communautés et des espaces de vie inspirants. Notre approche collaborative, notre passion et notre engagement envers la qualité font de nous un partenaire de confiance pour nos clients et un employeur de choix pour notre équipe.
Dans le cadre de notre croissance continue, nous sommes à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administrative & support comptable
Résumé du poste
Sous la responsabilité du gestionnaire, le/la titulaire assure la gestion administrative du département de gestion immobilière et le maintien rigoureux des dossiers locataires tout en soutenant les gestionnaires immobiliers dans les activités courantes de location, de conformité et de suivi administratif. Le/la titulaire du poste assurera également la gestion et le suivi lié à certaines activités comptables de plusieurs entités du groupe ATIMCO.
Profil recherché
La personne recherchée est reconnue pour sa rigueur administrative, sa capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et son souci constant de l’exactitude des informations. Elle possède un excellent sens du service et démontre une grande autonomie dans la gestion des suivis administratifs. À ce titre, vos responsabilités seront :
Volet Administration :
- Gérer les courriels généraux (deux boites courriels)
- Gérer les appels entrants : redirection au gestionnaire désigné
- Assurer le classement numérique (SharePoint / serveur interne / autre)
- Rédiger différents types de communication : courriel, avis, suivis, renouvellements
- Préparer les documents DocuSign et coordonner le suivi des signatures
- Assurer le suivi des échéanciers : baux, assurances, inspections, etc.
- Préparer les renouvellements de baux et apporter son support au gestionnaire pour le calcul des augmentations annuelles des loyers
- Mettre à jour différentes bases de données (Proprio Expert, Excel, Maestro, dossiers locataires, registre des loyers, fichier de disponibilité, registre obligatoire, etc.)
- Préparer les dossiers à déposer au TAL (Tribunal administratif du logement) et gérer les échéanciers associés
- Gérer le courrier postal entrant : numérisation, traitement et classement
Volet comptabilité & rigueur financière
- Entrée de données au logiciel comptable (factures fournisseurs, etc)
- Assurer l’encaissement, la réconciliation des loyers et effectuer le suivi des dépôts
- Produire le rapport des impayés (ex. loyer NSF)
- Envoi des avis de retard
- Préparer les rapports de Comptes à payer/Comptes à recevoir et en assurer le paiement suivant l’approbation du gestionnaire ainsi que le suivi
- Effectuer la collecte des Comptes à recevoir et en assurer le suivi rigoureusement
- Participer aux activités comptables de fin d’année multi-entités et soutenir les auditeurs externes
- Produire les déclarations TPS/TVQ suivant l’approbation du gestionnaire
- Autres tâches connexes
Profil recherché
La personne recherchée est reconnue pour sa rigueur administrative, sa capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et son souci constant de l’exactitude des informations. Elle possède un excellent sens du service et démontre une grande autonomie dans la gestion des suivis administratifs.
- Personne détaillée, très organisée, fiable
- Capable de gérer des opérations administratives et des tâches comptables simultanément
- Capacité d’apprentissage développée dans un milieu de travail à cadence rapide
- Autonome tout en sachant consulter au besoin (gestionnaire / procédures internes)
- Capacité à communiquer par courriel/téléphone et rédiger des lettres avec diplomatie
- Capacité à travailler avec des échéanciers serrés (baux, TAL, paiements)
- Sens développé du travail d’équipe
- Grande rigueur et respect des procédures
Prérequis
- Profil type recherché : Adjoint(e)/Agent(e) administratif(ve), commis comptable, technicien(ne) comptable, autre fonction similaire.
- D.E.P secrétariat/comptabilité ou D.E.C. en administration/comptabilité
- Expérience obligatoire minimale de 2 années dans une fonction similaire
- Expérience en comptabilité (encaissements, conciliation, suivi) – un atout
- Expérience avec des logiciels type comme Proprio Expert, Maestro – un atout
Conditions de travail
- Salaire selon l'expérience
- Bonus biannuel
- Horaire de travail +/- 40h par semaine du lundi au vendredi
- 4 semaines de vacances
- Régime d'assurance collective
- Programme de bien-être des employés (Activités, dîner d'équipe, allocation bien-être et plus encore!)
- Une ambiance de travail familiale, agréable et stimulante
- Possibilité de développement professionnel / formation continue
Entrée en poste : Dès maintenant
Rémunération : 45 000,00$ à 80 000,00$ par an
Lieu du poste : En présentiel
