Coordonnateur(trice) des installations et de l’administration
(English follows)
Le poste en bref
Le ou la coordonnateur(trice) des installations et de l’administration est responsable de la supervision des activités quotidiennes liées aux installations du Consulat et de la résidence officielle, notamment en coordonnant les travaux d’entretien, les réparations et les services avec des entrepreneurs externes. Le titulaire du poste fournit également un soutien administratif et comptable afin d’assurer le bon fonctionnement des activités du bureau.
Principales responsabilités
Les responsabilités comprennent notamment, sans s’y limiter:
Coordination des installations et de l’entretien
- Coordonner les demandes d’entretien, de réparation et de services avec les entrepreneurs externes
- Obtenir et analyser les soumissions de fournisseurs et de prestataires de services
- Planifier les travaux d’entretien et de réparation et en assurer le suivi
- Superviser les activités d’entretien touchant notamment les systèmes CVCA (de chauffage, de ventilation et de conditionnement d’air), les équipements mécaniques, la plomberie, l’éclairage, les systèmes électriques, les systèmes de protection incendie, les équipements de piscine ainsi que les connexions téléphoniques et de données, etc.
- Surveiller l’état des bâtiments et signaler les problèmes au besoin
- Tenir à jour les dossiers relatifs aux travaux d’entretien des installations et aux contrats
- Veiller à la conformité avec les lois, règlements et normes de chaque palier – municipal, provincial et fédéral – dans l’exécution des tâches susmentionnées
Administration, comptabilité et soutien administratif général
- Traiter les factures, les demandes de remboursement de dépenses, et les documents relatifs aux paiements
- Fournir un soutien aux activités de tenue de comptes et de comptabilité de base
- Assurer la gestion et le classement des dossiers administratifs
- Assurer la liaison avec les fournisseurs de services comptables, au besoin
- Fournir un soutien administratif et de bureau général
- Seconder l’approvisionnement en fournitures et en équipements de bureau
- Soutenir les activités de coordination interne et de communication
- Exécuter toute autre tâche connexe confiée
Qualifications
Exigences
- Être citoyen(ne) canadien(ne) ou résident(e) permanent(e) du Canada
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français et en anglais, particulièrement pour les échanges avec les fournisseurs et prestataires de services externes
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir les priorités et à gérer efficacement son temps dans un environnement dynamique
- Capacité à apprendre rapidement de nouvelles tâches et à respecter les échéances de façon constante
- Expérience en administration, en coordination des installations, en soutien à l’entretien ou dans un domaine connexe
- Connaissance de base des processus comptables (facturation, paiements, suivi des dépenses)
- Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel et Outlook)
Atouts
- Excellente connaissance des lois et règlements locaux en matière de construction et d’entretien
- Expérience en coordination de l’entretien d’immeubles ou des services liés aux installations, y compris une expérience à titre de surintendant d’immeuble
- Connaissance des processus d’approvisionnement et de gestion des fournisseurs
- Compétence linguistique en japonais
Qualités personnelles
- Attitude positive et proactive, esprit d’initiative
- Capacité à travailler de façon autonome et en équipe, tout en suivant les directives de manière efficace et professionnelle
- Excellentes aptitudes en résolution de problèmes
- Comportement et décorum dignes d’une mission diplomatique
Conditions d’emploi
- Type de poste: Temps plein
- Lieu de travail: Principalement au Consulat général du Japon à Montréal, puis également la résidence officielle du Consul Général et/ou d’autres endroits désignés au besoin
- Horaire de travail: De 9 h à 17 h (pause-repas de 12 h 30 à 13 h 30), cinq (5) jours par semaine, du lundi au vendredi
- Salaire (rémunération mensuelle): Le salaire sera déterminé conformément aux normes du gouvernement du Japon. Veuillez toutefois indiquer le salaire mensuel souhaité
- Avantages sociaux: Assurance collective, vacances payées et autres avantages conformément aux politiques du Consulat
- Durée du contrat: Un an et onze mois à partir de la date d'embauche, dont les trois premiers mois sont une période probatoire. Possibilité par la suite d’un renouvellement vers un contrat à long-terme selon l’évaluation de la qualité du travail effectué
Comment & Processus postuler
Étape 1: Soumission des documents de candidature
Les candidats intéressés sont invités à soumettre les documents requis à :
[email protected]
Date limite de candidature: Le vendredi 7 août 2026 (au plus tard à 17 h)
Documents requis:
- CV au format Word ou PDF, incluant les expériences professionnelles et les réalisations
- Preuve (copie) de la citoyenneté canadienne ou de la résidence permanente au Canada
*Veuillez vous assurer que la taille totale des pièces jointes ne dépasse pas 9 Mo. Si la taille des fichiers dépasse cette limite, veuillez soumettre votre candidature en plusieurs courriels.
* Les candidatures qui ne satisfont pas aux exigences relatives aux documents requis mentionnées ci-dessus seront automatiquement rejetées.
Étape 2: Entrevue et Examen écrit
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. L’entrevue et l’examen se dérouleront en personne au Consulat général.
*Nous ne répondrons pas aux demandes provenant d’agences de recrutement.
<English>
Facilities & Administration Coordinator
Position Summary
The Facilities & Administration Coordinator is responsible for overseeing the day-to-day facilities operations of the Consulate and the official Residence, including coordinating maintenance, repairs, and services with external contractors. The role also provides administrative and accounting support to ensure the smooth and efficient operation of the office.
Key Responsibilities
The responsibilities include, but are not limited to, the following:
Facilities & Maintenance Coordination
- Coordinate maintenance, repair, and service requests with external contractors
- Obtain and analyze quotations from vendors and service providers
- Schedule and follow up on maintenance and repair work
· Oversee maintenance activities such as HVAC, mechanical, plumbing, lighting, electrical, fire protection systems, pool equipment, Phone/Data Connection etc.
- Monitor building conditions and report issues as needed
- Maintain records of facility maintenance activities and contracts
- Ensure compliance with all provincial/federal/municipal legislation and standards in conducting the above-mentioned tasks
Administration & Accounting, General Office Support
- Process invoices, expense claims, and payment documentation
- Support basic bookkeeping and financial record-keeping
- Maintain organized filing systems and administrative records
- Liaise with accounting service providers as required
- Provide general administrative and clerical support
- Assist with procurement of office supplies and equipment
- Support internal coordination and communication tasks
- Perform other duties as assigned
Qualifications
Required
- Must be a Canadian citizen or permanent resident
- Strong communication and writing skills in both French and English especially for dealing with external vendors and service providers
- Ability to multi-task, prioritize assignments, and manage time effectively in a fast-paced environment
- Ability to quickly learn new tasks and consistently deliver meet deadlines
- Previous experience in administration, facilities coordination, maintenance support, or a related field
- Basic understanding of accounting processes (invoices, payments, expense tracking)
- Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
Preferred
- In-depth knowledge of local laws and regulations on construction and maintenance
- Experience coordinating building maintenance or facility services, including experience as a Building Superintendent
- Knowledge of procurement and vendor management processes
- Knowledge of Japanese
Personal Attributes
- Positive and proactive attitude with a strong sense of initiative
- Ability to work both independently and as a part of team, following directions in an efficient and professional manner
- Strong problem-solving skills
- Decorum and behavior befitting a diplomatic mission
Employment Details
- Position Type: Full-time
- Work location: Mainly at Consulate General of Japan in Montreal. In addition, the Consulate General’s Residence, and other locations as directed
- Working Hours: 09:00 – 17:00 (including lunch break 12:30 – 13:30), Five (5) days per week (Monday to Friday)
- Salary range (paid monthly): The salary will be determined in accordance with standards of the Government of Japan, but please indicate your expected salary
- Benefits: Group insurance, paid vacation, and other benefits in accordance with Consulate policies
- Period of contract: One year and eleven months from the date of employment, with the first three months serving as a probationary period. Possibility of renewal to a long-term contract based on work performance thereafter
How to Apply & Application Process
Step 1: Submission of Application Documents
Interested candidates are invited to submit their required documents to:
[email protected]
Application deadline: Friday, August 7, 2026 (by 17:00)
Required documents:
1) Resume in Word or PDF format, including professional experiences and accomplishments
2) Proof (copy) of Canadian citizenship or of Canadian permanent residence
*Please ensure that the total size of attachments does not exceed 9 MB. If the file size exceeds this limit, please submit your application in multiple emails.
* Applications that do not meet the above documentation requirements will be automatically disqualified.
Step 2: Interview & Written exam
Only candidates selected for an interview will be contacted. Interview and written exam will be held in person at the Consulate General.
*We do not respond to inquiries from employment agencies.
Job Type: Full-time
Pay: From $4,000.00 per month
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- Paid time off
Experience:
- property management: 1 year (preferred)
Work Location: In person
