Responsable au soutien administratif
Le RQRA
Le regroupement québécois des résidences pour aînés (RQRA) a pour mission de rassembler, représenter et soutenir les résidences privées pour aînés (RPA) du Québec. Le RQRA vise à favoriser un environnement socio-économique et législatif durable permettant aux membres d’innover et de s’adapter afin de répondre aux besoins évolutifs des aînés.
Sommaire du poste
Sous la supervision de la directrice des partenariats et du directeur des opérations et de la comptabilité, l’agent(e) de soutien administratif(ve) contribue à la coordination des activités administratives et offre un soutien aux différentes fonctions opérationnelles de l’organisation.
Le (la) candidat(e) fera partie intégrante de l’équipe et contribuera à la réalisation de divers projets. Il (elle) apportera un soutien aux directeurs responsables des partenariats ainsi que des opérations et de la comptabilité. Au besoin, il (elle) collaborera étroitement à la mise en œuvre de certaines actions liées aux différentes activités et aux événements du regroupement. Elle possède de fortes compétences dans le service à la clientèle.
Profil
Le (la) titulaire du poste a de l’initiative ainsi qu’un bon sens de la planification et de l’organisation. Elle est capable de discerner et gérer l’information à être traitée avec confidentialité. Elle gère efficacement les priorités et travaille de façon autonome et responsable. Elle est une personne dynamique, polyvalente et dispose d’une capacité à développer des relations interpersonnelles de qualité. Elle détient de bonnes aptitudes à travailler en équipe et à évoluer dans un milieu associatif.
Principales tâches
· Assurer un soutien administratif général aux directeurs responsables des partenariats ainsi que des opérations et de la comptabilité
· Effectuer la rédaction, la mise en forme, la révision et le classement de documents administratifs (lettres, rapports, comptes rendus, etc.)
· Assurer la gestion et le suivi des courriels, appels téléphoniques et correspondances administratives
· Participer à la coordination de certains projets et assurer le suivi de tâches administratives liées à ceux-ci
· Contribuer à l’organisation logistique des activités, rencontres et événements du regroupement
· Effectuer la saisie et la mise à jour de données dans différents outils ou systèmes administratifs
· Apporter un soutien dans la préparation de documents comptables ou administratifs au besoin
· Assurer le classement et l’archivage des dossiers physiques et électroniques
· Collaborer avec les membres de l’équipe afin d’assurer le bon déroulement des activités et des projets
· Effectuer toute autre tâche connexe pouvant soutenir les opérations de l’organisation
· Assister l’équipe des partenariats dans la préparation de communication, de documents et de certains suivis
· Assurer la prise en charge et la réalisation de divers mandats ou dossiers en soutien à l’équipe des partenariats
· Assurer l’organisation et le suivi des rencontres et des comités auxquels participent la directrice
· Prendre des rendez-vous et aider au processus de sélection de fournisseurs et de partenaires potentiels du regroupement d’achats
· Gestion des appels téléphoniques
· Maintenir l’intégrité de la base de données fournisseurs
· Régler certaines questions de fournisseurs, appel ou courriel, permettant d’améliorer la relation fournisseurs
· Partager les informations appropriées avec les fournisseurs au besoin
· Travailler de concert avec l’équipe des communications afin de supporter les envois par courriel
· Rédiger, saisir et mettre en page divers types de documents
· Accueillir les visiteurs
· Colliger certaines données et informations nécessaires
· Réaliser toutes autres tâches relatives à l'administration.
Exigences et conditions d’emploi
Scolarité :
· DEP-DEC en techniques de bureautique / AEC en administration / DEP 5212 Secrétariat / Diplôme universitaire en gestion, en administration
Expérience reliée à l’emploi
· 4 ans minimumd’expérience en gestion, plus particulièrement en position de service à la clientèle.
· L’expérience en gestion d’information dans une base de données et d’entrer d’informations concernant payables et recevables dans un logiciel comptable seraient des atouts.
Conditions supplémentaires
· Excellente maîtrise du français oral et écrit
· Connaissances de l'anglais oral et écrit (un atout)
· Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
· Connaissances d’utilisation de certains CRM
Statut d’emploi
· Un horaire de travail de 35 heures par semaine
· Échelle salariale : 45 000$ - 52 000$
· 8 jours payés en cas d’absence maladie ou responsabilités familiales
· Assurances collectives après 3 mois
· Banque de vacances concurrentielle
Lieu de travail
425, boulevard de Maisonneuve Ouest, Suite 1008, Montréal (Québec) H3A 3G5
Postuler
Soumettre votre candidature à Carol
514-526-3777, poste 237
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 24,73$ à 28,57$ par heure
Lieu du poste : En présentiel
