À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.
C’est ce qui nous unit et nous anime.
Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.
Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.
Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.
Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.
Libellé de la nomenclature
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.
Attributions
Le technicien en administration devra assister la vice-présidence des affaires publiques et des communications (ci-après nommée VPAPC) dans l’accomplissement de ses mandats. Principal collaborateur auprès de l’équipe des gestionnaires de la VPAPC, le candidat soutient ceux-ci dans la gestion administrative, la planification des activités et diverses tâches cléricales.
La personne devra notamment accomplir des travaux de secrétariat de nature complexe. Elle s’assurera également du respect des directives, des échéanciers, des processus et des procédures de fonctionnement du bureau de la VPAPC. Elle assurera de façon autonome les activités et le suivi de certains dossiers administratifs en matière de gouvernance qui lui sont confiés. Elle devra assumer un haut niveau de confidentialité dans les dossiers pour lesquels elle est directement ou indirectement impliquée et agir au nom des gestionnaires selon les mandats lui étant confiés.
De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :
- En collaboration avec les autres techniciens du bureau de la VPAPC, gérer l’agenda d’un groupe de gestionnaires, planifier les réunions, les rencontres et les formations en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers prescrits ;
- Préparer les dossiers de sa VP selon l’horaire prévu ;
- Assurer le suivi et le classement du courrier électronique de gestionnaires ;
- Prendre les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations et assurer les suivis requis ;
- Préparer les avis de convocation, les ordres du jour ainsi que la documentation afférente aux comités présidés par sa VP, assurer la logistique requise, rédiger les comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires suite aux rencontres présidées par la VPAPC ;
- Préparer la documentation à déposer aux instances internes et externes et en collaboration avec le directeur de bureau de la VPAPC, assurer les suivis des dossiers relevant de sa vice-présidence selon les échéanciers fixés ;
- Effectuer le suivi des décisions prises au sein de la VP et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
- Concevoir et rédiger des documents administratifs (sommaires exécutifs, notes de service, communiqués, projets de lettre, présentations, rapports, politiques, procédures, devis de services professionnels, organigrammes, etc.) ;
- Voir à la complétion de formulaires ou sondages exigés et requis par des instances de Santé Québec, selon les échéanciers prescrits (ex. : redditions de comptes) ;
- Répondre aux demandes des gestionnaires et des membres du personnel, s’assure des suivis, règle les problèmes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponses à celles-ci ;
- Être responsable de la gestion documentaire et de l’approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements pour la VPAPC ;
- En collaboration avec l’équipe du bureau de la VPAPC, effectuer le suivi des dépenses budgétaires des secteurs sous sa responsabilité ;
- S’assurer du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives ;
- Effectuer toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de la VPAPC.
- Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.
Conditions de travail
Taux horaire : 27,78$ à 37,08$ selon l’expérience.
Statut de l’emploi : Temps complet (35h)
Port d’attache : Montréal ou Québec
Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.
Entrée en fonction : Dès que possible.
Accréditation syndicale : Syndicable non syndiqué
