16 meilleures offres (front desk coordinator) (à pourvoir)

Coordonateur, conciergerie privée - Private Concierge Coordinator
Gestion André Touchette —Saint-Laurent, QC
- Bilingue
- Anglais
- Expérience administrative
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Receptionist/Appointment Coordinator
ProFix Automotive Services —Calgary, AB
- De 18 $ à 20 $ de l’heure
- Temps plein
- Compétences en informatique
- En présentiel
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Receptionist/Care Coordinator
Lifemark Health Group —West Kelowna, BC
- De 19 $ à 22 $ de l’heure
- Temporaire
- Diplôme d'études secondaires
- Saisie de données
- Compétences en informatique
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Office Receptionist & Sales Coordinator (Hybrid – Part-Time & Full-Time)
Clean Air Canada Duct & Chimney LTD —Vancouver, BC
- De 19 $ à 23 $ de l’heure
- Temps partiel
- Travail hybride
- Microsoft Word
- Google Suite
- Vente
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il y a 13 jours
Pre-Construction Client Coordinator (Client Concierge)
HC Habitation —Châteauguay, QC
- De 55 000 $ à 70 000 $ par an
- Temps plein
- Bilingue
- Anglais
- Expérience administrative
- Congés payés
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Receptionist & Sales Coordinator
Company of Cars —Vancouver, BC
- De 19 $ à 21 $ de l’heure
- Temps plein
- Travail hybride
- Vente
- Gestion des réseaux sociaux
- Expérience administrative
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Orthodontic Treatment Coordinator
Orthodontics Clinic —Pickering, ON
- De 25 $ à 30 $ de l’heure
- Temps partiel
- Cabinet médical
- Expérience administrative
- Compétences en communication
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Hair Salon Coordinator/Receptionist
Char Le Blanc Salon —Oakville, ON
- De 19 $ à 23 $ de l’heure
- Temps partiel
- Service à la clientèle
- Microsoft Office
- Expérience administrative
- Congés payés
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Clinic Receptionist/ Patient Coordinator
Precision Physiotherapy —Hamilton, ON
- De 18 $ à 21 $ par an
- Temps plein
- Service à la clientèle
- Déplacements à prévoir
- Saisie de données
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il y a 11 jours
Receptionist, Office coordinator (Part-Time)
Cogeco Communications Inc. —Montréal, QC
- Temps partiel
- Bilingue
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
Clinic Receptionist/Client Care Coordinator
MoveMed Physiotherapy —Kelowna, BC
- De 20 $ à 22 $ de l’heure
- Temps plein
- Service à la clientèle
- Cabinet médical
- Expérience administrative
- Congés payés
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il y a 11 jours
Patient Coordinator/Receptionist
Baldwin Beauty —Vancouver, BC
- De 21 $ à 23 $ de l’heure
- Temps partiel
- Service à la clientèle
- Anglais
- Microsoft Office
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Dental Receptionist/Treatment Coordinator
Riverpark Dental —London, ON
- De 20 $ à 32 $ de l’heure
- Temps plein
- Service à la clientèle
- Réception
- Epic
- Assurance Dentaire
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Dental Receptionist/Treatment Coordinator
OKANAGAN DENTISTRY —Kelowna, BC
- De 26 $ à 33 $ de l’heure
- Temps partiel
- Microsoft Word
- Anglais
- Sens de l'organisation
- Assurance Dentaire
- Congés payés
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Receptionist/Hygiene Coordinator
Queen King Dental —Hamilton, ON
- De 24 $ à 32 $ de l’heure
- Temps plein
- En présentiel
- Compétences en communication
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il y a 9 jours
Dental Receptionist/Treatment Coordinator
SquareOne Smiles —Mississauga, ON
- De 26 $ à 30 $ de l’heure
- Temps partiel
- Soins Immédiats en Réanimation
- Sens de l'organisation
- Systèmes de dossier médical électronique
- Assurance Dentaire
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Orthodontic Treatment Coordinator
Orthodontics Clinic —Pickering, ON
Assist with front desk responsibilities, including check-in/check-out procedures and administrative tasks. Prepare treatment plans and present them to patients…
De 25 $ à 30 $ de l’heure
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Coordonateur, conciergerie privée - Private Concierge Coordinator

Gestion André Touchette
Saint-Laurent, QC

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Détails du poste

Permanent

Profil recherché

Bilingue
Gestion des opérations
Classement
Anglais
Expérience administrative
Sens de l'organisation
Affaires
Compétences en communication

Description complète du poste

English follows

Relevant de la direction du bureau de famille, la personne titulaire du poste de Coordonateur, conciergerie privée agit comme chef d’orchestre de toutes les opérations quotidiennes. Cette personne assure la supervision et la fluidité des activités liées aux services aux actionnaires et à leurs proches, à l’exploitation de la flotte de transport, à la gestion documentaire et à l’organisation des suivis et réunions.
Elle joue un rôle de pivot stratégique en structurant les processus, en soutenant la direction et en assurant un haut niveau d’exécution opérationnelle

Responsabilités confiées:

Superviser et optimiser la gestion des demandes d’utilisation de la flotte de transport (affaires, personnel, locations).
Tenir à jour les calendriers, dossiers et informations opérationnelles.
Encadrer la préparation des informations nécessaires à la facturation et aux suivis.
Gérer les priorités et escalader les enjeux à la direction du bureau de famille.
Superviser la réception, la documentation et le suivi des demandes personnelles, administratives ou logistiques.
Coordonner les intervenants internes et externes impliqués dans les dossiers.
Superviser le classement, l’organisation et la mise à jour des documents des compagnies de gestion et du bureau de famille.
Assurer la disponibilité rapide des documents lors de réunions ou demandes urgentes.
Travailler en étroite collaboration avec le contrôle financier quand à la gestion documentaire.
Coordonner la logistique des réunions avec les actionnaires (convocations, documents).
Appuyer la préparation des ordres du jour, des dossiers décisionnels et des suivis.
Contribuer à la préparation de rapports et tableaux de bord

Requis:

Formation en administration, gestion, coordination de services ou domaine connexe.
Expérience significative en coordination ou gestion administrative, opérations ou services professionnels.
Expérience en environnement confidentiel (bureau de famille, cabinet professionnel, entreprise privée) : un atout important.
Excellente capacité d’organisation, de priorisation et de suivi.
Discrétion absolue et sens élevé de la confidentialité.
Approche orientée service et professionnalisme exemplaire.
Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers complexes.
Fortes habiletés en communication écrite et verbale.
Jugement sûr, rigueur et fiabilité.
Bilinguisme requis: la maîtrise de l’anglais est nécessaire en raison de la nature des interactions avec avec des partenaires pancanadiens majoritairement anglophones. Cette langue est utilisée fréquemment dans le cadre des communications écrites et orales. Un niveau avancé est requis.

Reporting to the Family Office management, the Private Concierge Coordinator acts as the conductor of all day-to-day operations. This person oversees and ensures the smooth flow of activities related to services for shareholders and their families, transportation fleet operations, document management, and the organization of follow-ups and meetings.

They play a key strategic role by structuring processes, supporting management, and ensuring a high level of operational execution.

Key responsibilities:

Oversee and optimize the management of transportation fleet requests (business, personal, rentals).
Maintain up-to-date calendars, files, and operational information.
Supervise the preparation of information required for billing and follow-ups.
Manage priorities and escalate issues to Family Office management.
Oversee the intake, documentation, and follow-up of personal, administrative, or logistical requests.
Coordinate internal and external stakeholders involved in various matters.
Supervise the filing, organization, and updating of documents for management companies and the Family Office.
Ensure quick access to documents for meetings or urgent requests.
Work closely with the financial controller regarding document management.
Coordinate logistics for shareholder meetings (invitations, documentation).
Support the preparation of agendas, decision materials, and follow-ups.
Contribute to the preparation of reports and dashboards.

Requirements:

Education in administration, management, service coordination, or a related field.
Significant experience in coordination, administrative management, operations, or professional services.
Experience in a confidential environment (family office, professional firm, private company): a strong asset.
Excellent organizational, prioritization, and follow-up skills.
Absolute discretion and a high level of confidentiality.
Service-oriented approach and exemplary professionalism.
Ability to manage multiple complex files simultaneously.
Strong written and verbal communication skills.
Sound judgment, rigor, and reliability.
Bilingualism required: Proficiency in English is necessary due to interactions with primarily English-speaking partners across Canada. This language is frequently used in both written and oral communications. An advanced level is required.

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