Position: HR Systems & Data Specialist (12-month contract)
Location: Montreal
About Us
The Maples Group is a global leader in financial services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms, and international corporations. Our side-by-side financial and legal teams consistently deliver award-winning services to a global client base, offering unrivalled learning and career opportunities to our 2,500 colleagues worldwide.
What is it like to work here?
We are driven to excel, and collaboration is key to our continued success. We can go further for our clients because we go further for each other too. Our inclusive culture creates an environment where people can be themselves at work while doing their best work. No matter where you work in the Maples Group, you will be part of a global team.
The Opportunity
We are seeking a highly skilled and motivated HRIS Specialist to join our HR Systems and Data team. As a part of the Global HR Operations team, the HRIS Specialist will be participating actively in overseeing the implementation, management, and maintenance of our Human Resources Information System (HRIS). The successful candidate will have a strong background in HRIS administration and will play a critical role in ensuring the accuracy and integrity of our HR data.
Consistently recognised as one of Montreal’s Top Employers, the Maples Group established our operations in the central downtown area in 2009. Our Montreal office exemplifies our culturally rich and entrepreneurial organisation, with over 300 colleagues from 50 countries collaborating to deliver best-in-class solutions to clients worldwide. As part of our Montreal team you will:
- Participate actively in different phases of the HRIS project from planning to post Go Live
- Ensure all stakeholders are engaged and provided with regular updates on Project Status.
- Coordinate project activities by facilitating workshops and managing action items and following up on them with internal HR Operations team.
- Organize and coordinate testing activities including functional system testing and User Acceptance Testing and other when required.
- Create process flows and detailed documentation for different modules and processes.
- Prepare meaningful presentations and training materials as part of change management activities.
- Contribute to continuous improvement efforts through improvement projects to ensure better efficiency and experience for HR, Manager and employees.
- Contribute to developing and maintaining data standards and regular controls to ensure data accuracy and integrity.
- Control and audit HRIS security roles and permissions thoroughly on regular basis.
- Design reports & dashboards and provide data analysis to support decision making processes.
- Provide end user support and training on different modules and processes with different HRIS modules.
- Collaborate with different stakeholders to Identify opportunities for automation and reduction of manual processes. Perform regular business process reviews, make ongoing suggestions, and create an action plan.
- Work with different HR CoEs, subject matter experts and leadership to analyse HR performance metrics and other people data insights and come up with recommendations and actions for improvement.
- Stay up to date on industry trends and best practices related to HR Technology and systems.
- The HR leadership may determine other functions or projects from time to time.
What You Bring
In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following:
- Bachelor’ s Degree in Information Technology, Human Resource, Business or related field
- 5 years+ experience in various HR CoEs / domains, preferable in HR Data Management, HRIS, HR Technology, People Analytics and/or related areas.
- Strong knowledge of HRIS Systems (e.g., SAP, Workday, Oracle) and related HR modules. Knowledge of Workaday is a must.
- At least 1 end to end HRIS project experience (SaaS) as an HRIS functional expert (not technical).
- Experience with reporting and data visualization tools.
- Proficient in data analysis and reporting using MS Excel or similar tools.
- Detail-oriented with a high degree of accuracy in work output with minimal supervision.
- Strong problem-solving and troubleshooting skills.
- Ability to proactively diagnose and solve complex problems.
- Strong organizational skills and stakeholder management
Benefits & Rewards
The most enduring professional relationships are reciprocal relationships. The Maples Group prioritises employee health and wellbeing. Depending on your location, we offer a range of benefits, including:
- Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)
- Competitive vacation packages
- Educational assistance and professional development programmes
- Savings or pension plan
- Life insurance
- Travel insurance
- Global mental wellness programme
- Social events
You can learn more about the Maples Group on our corporate website. Experience our culture and our people on our Careers Page or on LinkedIn.
Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice at maples.com/privacy for details on how we handle personal information relating to job applicants.
“Please note that it is the Maples Group standard policy to undertake various background screening checks on all applicants to whom a conditional job offer is made. Except for roles based in the Republic of Ireland, the background checks will include criminal records checks when a conditional job offer is made. If you have a criminal record, it does not mean that your job offer will be automatically withdrawn. The Maples Group will make all job offer decisions on a case-by-case basis and will take a number of factors into account, such as the role that you are applying for and the nature and circumstances of the past offence. You will have the opportunity to discuss the matter with us before a decision is made. Further details will be provided at the time any conditional job offer is made.”
Poste : Spécialiste des systèmes et des données des RH (contrat de 12 mois)
Emplacement : Montréal
À propos de nous
Le Groupe Maples est un leader mondial des services financiers auquel font confiance bon nombre de gestionnaires de fonds de couverture, de sociétés de capital-investissement et d’entreprises internationales parmi les plus importants au monde. Nos équipes financières et juridiques, qui travaillent côte à côte, fournissent constamment des services primés à une clientèle mondiale, offrant ainsi des possibilités d’apprentissage et de carrière inégalées à nos 2 500 collègues dans le monde.
Milieu de travail
Nous sommes déterminés à exceller et la collaboration est la clé de notre réussite constante. Nous pouvons aller plus loin pour nos clients parce que nous allons aussi plus loin les uns pour les autres. Notre culture inclusive crée un environnement où les gens peuvent être eux-mêmes au travail, tout en donnant le meilleur d’eux-mêmes. Quel que soit votre lieu de travail au sein du Groupe Maples, vous ferez partie d’une équipe mondiale.
L’occasion
Nous recherchons un spécialiste SIRH hautement qualifié et motivé pour rejoindre notre équipe chargée des systèmes et des données des RH. Au sein de l’équipe Opérations RH mondiales, le spécialiste SIRH participera activement à la supervision de la mise en œuvre, de la gestion et de la tenue de notre système d’information des ressources humaines (SIRH). Le candidat retenu aura une solide expérience en administration des SIRH et jouera un rôle essentiel en garantissant l’exactitude et l’intégrité de nos données des RH.
Constamment reconnu comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, le Groupe Maples a établi ses activités dans le centre-ville en 2009. Notre bureau de Montréal illustre bien la richesse culturelle et l’esprit d’entreprise de notre organisation, avec plus de 300 collègues de 50 pays qui collaborent pour fournir des solutions de premier ordre à des clients du monde entier. En tant que membre de notre équipe de Montréal, vous veillerez notamment aux activités suivantes :
- Participer activement aux différentes phases du projet de SIRH, de la planification à la mise en service.
- Veiller à ce que toutes les parties prenantes soient impliquées et reçoivent des mises à jour régulières sur l’état d’avancement du projet.
- Coordonner les activités du projet en animant des ateliers, en gérant les mesures à prendre et en assurant leur suivi avec l’équipe interne Opérations RH.
- Organiser et coordonner les activités de test, y compris les tests fonctionnels du système et les essais d’acceptation par l’utilisateur, ainsi que d’autres activités si nécessaire.
- Créer des flux de processus et une documentation détaillée pour les différents modules et processus.
- Préparer des présentations et du matériel de formation pertinents dans le cadre des activités de gestion du changement.
- Contribuer aux efforts d’amélioration continue par le biais de projets d’amélioration dans le but de garantir l’amélioration de l’efficacité et de l’expérience pour les RH, les gestionnaires et les employés.
- Contribuer à l’élaboration et au maintien de normes liées aux données ainsi que des contrôles réguliers afin de garantir l’exactitude et l’intégrité des données.
- Contrôler et vérifier régulièrement les rôles et les accès de sécurité du SIRH.
- Concevoir des rapports et des tableaux de bord et fournir des analyses de données pour soutenir les processus de prise de décision.
- Offrir du soutien et de la formation aux utilisateurs finaux sur les différents modules et processus des différents modules du SIRH.
- Collaborer avec les différentes parties prenantes pour relever les occasions d’automatisation et de réduction des processus manuels. Effectuer des examens réguliers des processus d’affaires, faire régulièrement des suggestions et établir un plan d’action.
- Travailler avec les différents centres d’expertise des RH, les experts en la matière et la direction afin d’analyser les paramètres de rendement des RH et d’autres données sur les personnes, puis de formuler des recommandations et de présenter des mesures d’amélioration.
- Se tenir au courant des tendances du secteur et des pratiques exemplaires liées à la technologie et aux systèmes des RH.
- La direction des RH peut désigner d’autres fonctions ou projets de temps à autre.
Votre contribution
En plus d’une autonomie et de normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera les caractéristiques suivantes :
- Baccalauréat en technologies de l’information, en ressources humaines, en affaires ou dans un domaine connexe.
- 5 ans d’expérience ou plus dans divers centres d’expertise ou domaines des RH, préférablement dans la gestion de données des RH, les SIRH, les technologies des RH ou les analyses de personnes ou dans des domaines connexes.
- Connaissance solide des SIRH (par exemple, SAP, Workday, Oracle) et des modules de RH connexes. Une connaissance de Workday est considérée comme un atout majeur.
- Au moins une expérience de projet SIRH de bout en bout (SaaS) en tant qu’expert fonctionnel SIRH (non technique).
- Expérience des outils d’établissement de rapports et de visualisation des données.
- Maîtrise de l’analyse des données et de l’établissement de rapports à l’aide de MS Excel ou d’outils similaires.
- Souci du détail et degré élevé d’exactitude dans un environnement de travail avec un minimum de supervision.
- Solides aptitudes en résolution de problèmes et en dépannage.
- Capacité à déceler les problèmes complexes et à les résoudre de manière proactive.
- Solides compétences organisationnelles et gestion des parties prenantes.
Avantages sociaux et récompenses
Les relations professionnelles les plus durables sont les relations réciproques. Le Groupe Maples accorde la priorité à la santé et au bien-être des employés. Selon votre lieu de résidence, nous vous offrons une gamme d’avantages sociaux, notamment :
- Une protection complète en matière de santé (soins médicaux, soins dentaires et soins de la vue)
- Des offres de vacances compétitives
- Des programmes d’aide à l’éducation et de perfectionnement professionnel
- Un régime de pension ou d’épargne
- Une assurance vie
- Une assurance voyage
- Un programme global de bien-être mental
- Des événements sociaux
Pour en savoir plus sur le Groupe Maples, visitez notre site Web d’entreprise. Découvrez notre culture et notre équipe dans notre page Carrières ou sur LinkedIn.
Clause de non-responsabilité : Tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des demandeurs d’emploi à l’adresse maples.com/privacy (en anglais seulement) pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons leurs renseignements personnels.
"Veuillez noter que la politique standard du Groupe Maples consiste à effectuer diverses vérifications des antécédents de tous les candidats à qui une offre d'emploi conditionnelle est faite. À l'exception des postes basés en République d'Irlande, les vérifications des antécédents comprendront une vérification du casier judiciaire lorsqu'une offre d'emploi conditionnelle est faite. Si vous avez un casier judiciaire, cela ne signifie pas que votre offre d'emploi sera automatiquement retirée. Le Groupe Maples prendra toutes les décisions relatives aux offres d'emploi au cas par cas et tiendra compte d'un certain nombre de facteurs, tels que le poste auquel vous postulez et la nature et les circonstances de l'infraction passée. Vous aurez la possibilité de discuter avec nous avant qu'une décision ne soit prise. De plus amples détails vous seront fournis au moment où une offre d'emploi conditionnelle vous sera faite."
