Adjoint exécutif – facturation et administration
Opportunité au sein d’un cabinet reconnu du centre-ville de Montréal pour jouer un rôle central dans la gestion des comptes, la coordination administrative et le soutien quotidien à un associé. Environnement professionnel, organisé et hybride favorisant efficacité et collaboration.
Ce qu’il y a pour vous:
- Salaire compétitif de 75K-80K.
- Poste permanent, 35 h/semaine, horaire flexible entre 8h30 et 9h00.
- Charge réaliste : 1 à 2 associés à supporter dans un cadre bien structuré.
- Mode hybride : 3 jours au bureau (dont le mercredi), 2 jours en télétravail.
- 3 semaines de vacances dès la première année.
- Assurances collectives dès l’entrée en poste, incluant soins dentaires, lunettes et santé mentale jusqu’à 3 000 $.
- Couverture familiale entièrement payée par l’employeur.
- Contribution REER de 2 % (après un an).
- Programme bien-être de 750 $/an (équipement, Apple Watch, etc.).
- Budget formation de 700 $/an + 4 jours de formation en présentiel.
- Implication possible dans les comités internes et activités de développement.
Responsabilités:
- Gérer le cycle complet de facturation : suivi des heures, révision et émission des comptes.
- Assurer le suivi des comptes clients et des ajustements requis.
- Rédiger, corriger et mettre en page divers documents.
- Comparer et vérifier des documents (Workshare).
- Ouvrir, organiser et maintenir les dossiers physiques et électroniques (NBI, OnePlace).
- Gérer les communications et assurer les suivis auprès des clients et collègues.
- Planifier les réunions, déplacements et autres activités administratives.
- Collaborer étroitement avec les avocats et les équipes internes.
Ce dont vous aurez besoin pour réussir:
- Diplôme en techniques juridiques, en bureautique ou équivalent.
- 5 ans d’expérience à titre d’adjoint exécutif, idéalement dans le domaine juridique ou en droit des affaires.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, PowerPoint).
- Connaissance de Workshare, OnePlace, NBI (un atout).
- Bilingue français-anglais, requis pour la rédaction de documents et la communication avec clients et collègues.
Profil recherché :
- Intérêt marqué pour le volet administratif et la gestion structurée des dossiers.
- Grande aisance avec les chiffres et souci du détail.
- Rigueur, sens des priorités et autonomie.
- Maturité professionnelle et rapidité d’exécution.
- Dynamisme et capacité à soutenir efficacement un associé dans un rôle clé.
- Capacité d’adaptation et compréhension des exigences d’un environnement juridique.
Pourquoi Recrute Action?
Recrute Action (permis d’agence : AP-2504511) offre des services de recrutement fondés sur un accompagnement de qualité et une approche personnalisée. Dans le cadre du processus de sélection, certaines candidatures peuvent être analysées à l’aide d’outils d’intelligence artificielle. Seules les candidatures répondant aux critères du poste seront contactées.
# RA1
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Executive Assistant - Legal Invoicing & Administration
Opportunity within a well-established downtown Montréal firm to play a central role in account management, administrative coordination, and day-to-day support to a partner. Professional, organized, and hybrid environment that promotes efficiency and collaboration.
What is in it for you:
- Competitive salary of $75K–80K.
- Permanent position, 35 hours per week, flexible schedule between 8:30 am and 9:00 am.
- Realistic workload: support for 1 to 2 partners within a well-structured environment.
- Hybrid model: 3 days in office including Wednesday and 2 days remote.
- 3 weeks of vacation starting in the first year.
- Group insurance from day one including dental, vision, and mental health coverage up to $3.000.
- Full family coverage paid entirely by the employer.
- 2% RRSP contribution after one year.
- Annual wellness allowance of $750 for equipment, Apple Watch, and more.
- Training budget of $700 per year plus 4 in-person training days.
- Opportunity to participate in internal committees and development activities.
Responsibilities:
- Manage the full billing cycle including time tracking, review, and issuance of invoices.
- Monitor client accounts and follow up on required adjustments.
- Draft, proofread, and format various documents.
- Compare and verify documents using Workshare.
- Open, organize, and maintain physical and electronic files using NBI and OnePlace.
- Manage communications and follow up with clients and colleagues.
- Coordinate meetings, travel, and other administrative activities.
- Work closely with lawyers and internal teams.
What you will need to succeed:
- Diploma in legal technology, office administration, or equivalent.
- 5 years of experience as an executive assistant, ideally within the legal or business law field.
- Strong proficiency with Microsoft Office including Word, Outlook, and PowerPoint.
- Knowledge of Workshare, OnePlace, and NBI is an asset.
- Bilingual French and English required for drafting documents and communicating with clients and colleagues.
Ideal candidate :
- Strong interest in administrative work and structured file management.
- Excellent numerical skills and attention to detail.
- Rigorous, organized, and autonomous with strong prioritization skills.
- Professional maturity and ability to work efficiently.
- Dynamic and able to effectively support a partner in a key role.
- Adaptable with a solid understanding of the demands of a legal environment.
Why Recruit Action?
Recruit Action (agency permit: AP-2504511) provides recruitment services through quality support and a personalized approach. As part of the screening process, some applications may be reviewed using artificial intelligence tools. Only candidates who meet the hiring criteria will be contacted.
# RA1
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 75 000,00$ à 800 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Vision
- Congés payés
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- Régime de retraite
- Travail à domicile
Expérience:
- juridique: 1 an (Obligatoire)
- administration exécutive : 3 ans (Obligatoire)
- en cabinet privé.: 5 ans (Obligatoire)
Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H2L 2N5
