Job Title: Receptionist
Department: Employment Services
Status and Hours: Regular Full-Time, 35 hrs/wk
Pay scale: $21.037/hr to $24.75/hr
Reports to: Team Supervisor
Deadline: Until Filled
This position is an existing vacancy.
Benefits include:
- 4 weeks vacation plus other leave entitlements
- Extended Group Health benefits
- Flexible Health & Wellness Spending Account
- HOOPP
Who are we?
Pinecrest-Queensway Community Health Centre is an innovative, community-based, multi-service centre. We strive to meet the needs of the diverse communities we serve. We work in partnership with individuals, families, and communities to achieve their full potential, paying particular attention to those who face barriers to care due to race, gender, income and/or ability. PQCHC is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. If at any stage in the selection process, you require accommodation due to a disability, please let us know the nature of the required accommodation.
Job Summary:
The Receptionist is responsible for providing a first point of contact for clients entering Employment Services. This role provides information to the general public, creates a welcoming environment, and identifies and breaks down barriers to clients accessing services. The purpose of this role is to engage clients and connect them with services to support their long-term employment.
Job Specific Responsibilities:
Direct Client Service
- Greets visitors, determines their needs and eligibility for programming, and directs them accordingly.
- Interacts with clients in a respectful, empathetic, and non-judgmental manner.
- Answers the telephone, takes messages and directs calls as appropriate.
- Monitors electronic general inquiries through email, Self-Serve, and other identified applications and responds or redirects as necessary.
- Provides general information to clients and visitors as appropriate.
- Create client profile in case management system.
- Schedules client appointments based on client eligibility for services.
- Books interpreter or sign language support for appointments as needed.
- Assists with client recalls or reminder calls.
- Checks in clients for appointments and notifies appropriate staff upon arrival.
- Monitors referrals daily, contacts client to book appointments, and tracks referral outcomes as per funder requirements.
- Maintains the reception area and resource room in a tidy and client-centered manner.
- Monitors the Resource Room, and provides tours as needed.
- Maintains meeting room booking scheduler.
Clerical
- Receives incoming mail/packages and distributes accordingly.
- Assists in maintaining the program database by entering data, generating reports, supporting analysis, and regular auditing of data integrity.
- Log and enter client information into the central database as necessary.
- Assists in maintaining a supply of information and welcome packages.
- Ensures all data is accurate and entered on a timely basis.
Administrative
- Provides back-up support in recording and distributing minutes of meetings as needed.
- Drafts, edits, adapts and produces routine correspondence related to general program inquiries.
- Maintains program resources.
Teamwork and Collaboration
- Maintains effective communication of information among internal and external stakeholders
- Assists in the development of program specific policies and procedures/guidelines and in the overall planning and development of the program.
- Attends and participates at team and general staff meetings as scheduled.
- Participates in the evaluation component of relevant program.
- Participates in the internal chart audit process.
- Provides support to clients of team members as needed.
Qualifications:
Education
- High School Diploma and post secondary training in office administration or related program or equivalent combination of experience and education.
Professional Experience
- 2-5 years’ reception and/or customer service experience, preferably in a human services setting considered an asset.
Key Competencies
- Experience dealing with the public, through a variety of methods including in person, by phone and by email
- Good decision making and prioritization skills
- Strong digital literacy skills, including MS Office Suite
- Excellent oral and written communication skills, in French and English
- Attention to detail
- Excellent documentation and case noting skills
Linguistic Profile (for Centres with French Language Service Designations)
- Under the Centre’s designation to provide French Language Services
- Based on New Avenues Linguistics Rating Scale: A+ (highest skill) to C- (lowest skill)
- French (oral expression): A+ (required)
- French (oral comprehension): A+ (required)
- French (reading comprehension): A+ (required)
- Other languages an asset. Bilingual preferred.
Personal Suitability/Other Requirements
- Communication skills, both oral and written, for a variety of audiences
- Flexibility and adaptability to deal with unexpected situations
- Positively contribute to monthly individual and team Key Performance Indicator (KPIs) while managing a challenging workload through prioritization and effective time management
- Excellent customer service skills and enjoys working in a busy environment
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Intitulé du poste : Réceptionniste
Service : Services d’emploi
Statut et horaires : CDI à temps plein, 35 heures par semaine
Échelle salariale : de 21,037 $/heure à 24,75 $/heure
Supérieur hiérarchique : Superviseur d'équipe
Date limite : Jusqu'à ce que le poste soit pourvu
Ce poste est actuellement vacant.
Les avantages sociaux comprennent :
- 4 semaines de vacances plus d'autres congés
- Assurance maladie collective etendue
- Compte de dépenses flexible pour la santé et le bien-être
- HOOPP
Qui sommes-nous ?
Le Centre de santé communautaire Pinecrest-Queensway est un centre multiservices innovant et ancré dans la communauté. Nous nous efforçons de répondre aux besoins des diverses communautés que nous desservons. Nous travaillons en partenariat avec les individus, les familles et les communautés pour les aider à réaliser leur plein potentiel, en accordant une attention particulière aux personnes confrontées à des obstacles d’accès aux soins) en raison de leur origine ethnique, de leur genre, de leurs revenus et/ou de leurs capacités. Le PQCHC est un employeur garantissant l'égalité des chances et valorisant la diversité au sein de son personnel. Si, à n'importe quelle étape du processus de sélection, vous avez besoin d'aménagements en raison d'un handicap, veuillez nous indiquer la nature de ces aménagements.
Résumé du poste :
La réception est chargé d’assurer le premier point de contact pour les clients qui se présentent aux services de l’emploi. Ce poste consiste à fournir des informations au grand public, à créer un environnement accueillant, ainsi qu’à identifier et à éliminer les obstacles qui empêchent les clients d’accéder aux services. L’objectif de ce poste est d’établir un lien avec les clients et de les orienter vers les services qui les aideront à trouver un emploi à long terme.
Responsabilités spécifiques du poste :
Service direct à la clientèle
- Accueille les visiteurs, évalue leurs besoins et leur éligibilité aux programmes, puis les oriente en conséquence.
- Interagit avec les clients de manière respectueuse, empathique et sans porter de jugement.
- Répond au téléphone, prend des messages et transfère les appels selon les besoins.
- Surveille les demandes générales reçues par e-mail, via le portail en libre-service et d’autres applications désignées, et y répond ou les redirige si nécessaire.
- Fournit des informations générales aux clients et aux visiteurs, selon les besoins.
- Crée le profil du client dans le système de gestion des dossiers.
- Planifie les rendez-vous des clients en fonction de leur admissibilité aux services.
- Réserve les services d’un interprète ou d’un accompagnateur en langue des signes pour les rendez-vous, si nécessaire.
- Aide à la gestion des rappels ou des appels de suivi auprès des clients.
- Enregistre l’arrivée des clients aux rendez-vous et prévient le personnel concerné dès leur arrivée.
- Assure le suivi quotidien des orientations, contacte les clients pour fixer des rendez-vous et assure le suivi des résultats des orientations conformément aux exigences des bailleurs de fonds.
- Veille à ce que l’espace d’accueil et la salle de ressources soient maintenus en ordre et adaptés aux besoins des clients.
- Assure la surveillance de la salle de ressources et organise des visites guidées si nécessaire.
- Gère le planning de réservation des salles de réunion.
Tâches administratives
- Réceptionner le courrier et les colis et les distribuer selon les instructions.
- Contribuer à la gestion de la base de données du programme en saisissant des données, en générant des rapports, en participant à l'analyse et en effectuant des contrôles réguliers de l'intégrité des données.
- Enregistrer et saisir les informations relatives aux clients dans la base de données centrale selon les besoins.
- Tenir à jour les dossiers de documents et les brochures d'accueil.
- Veille à ce que toutes les données sont exactes et saisies en temps opportun.
Administration
- Apporte un soutien ponctuel pour la rédaction et la distribution des comptes rendus de réunion, selon les besoins.
- Rédige, corrige, adapte et gère la correspondance courante relative aux demandes générales concernant le programme.
- Gère les ressources du programme.
Travail d'équipe et collaboration
- Assure une communication efficace des informations entre les parties prenantes internes et externes.
- Contribue à l'élaboration des politiques, procédures et directives spécifiques au programme, ainsi qu'à la planification et au développement globaux du programme.
- Assiste et participe aux réunions d'équipe et du personnel selon le calendrier prévu.
- Participe à la composante d'évaluation du programme concerné.
- Participe au processus d'audit interne des dossiers.
- Apporte son soutien aux clients des membres de l'équipe selon les besoins.
Qualifications :
Formation
- Diplôme d'études secondaires et formation postsecondaire en administration de bureau ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d'expérience et de formation.
Expérience professionnelle
- De 2 à 5 ans d'expérience en réception et/ou en service à la clientèle, de préférence dans le secteur des services à la personne (un atout).
Compétences clés
- Expérience dans les relations avec le public, par divers moyens, notamment en personne, par téléphone et par courriel.
- Bonnes capacités de prise de décision et de hiérarchisation des priorités
- Solides compétences en informatique, notamment la suite MS Office
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, en français et en anglais
- Souci du détail
- Excellentes compétences en matière de documentation et de prise de notes
Profil linguistique (pour les centres désignés pour offrir des services en français)
- Conformément à la désignation du centre pour offrir des services en français
- Selon l'échelle d'évaluation linguistique de New Avenues : A+ (niveau le plus élevé) à C- (niveau le plus bas)
- Français (expression orale) : A+ (obligatoire)
- Français (compréhension orale) : A+ (obligatoire)
- Français (compréhension écrite) : A+ (obligatoire)
- La maîtrise d’autres langues constituent des atouts.
Qualités personnelles/autres exigences
- Compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, auprès de publics variés
- Flexibilité et capacité d'adaptation pour faire face à des situations imprévues
- Contribuer de manière positive aux indicateurs clés de performance (KPI) mensuels individuels et d'équipe tout en gérant une charge de travail exigeante grâce à la hiérarchisation des priorités et à une gestion efficace du temps
- Excellentes compétences en matière de service à la clientèle et goût pour le travail dans un environnement dynamique
