Description de l'emploi
Titre du poste : Coordonateur·trice de service et administration
Relève de : Directeur(trice) de succursale / Gestionnaire administratif(ve)
Lieu : Succursale de Sherbrooke; 260 Rue Léger, Sherbrooke, QC J1L 1Y5
Fourchette salariale: $55,000-$67,000
Sommaire du poste
Coordonateur·trice de service et administration joue un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de la succursale. La personne titulaire du poste assure le soutien administratif quotidien, participe à l’application en santé et sécurité, effectue les entrées de paie, et assure le suivi des soumissions, estimations et documents clients.
Ce rôle exige un haut niveau d’organisation, de rigueur, de professionnalisme et une capacité à collaborer efficacement avec les équipes des opérations, des ventes, de la finance et des ressources humaines.
Responsabilités principales
Administration générale
- Assurer la gestion quotidienne des activités administratives du bureau
- Maintenir une organisation efficace des dossiers, documents et communications
- Gérer le courrier, les appels, les fournitures de bureau et le classement
- Apporter un soutien pour la paie hebdomadaire et la répartition des services en cas de besoin pour les congés.
- Soutenir les équipes internes dans diverses tâches administratives
Santé et sécurité
- Participer à l’application et au suivi des programmes de santé et sécurité
- Maintenir les registres requis (incidents, formations, inspections, documents réglementaires)
- Soutenir la direction dans la promotion d’un environnement de travail sécuritaire et conforme
Soutien aux opérations
- Appuyer les équipes opérationnelles dans la préparation, le suivi et la fermeture des dossiers
- Assurer le suivi administratif des estimations et soumissions
- Effectuer les relances nécessaires auprès des intervenants internes ou externes
- LContribuer à l’amélioration continue des processus administratifs
- Effectuer toute autre tâche connexe liée au bon fonctionnement de la succursale
Le présent poste est exercé dans le respect des lois et règlements applicables, incluant notamment les normes du travail, la législation en santé et sécurité, les obligations de la CNESST, ainsi que toute convention collective ou entente applicable.
Le coordonateur·trice de service et administration peut être appelé(e) à effectuer d’autres tâches connexes, compatibles avec la nature du poste, ses compétences, sa formation et son niveau de responsabilité, afin de soutenir les opérations et le bon fonctionnement de la succursale.
Toute tâche additionnelle sera assignée dans le respect des conventions collectives applicables, des lois du travail en vigueur et des normes de santé et sécurité, le cas échéant.
Exigences du poste
Expérience
- Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif similaire
- Expérience en environnement de bureau structuré, idéalement dans un contexte opérationnel ou technique
Compétences linguistiques
- Bilinguisme complet requis : français et anglais (oral et écrit). Vous serez en contact avec des clients et des bureaux situés dans d'autres provinces canadiennes où l'on parle anglais.
Compétences et aptitudes
- Excellentes habiletés organisationnelles et souci du détail
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
- Autonomie, discrétion et professionnalisme
- Excellentes aptitudes en communication et en collaboration
- Maîtrise des outils informatiques courants (Suite Microsoft Office et systèmes administratifs)
Environnement de travail
- Poste principalement exercé en environnement de bureau
- Interaction régulière avec plusieurs départements et intervenants
- Exigence de confidentialité élevée
La santé et la sécurité sont une valeur primordiale de Carmichael Engineering. Compte tenu de l’importance d’assurer la sécurité de chacun, vous devez vous conformer à tout moment à nos politiques de santé et de sécurité ainsi qu’aux politiques de santé et de sécurité des clients lorsque vous travaillez sur les sites des clients.
Carmichael Engineering accueille et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats participant à tous les aspects du processus de sélection.
