Sales Coordination Team Lead – TAPCO/Logix ITS
TAPCO/Logix ITS is an innovative technology conglomerate dedicated to addressing everyday safety and parking challenges. We are driven by our passion for saving lives, preventing speeding, and simplifying parking experiences.
At TAPCO/Logix ITS, our commitment to enhancing well-being extends not only to millions of drivers worldwide but also to our valued employees. We empower our team members to invest in their personal growth, knowledge, and skills.
We are looking for a Sales Coordination Team Lead thatplays a key role in supporting the sales, operations, and accounting teams by managing order entry, account creation, and data accuracy across multiple platforms (ERP, CRM, and tax systems). In addition to handling daily coordination tasks, this role is responsible for leading and supervising a team of Sales Coordinators to ensure high levels of efficiency, accuracy, and customer service. The Manager is also the primary point of contact for inquiries related to parts, orders, and accounts receivable, while ensuring collaboration across departments through regular meetings.
Key Responsibilities (may vary in terms of importance and other duties may be added or eliminated as this position develops):
- Supervise, mentor, and support a team of Sales Coordinators.
- Allocate tasks, monitor performance, and provide training as needed to ensure smooth operations.
- Act as the first escalation point for internal or external issues related to sales coordination.
- Enter orders into the system accurately and promptly.
- Enter distributor purchase orders (POs) into CRM.
- Re-open and manage sales orders as needed.
- Create new customer accounts in BC (ERP system) and CRM.
- Add tax exemption certificates into the AVATAX system.
- Maintain and update the sales tracking sheet regularly.
- Monitor CRM dashboards for account activities and updates.
- Data Quality and Reconciliation
- Spot-check accounts in both BC and CRM to identify and merge duplicate accounts, ensuring clean and accurate records.
- Regularly audit CRM and ERP for consistency across customer profiles.
- Conduct monthly reviews of parts orders to ensure they are processed and shipped in a timely manner.
- Maintain regular communication with the production team to monitor shipping status and address any issues that may arise.
- Communication and Meetings
- Act as the primary contact for questions regarding parts.
- Attend and contribute to weekly meetings with key stakeholders.
- Participate in weekly production meetings to align on order status and logistics.
- Join monthly meetings with the distributors to review performance, backorders, and upcoming needs.
- Perform additional tasks and projects as assigned to support the overall sales operations.
Experience & Qualifications:
- 1-2+ years of experience in a sales coordination, operations, or order management role.
- Familiarity with ERP and CRM systems (experience with BC or similar preferred).
- Strong organizational skills with an ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
- Excellent attention to detail and accuracy in data entry and reporting.
- Professional communication skills, both written and verbal.
- Proficiency in Microsoft Office Suite.
- Ability to work independently and collaborate effectively with cross-functional teams.
- Fluency in English is essential for this position due to frequent verbal and written interactions with clients, the management team, and employees across Canada and the United States, as well as for the preparation of documentation and reports in English.
TAPCO/Logix ITS is an equal opportunity employer, committed to fostering a dynamic and inclusive work environment for all employees.
Chef(fe) d’Équipe, Coordination des Ventes – TAPCO/Logix ITS
TAPCO/Logix ITS est un conglomérat technologique innovant dédié à la résolution des défis quotidiens liés à la sécurité et au stationnement. Nous sommes animés par notre passion de sauver des vies, de prévenir les excès de vitesse et de simplifier l’expérience de stationnement.
Chez TAPCO/Logix ITS, notre engagement envers le bien-être s’étend non seulement aux millions de conducteurs à travers le monde, mais aussi à nos précieux employés. Nous encourageons les membres de notre équipe à investir dans leur développement personnel, leurs connaissances et leurs compétences.
Nous sommes à la recherche d’un(e) Chef(fe) d’Équipe, Coordination des Ventes qui jouera un rôle clé dans le soutien aux équipes des ventes, des opérations et de la comptabilité en assurant la gestion de la saisie des commandes, de la création de comptes et de l’exactitude des données sur plusieurs plateformes (ERP, CRM et systèmes fiscaux). En plus des tâches quotidiennes de coordination, ce rôle est responsable de diriger et superviser une équipe de coordonnateurs(trices) des ventes afin d’assurer un haut niveau d’efficacité, de précision et de service à la clientèle. Le ou la gestionnaire sera également le principal point de contact pour les demandes liées aux pièces, aux commandes et aux comptes clients, tout en assurant la collaboration entre les départements grâce à des réunions régulières.
Responsabilités Principales (peuvent varier en importance et évoluer selon le développement du poste):
- Superviser, encadrer et soutenir une équipe de coordonnateurs(trices) des ventes.
- Répartir les tâches, suivre la performance et offrir de la formation au besoin afin d’assurer le bon déroulement des opérations.
- Agir comme premier point d’escalade pour les problèmes internes ou externes liés à la coordination des ventes.
- Saisir les commandes dans le système de façon précise et rapide.
- Entrer les bons de commande des distributeurs (PO) dans le CRM.
- Réouvrir et gérer les commandes de vente au besoin.
- Créer de nouveaux comptes clients dans BC (système ERP) et le CRM.
- Ajouter les certificats d’exemption de taxes dans le système AVATAX.
- Maintenir et mettre à jour régulièrement le tableau de suivi des ventes.
- Surveiller les tableaux de bord CRM pour les activités et mises à jour des comptes.
- Qualité des données et rapprochement
- Effectuer des vérifications ponctuelles des comptes dans BC et le CRM afin d’identifier et fusionner les comptes en double, assurant ainsi des dossiers propres et exacts.
- Effectuer des audits réguliers du CRM et de l’ERP afin d’assurer la cohérence des profils clients.
- Effectuer des révisions mensuelles des commandes de pièces afin de s’assurer qu’elles sont traitées et expédiées dans les délais requis.
- Maintenir une communication régulière avec l’équipe de production afin de suivre l’état des expéditions et résoudre les problèmes pouvant survenir.
- Communication et réunions
- Agir comme principal point de contact pour les questions concernant les pièces.
- Participer activement aux réunions hebdomadaires avec les principales parties prenantes.
- Participer aux réunions hebdomadaires de production afin d’assurer l’alignement sur l’état des commandes et la logistique.
- Participer aux réunions mensuelles avec les distributeurs pour revoir la performance, les commandes en attente et les besoins à venir.
- Effectuer toutes autres tâches et projets assignés afin de soutenir les opérations globales des ventes.
Expérience et Qualifications:
- 1 à 2 ans et plus d’expérience dans un rôle de coordination des ventes, des opérations ou de gestion des commandes.
- Connaissance des systèmes ERP et CRM (expérience avec BC ou un système similaire, un atout).
- Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs priorités et respecter les échéances.
- Grande attention aux détails et précision dans la saisie de données et la production de rapports.
- Excellentes habiletés de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Capacité à travailler de façon autonome et à collaborer efficacement avec des équipes multidisciplinaires.
- La maîtrise de l’anglais est essentielle pour ce poste en raison des interactions fréquentes, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec des clients, l’équipe de direction et des employés au Canada et aux États-Unis, ainsi que pour la préparation de documentation et de rapports en anglais.
TAPCO/Logix ITS est un employeur offrant l’égalité des chances et s’engage à favoriser un environnement de travail dynamique et inclusif pour l’ensemble de ses employés.
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- RRSP match
- Vision care
- Work from home
Work Location: Hybrid remote in Lasalle, QC H8R 2T9
