Spa Vert - Espace Bien-Être est une petite entreprise respectueuse de l'environnement située dans la Petite Bourgogne, près du marché Atwater. Nous offrons des massages thérapeutiques, de l'ostéopathie et des consultations en naturopathie.
Le poste:
Les réceptionnistes sont responsables de l'efficacité des opérations quotidiennes et du service à la clientèle du Spa Vert - Espace Bien-Être.
Cette personne doit offrir un service à la clientèle professionnel, rapide, personnalisé et courtois et s'assurer que les clients sont satisfaits des services offerts ainsi que d'assurer une coordination parfaite avec les thérapeutes. La réceptionniste est le visage et la voix du Spa Vert - Espace Bien-Être.
Ses tâches sont les suivantes
Interaction avec les clients.
- Traiter les appels des clients de manière professionnelle, efficace et en temps voulu.
- Optimiser l'utilisation du logiciel de réservation pour réserver des clients dans une période concentrée lorsque cela est possible. Par exemple, fixer des rendez-vous rapprochés dans la mesure du possible. - Développer et maintenir des procédures d'accueil gracieuses et efficaces.
- Saisir avec précision les rendez-vous dans le système de réservation.
- Accueillir les clients de manière professionnelle lorsqu'ils arrivent dans l'espace. Offrir de l'eau et du thé et veiller à ce qu'ils soient à l'aise avant et après leur traitement.
- Rappeler les rendez-vous.
- Vérifier régulièrement les courriels et les messages textes du Spa Vert - Espace Bien-Être afin de s'assurer que toutes les demandes sont traitées de manière opportune et professionnelle.
Traitement des paiements
- Recevoir le paiement du client, s'assurer que le client est facturé du montant approprié et que la transaction est enregistrée correctement dans le registre des traitements.
- S'assurer que la petite caisse est vérifiée chaque jour et qu'elle est correcte.
- S'assurer que les achats de cartes-cadeaux en ligne et en personne sont correctement enregistrés dans les dossiers des clients et dans le dossier excel de remboursement des cartes-cadeaux.
Coordination des thérapeutes
- S'assurer que les thérapeutes sont informés de leurs rendez-vous en temps voulu et conformément à leur emploi du temps.
- S'assurer que l'espace est aménagé et prêt à accueillir les thérapeutes.
- Optimiser les réservations afin que les horaires des thérapeutes soient respectés en fonction de leurs besoins.
- S'assurer qu'il y a suffisamment de thérapeutes pour couvrir les demandes potentielles de réservations des clients.
- S'assurer que le système en ligne reflète la disponibilité exacte de tous les thérapeutes à tout moment.
Tenue de la maison
- Assurer un entretien impeccable et contribuer à maintenir une atmosphère chaleureuse et professionnelle.
- Veiller à ce que l'espace soit propre et bien rangé et à ce que le niveau d'hygiène soit le plus élevé possible.
- La blanchisserie est gérée sur place et la réceptionniste s'en occupe entre les clients.
- Laver les tasses et la vaisselle des clients.
- Lorsque vous travaillez sur des projets administratifs, ne travaillez que sur un projet à la fois afin que le bureau soit toujours propre et bien rangé.
Vente
- S'entretenir avec les clients potentiels et existants au sujet des services offerts par le Spa Vert - Espace Bien-Être. Approche douce de la vente. L'objectif est de développer une relation avec le client, de l'informer sur nos offres et de le fidéliser, de lui donner envie d'essayer les services et de revenir chez nous.
- Accroître le chiffre d'affaires net de l'entreprise grâce à une gestion efficace de l'entreprise, à des ventes efficaces sur le terrain et à la mise en œuvre du plan de marketing.
- Gestion de la base de données des clients, des formulaires de santé des clients et du logiciel de planification pour s'assurer que tout est à jour et que les informations sont saisies avec précision.
Compétences
- Excellente communication orale et écrite en français et en anglais
- Excellentes capacités d'organisation.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à faire preuve d'autonomie.
- Capacité à gérer des situations difficiles, y compris des conflits, avec aisance.
- Solides compétences en matière de vente et de relations interpersonnelles.
- Débrouillardise et capacité à réfléchir rapidement et à trouver des solutions.
- Bonne connaissance d'Excel.
- A l'aise avec l'utilisation d'un logiciel de réservation en ligne.
- Une expérience dans le secteur des services est un plus.
- Expérience avec le logiciel Zenoti est un atout.
Code vestimentaire : Porter une tenue vestimentaire élégante.
Horaires :
15 à 18 heures par semaine : en journée, en soirée et le week-end. Disponibilité le week-end et le soir requise.
Veuillez soumettre votre CV accompagné d'une lettre de motivation à [email protected].
Dans la lettre de motivation, informez-nous de vos disponibilités.
Qualifications et compétences
Nous encourageons fortement un minimum de 2 ans d'expérience dans le service à la clientèle.
Type d'emploi : Temps partiel
Rémunération : 17 à 23 $ de l'heure selon l'expérience.
Heures prévues : 15 heures par semaine
Avantages :
- Horaire flexible
- Réduction sur les services après 3 mois
Horaire :
- Poste de soir (15h à 22h durant la semaine, 15h à 21h pour les fin de semaines)
- Fin de semaine au besoin
Question(s) relative(s) à la candidature :
Avez-vous une expérience pertinente dans l'industrie du bien-être ou avec des logiciels de réservation?
Expérience :
Expérience administrative : 1 an (de préférence)
Réception : 1 an (de préférence)
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Spa Vert - Espace Bien-Être is a small environmentally friendly business located in Little Burgundy, near Atwater market. We offer therapeutic massage, osteopathy and naturopathic consultations.
The Position:
The front desk receptionists are responsible for the efficient running of the daily operations and customer service of Spa Vert - Espace Bien-Être.
This individual must offer professional, rapid, personalized, and gracious customer services and ensure clients are happy with the services offered as well as ensure seamless coordination with the therapists. The receptionist is the face and voice of Spa Vert - Espace Bien-Être.
Duties will include:
Client interaction.
- Handling client calls professionally, efficiently and in a timely manner.
- Optimize the use of the booking software to book clients in a concentrated period when possible. I.e. Schedule appointments close together when possible. - Develop and maintain gracious and efficient front desk procedures.
- Accurately enter appointments into the booking system.
- Greeting clients professionally as they arrive in the space. Offer water and tea and ensure they are comfortable before and after their treatment.
- Reminder calls for appointments
- Check Spa Vert - Espace Bien-Être email and text messages regularly to ensure any requests are handled in a timely and professional manner.
Handling Payments
- Take the payment from the client, ensuring the clients are charged the appropriate amount and that the transaction is recorded in the treatment log correctly.
- Ensure petty cash is checked every day and is correct.
- Ensuring gift card purchases online and in person are properly recorded in client files and gift card redemption excel folder.
Therapist coordination
- Ensure therapists know about their appointments in a timely manner and in accordance to when they have given their schedule.
- Ensure the space is set up and ready for therapists.
- Optimize bookings so that therapists schedules are met within their needs.
- Ensure there is enough therapists to cover potential requests for client bookings.
- Ensure the online system reflects the accurate availability of all the therapists at all times.
House-Keeping
- Keep impeccable house-keeping and help maintain a warm yet professional atmosphere.
- Ensure the space is clean and tidy and to the highest level of hygiene.
- Laundry is handled on-site and receptionist takes care of this in between clients.
- Washing cups/dishes from clients.
- When working on administration projects, only work on one project at a time so the desk is always neat and tidy.
Sales
- Engage with potential and existing clients about the services offered at Spa Vert - Espace Bien-Être. Soft sale approach. The goal is to develop a relationship with the client, inform them of our offerings and build loyalty and desire to try the services and return to the us.
- Grow net sales of the business through efficient management of the business, effective on-site sales and implementing the marketing plan.
- Management of the customer database , client health forms and scheduling software to ensure everything is up-to-date and the information is accurately entered.
Skills
- Excellent oral and written communication in French and English
- Excellent organization skills.
- Ability to multi-task and be autonomous
- Able to handle difficult situations including conflict with ease.
- Strong sales and interpersonal skills.
- Resourceful and ability to think quickly and find solutions.
- Good working knowledge of excel.
- Comfortable with using online booking software
- Experience within the service sector a plus
- Experience with Zenoti software is a plus
Dress Code: Wear smart dress code
Hours:
15-35 hours per week: day, evenings and weekends. Availability on evenings necessary.
Please submit CVs with cover letter to [email protected]
In the cover letter, inform us of your availabilities.
Qualifications and Skills
We strongly encourage a minimum of 2 year experience in customer service.
Job Type: Part time
Pay: $17- $23 per hour depending upon experience
Expected hours: 15 per week
Benefits:
- Flexible schedule
- Discount on services after 3 months
Schedule:
- Evening shift (3 to 10pm on weekdays, 3 to 9pm on weekends)
- Weekends as needed
Application question(s):
- Do you have relevant experience working in the Wellness industry or with booking softwares?
Experience:
- Front desk: 1 year (preferred)
- Administrative experience: 1 year (preferred)
Job Type: Part-time
Pay: $17.00-$23.00 per hour
Application question(s):
- Seriez-vous disponible pour travailler les lundis et dimanches soirs? | Would you be available to work Sunday and Monday evenings?
Language:
- French (required)
- English (required)
Work Location: In person
