Job Introduction
Thanks for checking out our vacancy, we’re delighted you want to learn more about Dechra
Dechra is a growing, global specialist within the world of veterinary pharmaceuticals. Our expertise is in the development, manufacture, marketing and sales of high quality products exclusively for veterinarians worldwide.
Here at Dechra, our values are embedded within our culture and thrive within our family of almost 2000 colleagues globally. From manufacturing to marketing, (D)edication, (E)njoyment, (C)ourage, (H)onesty, (R)elationships and (A)mbition are at the heart of our everyday operations and the way we do business
The Opportunity
The Dechra Program Coordinator primary responsibilities will be to manage the Extended Producers Responsibility reporting requirements across Canada, manage all artworks changes across all therapeutic areas, coordinate the logistics and manage all Industry Conferences and events attended by Dechra, will be responsible for maintaining and enforcing the Product Sample Distribution process, along with maintaining and updating several data files/systems.
The Program Coordinator will report to the Commercial Operations Manager and will support other departments needs as required.
This role is an internal position located at the Head Office in Pointe Claire Quebec with a Hybrid work schedule of 3 days in the office.
The Program Coordinator will be proactive in their efforts to organize, manage and coordinate multiple priorities and events. They are responsible for the timely execution of tasks related to EPR reporting and Conferences.
Objectif du poste
Les principales responsabilités du coordonnateur(trice) de programme chez Dechra consistent à gérer les exigences de déclaration liées à la responsabilité élargie des producteurs (REP) à l’échelle du Canada, à gérer toutes les modifications d’illustrations (artworks) dans l’ensemble des aires thérapeutiques, à coordonner la logistique et à gérer toutes les conférences et événements de l’industrie auxquels Dechra participe. Le titulaire du poste sera également responsable du maintien et de l’application du processus de distribution des échantillons de produits, ainsi que de la tenue à jour de plusieurs fichiers et systèmes de données.
Le coordonnateur de programme relèvera du gestionnaire des opérations commerciales et soutiendra, au besoin, les activités des autres départements.
Ce poste est un poste interne, situé au siège social à Pointe Claire, Québec, avec un horaire de travail hybride de trois (3) jours par semaine au bureau.
Le coordonnateur de programme adoptera une approche proactive afin d’organiser, de gérer et de coordonner plusieurs priorités et événements simultanément. Il ou elle est responsable de l’exécution ponctuelle des tâches liées aux déclarations REP et à l’organisation des conférences.
Main Responsibilities
So, what will you be doing? This role has a broad and varied scope and the successful candidate will have responsibility for duties including:
Extended Producer Responsibilities (EPR)
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Work with our Pro to complete required data submissions and pay invoices.
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Update product Master Data work sheet and the data for new and existing products.
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Work with the other various environment organizations and data collection programs like the Federal Plastic Registry, ARMA, RPRA, ECC, Clean Farms etc. and ensure Dechra is compliant with Canadian regulations across all Provinces and Territories.
Conference / Trade Show Management
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Work with Sales and Marketing on managing/tracking deadlines and ensure execution and communication of key factors. This includes, registrations, hotel bookings, Mkt material, prizes, samples etc..
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Manage logistics of booth(s) and materials.
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Maintain Conference Tracker and monthly meetings with team.
Artwork Change Management
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Review labels, verify commercial details.
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Manage implementation and destruction of any remaining old components.
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If required communicate change to BG/TSV.
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Update Compendium and project tracker.
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Ensure updated pack shots are available and shared as required.
Product Sample Distribution Coordination
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Manage and update tracker as you coordinate the various needs for samples such as Conference and Rep kits, Product Store, Special Projects and other.
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Ensure SOP is followed by Dechra Canada employees.
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Provide Onboarding training as required.
Data Systems, Hardware and IT support
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Maintain and update the data systems for Operations monthly from data obtained in Oracle and other systems. The data systems track shipments, orders, sales etc.
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Manage the IPAD deployment and trouble shoot issues with IT.
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Initiate Laptop imaging for new employees with IT support.
THRIVE Representative
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Attend the Global meetings.
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Initiate/coordinate activities for the Canadian team.
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Provide a synopsis of the programs offered through our benefit programs and Dechra initiatives as part of onboarding presentation.
SDS Management
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Manage all product SDS updates and distribution.
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Responsible for New Product SDS creation.
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Keep tracker updated.
Responsabilités clés
Responsabilité élargie des producteurs (REP)
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Collaborer avec notre organisme de gestion reconnu (OGR) afin de compléter les soumissions de données requises et de procéder au paiement des factures.
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Mettre à jour la feuille de données maîtresses des produits ainsi que les données relatives aux produits nouveaux et existants.
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Travailler avec divers organismes environnementaux et programmes de collecte de données tels que le Registre fédéral des plastiques, ARMA, RPRA, ECC, agriRÉCUP etc., et veiller à ce que Dechra respecte les réglementations canadiennes dans l’ensemble des provinces et territoires.
Gestion des conférences et salons professionnels
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Collaborer avec les équipes des ventes et du marketing pour la gestion et le suivi des échéanciers, et assurer l’exécution et la communication des éléments clés.
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Cela comprend les inscriptions, les réservations d’hôtel, le matériel marketing, les prix, les échantillons, etc.
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Gérer la logistique des kiosques et du matériel.
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Maintenir le registre de suivi des conférences et participer aux réunions mensuelles avec l’équipe.
Gestion des changements d’illustrations (artworks)
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Examiner les étiquettes et valider les renseignements commerciaux.
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Gérer la mise en œuvre des changements ainsi que la destruction des composantes restantes obsolètes.
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Communiquer les changements à BG/TSV, au besoin.
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Mettre à jour le Compendium et l’outil de suivi des projets.
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S’assurer que les visuels d’emballage à jour sont disponibles et partagés, au besoin.
Coordination de la distribution des échantillons de produits
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Gérer et mettre à jour l’outil de suivi lors de la coordination des différents besoins en échantillons, tels que les conférences, les trousses des représentants, la boutique de produits, les projets spéciaux et autres initiatives.
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Veiller au respect des procédures opérationnelles normalisées (SOP) par les employés de Dechra Canada.
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Offrir la formation d’intégration au besoin.
Systèmes de données, matériel et soutien TI
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Maintenir et mettre à jour mensuellement les systèmes de données des opérations à partir des données provenant d’Oracle et d’autres systèmes. Ces systèmes assurent le suivi des expéditions, des commandes, des ventes, etc.
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Gérer le déploiement des iPad et résoudre les problèmes en collaboration avec les TI.
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Amorcer l’imagerie des ordinateurs portables pour les nouveaux employés avec le soutien de l’équipe TI.
Représentant(e) THRIVE
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Participer aux réunions mondiales.
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Amorcer et coordonner les activités pour l’équipe canadienne.
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Fournir un sommaire des programmes offerts dans le cadre des avantages sociaux et des initiatives de Dechra lors des présentations d’intégration.
Gestion des fiches de données de sécurité (FDS)
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Gérer toutes les mises à jour et la distribution des FDS des produits.
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Être responsable de la création des FDS pour les nouveaux produits.
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Maintenir l’outil de suivi à jour.
The Ideal Candidate
Here at Dechra we pride ourselves on being an inclusive employer and we embrace candidates from all walks of life. We’re particularly excited to hear from those who have/are:
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Bachelor’s Degree preferred or related work experience
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Minimum of 5 years of experience in operations related role, preferably pharmaceutical
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Strong written and oral communication skills in English and French.
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Knowledge of packaging component specifications is preferred.
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EPR experience preferred.
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Strong analytical, conceptual, and problem-solving abilities.
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Proven ability to research and learn new concepts, ideas, and technologies quickly.
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Experience working in a team-oriented, collaborative environment.
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Ability to translate an idea or need into a completed solution or work product.
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Self-motivated.
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Excellent computer skills (MS Office) and the ability to pick up new systems & software.
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Proficient creating reports.
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Experience with Oracle/SAP would be preferred.
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Occasional Travel may be required
La personne idéale
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Baccalauréat souhaité ou expérience professionnelle équivalente.
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Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un rôle lié aux opérations, idéalement dans le secteur pharmaceutique.
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Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français.
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Connaissance des spécifications des composants d’emballage (souhaitée).
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Expérience en responsabilité élargie des producteurs (REP) (souhaitée).
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Solides aptitudes analytiques, conceptuelles et en résolution de problèmes.
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Capacité démontrée à effectuer de la recherche et à apprendre rapidement de nouveaux concepts, idées et technologies.
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Expérience de travail dans un environnement collaboratif et axé sur le travail d’équipe.
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Capacité à traduire une idée ou un besoin en solution concrète ou en livrable final.
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Autonomie et motivation personnelle élevées.
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Excellentes compétences informatiques (MS Office) et capacité d’apprendre rapidement de nouveaux systèmes et logiciels.
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Capacité à produire des rapports de façon efficace.
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Expérience avec Oracle et/ou SAP (un atout).
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Des déplacements occasionnels peuvent être requis.
About The Company
Dechra is an international specialist in veterinary pharmaceuticals. Our expertise lies in the development, manufacturing, sales and marketing of high-quality products exclusively for veterinarians around the world. We offer a generous defined contribution pension plan as well as a full range of health benefits, financial benefits and voluntary programs, including an excellent bonus plan.
