Accounting & Finance Administrator
Bookkeeping Accounts Receivable Accounts Payable
Sudbury, Ontario
Permanent Full-Time | 37.5 Hours per Week
$23.00 - $28.00 per Hour
Monday to Friday
ENGLISH (CANADA)
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We are seeking a detail-oriented and dependable Accounting & Finance Administrator to join our growing team. This is an excellent opportunity for an accounting professional who enjoys variety in their work and wants to play a key role in supporting the financial operations of a dynamic and growing organisation.
In this position, you will be responsible for bookkeeping, accounts receivable, accounts payable, invoicing, collections, reconciliations, financial reporting support, and general accounting administration. You will work closely with management, customers, vendors, and external advisors to ensure accurate financial records, healthy cash flow, and efficient business operations.
Experience working within a Managed Services Provider (MSP), Information Technology (IT) company, telecommunications provider, technology reseller, or service-based business is highly desirable. Candidates familiar with recurring billing, subscription services, vendor relationships, software licensing, and technology procurement processes will be particularly successful in this role.
About the Role
The Accounting & Finance Administrator supports the day-to-day financial activities of the organisation and serves as a key member of the administrative and finance team. This position is responsible for maintaining accurate accounting records, managing receivables and payables, supporting financial reporting activities, and ensuring compliance with company policies and financial controls.
The ideal candidate is highly organised, collaborative, customer-focused, and committed to delivering exceptional accuracy and professionalism.
Key Responsibilities
Accounting & Bookkeeping
- Maintain accurate accounting records and financial transactions.
- Record journal entries and maintain the general ledger.
- Perform account reconciliations including bank accounts, credit cards, and balance sheet accounts.
- Assist with month-end, quarter-end, and year-end activities.
- Support financial reporting and management reporting requirements.
- Maintain accounting files, records, and supporting documentation.
- Assist with payroll administration and payroll-related reporting.
- Support budgeting and forecasting activities.
- Liaise with external accountants, auditors, and financial advisors as required.
Accounts Receivable
- Prepare and distribute customer invoices accurately and on schedule.
- Process customer payments and maintain customer account records.
- Monitor outstanding receivables and perform collection activities.
- Resolve customer billing inquiries and discrepancies.
- Maintain accounts receivable ageing reports.
- Support recurring billing and contract-based invoicing.
- Assist with cash flow management and collection strategies.
- Build and maintain positive customer relationships.
Accounts Payable
- Review, verify, and process vendor invoices.
- Match invoices to purchase orders and supporting documentation.
- Process vendor payments and remittances.
- Reconcile supplier statements and vendor accounts.
- Maintain vendor records and payment histories.
- Respond to vendor inquiries in a timely and professional manner.
- Support purchasing and procurement administration activities.
- Ensure invoices are processed and paid according to company procedures.
Administrative Support
- Maintain confidentiality of financial, customer, vendor, and employee information.
- Support internal financial controls and company policies.
- Prepare reports and documentation requested by management.
- Identify opportunities for process improvement and increased efficiency.
- Support special projects and operational initiatives as required.
- Perform other duties as required.
Required Qualifications
- Diploma, certificate, or post-secondary education in Accounting, Finance, Bookkeeping, Business Administration, or a related field.
- Minimum two years of experience in bookkeeping, accounting, accounts receivable, accounts payable, or financial administration.
- Experience using accounting software such as QuickBooks, Sage, Xero, Microsoft Dynamics, Business Central, or similar solutions.
- Strong Microsoft Excel and Microsoft 365 skills.
- Solid understanding of accounting principles and financial controls.
- Excellent organisational and time management skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Professional verbal and written communication skills.
- Ability to work independently and manage multiple priorities.
Preferred Qualifications
- Payroll administration experience.
- Experience working in a small business environment.
- Knowledge of Canadian accounting practices, HST requirements, and payroll regulations.
- Experience with recurring billing and service-based organisations.
- Experience working for a Managed Services Provider (MSP), Information Technology (IT) company, technology reseller, telecommunications provider, or professional services organisation would be considered a strong asset.
- Experience managing recurring service agreements, subscription billing, technology vendor invoicing, software licensing, warranty renewals, and customer contract administration.
- Familiarity with QuickBooks, Sage, Xero, Microsoft Dynamics, Business Central, HaloPSA, ConnectWise, or similar business management platforms.
- Experience supporting procurement, vendor management, and technology-related purchasing processes.
- Bilingual English and French communication skills would be considered an asset.
What We Offer
- Competitive compensation
- Permanent full-time employment
- Professional and supportive team environment
- Opportunities for growth and advancement
- Ongoing training and professional development
- Paid vacation and company benefits program
- Meaningful opportunity to contribute to the success of a growing business
Why Join Us?
At our organisation, every team member has the opportunity to make an impact. We foster a collaborative environment that values accountability, professionalism, continuous learning, and exceptional client service. If you are looking for a stable long-term opportunity where your financial and administrative expertise will directly contribute to business success, we encourage you to apply.
FRANÇAIS (CANADA)
Faites progresser votre carrière au sein d'une entreprise technologique en croissance
Nous sommes à la recherche d'un(e) Administrateur(trice) des finances et de la comptabilité fiable, organisé(e) et soucieux(se) du détail afin de joindre notre équipe en pleine croissance. Cette opportunité est idéale pour un professionnel de la comptabilité qui aime la diversité des tâches et souhaite jouer un rôle essentiel dans le succès financier de l'entreprise.
Dans ce poste, vous serez responsable de la tenue de livres, des comptes clients, des comptes fournisseurs, de la facturation, des recouvrements, des rapprochements, du soutien aux rapports financiers et des fonctions administratives liées à la comptabilité. Vous collaborerez étroitement avec la direction, les clients, les fournisseurs et les partenaires externes afin d'assurer l'exactitude des dossiers financiers et l'efficacité des opérations.
Une expérience au sein d'un fournisseur de services gérés (MSP), d'une entreprise de technologies de l'information (TI), d'un revendeur technologique, d'une entreprise de télécommunications ou d'une entreprise de services constitue un atout important.
Détails de l'emploi
- Titre du poste : Administrateur(trice) des finances et de la comptabilité
- Type d'emploi : Permanent à temps plein
- Horaire : 37,5 heures par semaine
- Jours de travail : Lundi au vendredi
- Lieu : Sudbury (Ontario)
- Salaire : 23,00 $ à 28,00 $ de l'heure
Responsabilités principales
Comptabilité et tenue de livres
- Maintenir des dossiers financiers complets et exacts.
- Effectuer les écritures comptables et gérer le grand livre.
- Réaliser les rapprochements bancaires et comptables.
- Participer aux processus de fermeture mensuelle et annuelle.
- Produire des rapports financiers et administratifs.
- Soutenir l'administration de la paie.
- Collaborer avec les comptables externes et les vérificateurs.
Comptes clients
- Préparer et transmettre les factures aux clients.
- Effectuer le suivi des paiements et des comptes en souffrance.
- Gérer les activités de recouvrement.
- Résoudre les demandes et écarts de facturation.
- Produire des rapports de vieillissement des comptes clients.
- Soutenir les processus de facturation récurrente et contractuelle.
Comptes fournisseurs
- Vérifier et traiter les factures des fournisseurs.
- Préparer les paiements et remises.
- Effectuer les rapprochements des comptes fournisseurs.
- Maintenir les dossiers des fournisseurs.
- Répondre aux demandes des fournisseurs.
- Soutenir les activités d'approvisionnement et d'achats.
Soutien administratif
- Assurer la confidentialité des renseignements financiers.
- Respecter les politiques et contrôles financiers de l'entreprise.
- Préparer des rapports et documents pour la direction.
- Contribuer à l'amélioration continue des processus.
Qualifications requises
- Diplôme ou certificat en comptabilité, finances, tenue de livres, administration ou domaine connexe.
- Minimum de deux années d'expérience pertinente.
- Expérience avec des logiciels comptables tels que QuickBooks, Sage, Xero, Dynamics ou équivalent.
- Excellente maîtrise d'Excel et de Microsoft 365.
- Excellentes habiletés organisationnelles.
- Grande rigueur et souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs priorités de manière autonome.
Qualifications privilégiées
- Expérience en administration de la paie.
- Expérience dans un environnement de petite entreprise.
- Connaissance de la TVH et des pratiques comptables canadiennes.
- Expérience avec la facturation récurrente et les entreprises de services.
- Expérience au sein d'un MSP, d'une entreprise de TI, d'un revendeur technologique, d'une entreprise de télécommunications ou d'une firme de services professionnels, un atout majeur.
- Expérience en gestion des contrats récurrents, des licences logicielles, des abonnements et des renouvellements.
- Connaissance de QuickBooks, Sage, Xero, Business Central, HaloPSA, ConnectWise ou systèmes similaires.
- Expérience en approvisionnement, gestion des fournisseurs et achats technologiques.
- Bilinguisme français-anglais, un atout.
Ce que nous offrons
- Rémunération concurrentielle
- Poste permanent à temps plein
- Environnement de travail collaboratif et professionnel
- Possibilités d'avancement et de développement professionnel
- Formation continue
- Vacances payées et programme d'avantages sociaux
- Occasion de contribuer directement à la croissance de l'entreprise
Prêt à joindre une équipe en croissance?
Si vous êtes un professionnel de la comptabilité motivé, organisé et axé sur le service, nous vous invitons à soumettre votre candidature pour le poste d'Administrateur(trice) des finances et de la comptabilité. Votre expertise contribuera directement au succès financier et opérationnel de notre organisation.
Pay: $23.00-$28.00 per hour
Benefits:
- Casual dress
- Mileage reimbursement
- On-site parking
- Paid time off
Work Location: In person
