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Coordonnateur(trice) des événements et du matériel de vente
À propos du poste
Le ou la coordonnateur(trice) des événements et du matériel de vente joue un rôle important dans le bon fonctionnement de l'équipe Marketing. Vous vous assurez que chaque salon professionnel, lancement de produit et activité de vente dispose du matériel nécessaire, à jour et conforme à l'image de l'entreprise.
Vous travaillerez en collaboration avec les équipes Marketing, Ventes et Développement de produits afin que tout soit prêt au bon moment et que les représentants des ventes aient tout ce dont ils ont besoin.
Ce poste convient à une personne organisée, qui aime le travail bien fait, respecte les échéances et apprécie le travail en coulisses qui permet à tout de bien fonctionner.
Ce que vous ferez
Gestion du matériel de vente
- Gérer tout le processus des outils de vente, comme les échantillons de lancement, les catalogues, les fiches produits et les articles promotionnels pour les événements.
- Recevoir, traiter et faire le suivi des demandes de l'équipe des ventes en offrant un service rapide et une bonne communication.
- Préparer les ensembles de matériel nécessaires pour les lancements de nouveaux produits.
- S'assurer que les représentants des ventes utilisent toujours la version la plus récente des documents.
Coordination des événements
- Organiser la préparation du matériel pour les salons professionnels en vous assurant que tous les échantillons, documents et fournitures sont prêts avant, pendant et après chaque événement.
- Tenir à jour le calendrier annuel des salons, incluant les dates, les budgets, les échéances et les commentaires après les événements.
- Repérer les besoins en matériel et proposer des améliorations ou de nouveaux outils selon les commentaires des équipes sur le terrain.
- Offrir du soutien lors du montage des salons locaux et effectuer des déplacements à l'occasion, au besoin.
Organisation et suivi
- Gérer les inventaires et les outils de suivi avec précision.
- Garder tous les dossiers et documents bien organisés.
- S'assurer que les délais de préparation du matériel respectent les besoins des ventes, les lancements de produits et les événements.
- Préparer, emballer et expédier les échantillons destinés aux ventes et aux salons afin qu'ils arrivent à temps et en bon état.
Ce que vous apportez
Exigences
- De 2 à 4 ans d'expérience en coordination de projets ou de matériel dans un environnement où le travail est rapide et les délais sont serrés.
- Excellentes habiletés d'organisation et grand souci du détail.
- Bonne connaissance de Microsoft Office, particulièrement Excel, Word et SharePoint.
Atouts
- Expérience dans l'industrie des produits promotionnels.
- Expérience en soutien aux ventes, en marketing B2B ou dans un environnement de production.
- Bilinguisme (français et anglais).
Comment votre réussite sera évaluée
- Les événements sont bien préparés, avec tout le matériel prêt à temps et conforme à l'image de l'entreprise.
- L'équipe des ventes reçoit rapidement le matériel dont elle a besoin, et celui-ci est toujours exact et facile à trouver.
- Les façons de travailler sont bien organisées, faciles à suivre et peuvent évoluer avec la croissance de l'entreprise.
- Une meilleure coordination et un meilleur matériel contribuent à améliorer le travail de l'équipe des ventes et l'expérience des clients.
Le profil recherché
Vous êtes une personne organisée qui communique bien, s'adapte facilement aux changements et prend des initiatives. Vous êtes aussi à l'aise pour gérer un fichier Excel, faire le suivi d'un envoi manquant ou travailler avec plusieurs équipes afin de respecter un délai. Vous gardez une attitude positive et cherchez toujours des solutions.
À propos de nous
Spector & Co. est l'un des principaux fournisseurs de produits promotionnels en Amérique du Nord et possède plus de 70 ans d'expérience. L'entreprise compte environ 250 employés répartis entre les bureaux et la production.
À partir de ses installations modernes de 140 000 pieds carrés, Spector & Co. offre plus de 500 produits, dont des stylos, des carnets, des accessoires technologiques, des articles de voyage et des accessoires de bureau, ainsi que des gammes plus récentes comme les sacs Ashbury, les cahiers Scribl et les articles pour boissons Ora.
Tous nos produits promotionnels sont personnalisés à l'aide de techniques de marquage modernes.
Lieu de travail : En présentiel
About the Role
The Events & Sales Collateral Coordinator is essential to the operational success of our Marketing team — ensuring that every trade show, product launch, and sales interaction is backed by accurate, polished, and on-brand materials. You'll work at the intersection of Marketing, Sales, and Product Development, keeping collateral pipelines moving and sales teams fully equipped to perform at their best.
This role is ideal for someone who takes pride in flawless execution, thrives under deadline pressure, and finds satisfaction in the kind of behind-the-scenes work that makes everything run smoothly.
What You'll Do
Sales Collateral Management
- Own the full lifecycle of sales materials — including product launch samples, catalogs, product sheets, and event giveaways — from request through fulfillment.
- Process, track, and follow up on incoming requests from the sales team with clear communication and reliable turnaround times.
- Execute on coordinated collateral packages for new product launches.
- Maintain version control across all assets to ensure the sales team always has access to the most current materials.
Event Coordination & Support
- Serve as the logistical lead for trade show material preparation, ensuring all samples, collateral, and support items are ready and accounted for before, during, and after each event.
- Maintain an annual show calendar tracking participation, timelines, budgets, and post-show feedback.
- Identify gaps in materials and proactively recommend updates or new collateral based on field needs.
- Provide on-site support for local show setup, with occasional travel as required.
Operations & Workflow
- Manage inventory systems and tracking tools with a high degree of accuracy and accountability.
- Maintain organized documentation across all projects and asset libraries.
- Ensure collateral timelines align with sales cycles, launch schedules, and event deadlines.
- Pack and prepare sales and show samples for shipping, ensuring materials arrive on time, intact, and presentation-ready.
What You Bring
Must Have
- 2–4 years of experience coordinating projects or materials in a fast-paced, deadline-driven environment.
- Exceptional organizational skills with a strong attention to detail.
- Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, Word, and SharePoint.
Nice to Have
- Experience in the Promotional Products industry.
- Background in sales support, B2B marketing, or a production environment.
- Bilingual in English and French.
How We'll Measure Success
- Events are fully prepared — every element in place, on time, and on brand.
- The sales team feels consistently supported with materials that are accurate, relevant, and easy to access.
- Collateral workflows are reliable, well-documented, and scalable as the business grows.
- Sales efficiency and customer engagement improve as a direct result of better content and coordination.
Who You Are
You're a natural organizer who communicates clearly, adapts quickly, and takes ownership without being asked. You're equally comfortable managing a spreadsheet, chasing down a missing shipment, or collaborating cross-functionally on a tight deadline — and you bring a positive, solutions-first attitude to all of it.
About Us
Spector & Co. is a leading North American supplier of promotional products, with over 70 years of experience. The company employs approximately 250 office and production staff.
Operating out of a modern 140,000-square-foot facility, Spector & Co. offers over 500 products, including writing instruments, journals, tech accessories, travel items, and business accessories, along with newer categories such as Ashbury Bags, Scribl books, and Ora drinkware.
All promotional products are customized using state-of-the-art branding techniques.
Work Location: In person
