Salary: Market related
Reference: 1002412
Poste : administrateur de baux et coordonnateur de la comptabilité
Lieu de travail : Montréal, Québec
Type de poste : permanent – temps plein
Date d’entrée en fonction : dès que possible
Description du poste :
Nous recherchons un professionnel passionné, organisé et dynamique pour se joindre à notre équipe à titre d'
administrateur de baux et coordonnateur de la comptabilité. Sous la supervision du gestionnaire immobilier, vous jouerez un rôle clé dans le soutien des activités quotidiennes liées aux locations, à l’administration et à la comptabilité de notre portefeuille de propriétés résidentielles. Ce poste combine les relations avec les locataires, la gestion des baux et le soutien comptable, tout en assurant une expérience exceptionnelle à nos résidents.
Principales responsabilités :
Location et administration
- Gérer les appels téléphoniques et les messages entrants.
- Accueillir les locataires potentiels et coordonner les visites des propriétés.
- Examiner les demandes de location.
- Préparer les baux et la documentation connexe (résiliations de bail, ententes de stationnement, contrats de casier d’entreposage, etc.).
- Tenir à jour les dossiers des locataires et les registres des propriétés.
- Répondre aux demandes des locataires et aider à résoudre les problèmes.
- Préparer les clés et programmer le système d’interphone pour les nouveaux locataires.
- Remettre les clés aux locataires lors de l’emménagement.
- Effectuer les inspections d’emménagement et consigner l’état des logements.
- Superviser les inspections des logements lors de la remise des clés.
- Coordonner et gérer les calendriers mensuels d’emménagement et de déménagement des locataires.
- S’assurer que tous les documents juridiques et les avenants aux baux sont correctement archivés.
- Accomplir d’autres tâches administratives connexes.
Responsabilités comptables
- Préparer et traiter les dépôts de loyer et les paiements des locataires.
- Aider à la gestion des comptes clients et assurer le suivi des soldes de loyers impayés.
- Traiter les factures et soutenir les activités liées aux comptes fournisseurs.
- Tenir à jour des registres financiers et des grands livres des locataires précis.
- Aider au rapprochement mensuel des loyers.
- Soutenir la production des rapports de fin de mois et la documentation comptable.
- Effectuer la saisie de données et aider à d’autres tâches liées à la comptabilité, au besoin.
Qualifications :
- Expérience antérieure en location, en gestion immobilière, en administration ou en comptabilité.
- Une expérience en matière de comptes clients et de comptes fournisseurs est considérée comme un atout majeur.
- Solides compétences en organisation, en résolution de problèmes et en multitâche.
- Maîtrise de Microsoft Office; une expérience avec des logiciels de gestion immobilière est un atout.
- Maitrise du français
Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Motifs de l'exigence linguistique : communication avec les clients
- Fréquence d'utilisation : constamment (pour presque toutes les tâches)
Profil :
- Excellentes compétences en service à la clientèle et en communication.
- Grand souci du détail et de la précision.
- Capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs responsabilités.
- Autonome, fiable et proactif.
- Esprit d’équipe et approche collaborative.
Pourquoi se joindre à notre équipe ?
- Horaire : du mardi au samedi, de 9 h à 17 h
- Avantages
- Salle d’entraînement sur place
- Stationnement sur place
- Assurance collective
- Possibilités d’avancement professionnel
- Environnement de travail collaboratif et solidaire
Ce poste offre l’occasion de jouer un rôle clé dans les opérations administratives et financières d’une équipe de gestion immobilière résidentielle en pleine croissance. Si vous êtes organisé(e), soucieux(se) du détail et que vous aimez travailler dans un environnement dynamique, nous serions ravis de vous rencontrer.
Veuillez envoyer votre curriculum vitae en format Word à Yashar Eskandari à l’adresse [email protected].
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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.
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Position: Leasing Administrator & Accounting Coordinator
Location: Montreal, Quebec
Job Type: Permanent – Full-time
Start Date: As soon as possible
Job Description:
We are seeking a passionate, organized, and dynamic professional to join our team as a
Leasing Administrator & Accounting Coordinator. Reporting to the Property Manager, you will play a key role in supporting the day-to-day leasing, administrative, and accounting functions of our residential property portfolio. This position combines tenant relations, lease administration, and accounting support while ensuring an exceptional experience for our residents.
Main Responsibilities:
Leasing & Administration
- Manage incoming phone calls and messages.
- Welcome prospective tenants and coordinate property visits.
- Review rental applications.
- Prepare leases and related documentation (lease terminations, parking agreements, storage locker contracts, etc.).
- Maintain and update tenant files and property records.
- Respond to tenant inquiries and assist in resolving issues.
- Prepare keys and program the intercom system for new tenants.
- Hand over keys to tenants during move-in.
- Conduct move-in inspections and document unit conditions.
- Supervise unit inspections upon delivery.
- Coordinate and manage monthly tenant move-in and move-out schedules.
- Ensure all legal documents and lease amendments are properly archived.
- Perform other related administrative duties.
Accounting Responsibilities
- Prepare and process rent deposits and tenant payments.
- Assist with accounts receivable and follow up on outstanding rent balances.
- Process invoices and support accounts payable activities.
- Maintain accurate financial records and tenant ledgers.
- Assist with monthly rent roll reconciliations.
- Support month-end reporting and accounting documentation.
- Perform data entry and assist with other accounting-related tasks as required.
Qualifications:
- Previous experience in leasing, property management, administration, or accounting.
- Experience with accounts receivable/payable is considered a strong asset.
- Strong organizational, problem-solving, and multitasking skills.
- Proficiency in Microsoft Office; experience with property management software is an asset.
- Proficient in French
Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Communication with clients
- Frequency of Use: Constantly (for almost every task)
Profile:
- Excellent customer service and communication skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Ability to prioritize and manage multiple responsibilities.
- Autonomous, reliable, and proactive.
- Team player with a collaborative approach.
Why Join Our Team?
- Schedule, Tuesday to Saturday from 9:00 a.m. to 5:00 p.m.
- Benefits
- On-site gym
- On-site parking
- Group insurance
- Career development opportunities
- Collaborative and supportive work environment
This position offers the opportunity to play a key role in both the administrative and financial operations of a growing residential property management team. If you are organized, detail-oriented, and enjoy working in a fast-paced environment, we would love to hear from you.
Please send your resume in Word format to Yashar Eskandari at [email protected].
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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157
All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.
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