-------------------- English Version - Version française à suivre --------------------
POSITION SUMMARY
The General Manager reports to the Board of Directors and is responsible for providing administrative and clerical services in order to ensure effective and efficient operation of the Centre. This is a hands-on role: the General Manager works directly alongside staff in the day-to-day operation of the Centre, stepping in personally across bookings, invoicing, and facility tasks as needed. This is a full-time position. The incumbent is expected to work a 37.5 hour week, generally Monday to Friday, but must remain flexible to meet users and renters outside of normal business hours, or assign part-time staff to do so. Compensation range ($55,000 - $62,000) with 3 weeks of holidays. Apply to [email protected], complete with CV and cover letter.
KEY AREAS OF RESPONSIBILITIES
Operations / Administrative Duties
- Acts as liaison with City of Winnipeg authorities, community groups, area schools, users, and Board of Directors.
- Oversees the weekly and monthly planning of all Centre activities.
- Performs hall and ice rentals bookings, scheduling and communications.
- Manages the ice and hall rental bookings, creating and sending invoices, and following up on overdue invoices.
- Responds to emergency calls at the facility, as necessary, including outside of normal business hours. Part-time staff and board members are sometimes available to support.
- Works with the bookkeeping service to ensure timely invoicing and employee payment.
- General filing to be done in accordance with different areas of the Community Centre.
- Prepares correspondence, reports, and other documents as requested by the board.
- Oversees the preparation of incident, personal/bodily injury or property damage reports.
- Provides a monthly report to the Board a week prior to their meeting, and attends monthly Board meetings, during which they will answer questions pertaining to their report.
- Recommends operating policies and procedures for the Centre to the Board of Directors for approval.
- Performs other assigned duties as required.
Human Resources / Supervisory
- Responsible for the recruitment, training, supervision and dismissal of all staff, including recommending to the board for approval, the pay scale and job description for each position.
- Oversees the administration of Canteen/Restaurant operations, including ordering supplies, scheduling of staff, and keeping proper records and controls.
- Manages the kitchen and support staff to ensure proper processes and standards for cooking, food preparation, cleaning, and food hygiene.
- Sets work priorities, methods, and scheduling of support staff, including rink attendants.
- Coordinates staff for events requiring them.
- Manages part-time staff, including scheduling, day-to-day direction, and performance.
- Provides leadership in the development of staff training, including health and safety, cross-training, and administration.
- Reviews and approves timesheets for all staff prior to processing, and to meet the bi-weekly payroll.
Buildings and Grounds
- Conducts facility and ground inspections annually with the Building and Grounds Director as well as City of Winnipeg representatives.
- Works in consultation with part-time staff and the Board on upkeep and maintenance of arena, facility, ice maintenance equipment, including light carpentry, plumbing, painting, and general maintenance.
- Negotiates and administers all service contracts related to the area of responsibilities.
- Schedules and oversees all work done for the Centre performed by outside contractors.
- Administers maintenance schedule for building equipment.
- Responsible for ensuring that all records of maintenance for the ice plant and ice resurfacing machine are prepared and maintained.
- Responsible for ordering and/or receiving all cleaning, building and ice maintenance supplies required by the Centre.
- Coordinates repairs to office equipment.
- Ensures snow clearing from the parking lot and entrances is performed on a timely basis, assisting personally when required.
- Arranges the set-up and clean-up for socials and other functions.
Finances
- Applies for and administers all grants on behalf of the Centre.
- Identifies costs and evaluates all projects of a major upgrade or capital nature for consideration and approval by the Board.
- Approves all invoices.
- Follows up on overdue invoices to ensure timely payment.
- Recommends to the Board the necessary fees and fee changes for various programs and services, including ice rental rates.
QUALIFICATIONS
- Grade 12 diploma or equivalent.
- Post-secondary studies in administration, management, sports and recreation is an asset.
- Fluency in English, both written and oral.
- Proficiency and fluency in French, both written and oral, are not mandatory but are a significant advantage.
- Ability to maintain a high level of confidentiality concerning the Centre's files.
- Strong knowledge of various technologies, including but not limited to Microsoft programs (Word, Excel, and Outlook), Google applications (OneDrive), and experience with event and ice rental booking software is a significant advantage.
- Basic understanding of ice resurfacing equipment, grounds keeping equipment, and HVAC systems is a big advantage.
- Knowledge of office administration procedures.
- Excellent interpersonal and communication skills.
- Possess cultural awareness and sensitivity.
-------------------- Version française --------------------
RÉSUMÉ DE LA POSITION
Le gérant ou la gérante fait rapport au conseil d'administration, et est responsable de fournir des services administratifs et de gérance de bureau afin d'assurer le fonctionnement efficace du centre communautaire. Il s'agit d'un poste pratique : le gérant ou la gérante travaille directement aux côtés du personnel dans les opérations quotidiennes du Centre, intervenant personnellement pour les réservations, la facturation et les tâches d'entretien au besoin. Il s'agit d'un poste à temps plein, le/la titulaire travaillera généralement de 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, mais doit rester flexible pour pouvoir rencontrer les utilisateurs et les locataires en dehors des heures normales de bureau, ou affecter du personnel à temps partiel pour le faire. Échelle salariale (55,000 $ à 62,000 $) avec 3 semaines de congés. Postulez à [email protected] avec un CV et une lettre de motivation
DOMAINES DE RESPONSABILITÉS
Gérance des opérations / Tâches administratives
- Agis à titre de liaison avec les autorités de la ville de Winnipeg, les groupes communautaires, les écoles de la région, les utilisateurs, et le conseil administratif.
- S'occupe de la planification hebdomadaire et mensuelle de toutes les activités du Centre.
- Effectue les réservations, la planification et les communications relatives à la location de salles et de glace.
- Gère les réservations de glace et de salles, de la création et de l'envoi des factures, et du suivi des factures en souffrance.
- Répond aux appels d'urgence à l'installation, au besoin, y compris en dehors des heures normales de bureau. Le personnel à temps partiel et les membres du conseil sont parfois disponibles pour offrir un soutien.
- Travaille avec le service de comptabilité pour garantir une facturation et un paiement des employés en temps opportun.
- Classement général de dossiers à faire selon les différents secteurs du Centre.
- Prépare la correspondance, les rapports, et autres documents de communication comme demandé par le conseil d'administration.
- Supervise la préparation des rapports d'incidents, de blessures corporelles ou de dommages matériels.
- Fournis un rapport mensuel au Conseil une semaine avant leur réunion, et assiste à ces réunions mensuelles pour répondre aux questions relatives à leur rapport.
- Fait des recommandations de politiques et procédures de fonctionnement du Centre au Conseil administratif pour approbation.
- Effectue autres tâches assignées au besoin.
Ressources humaines / Supervision
- Responsable du recrutement, de la formation, de la supervision, et du licenciement de tout le personnel du Centre, y compris la recommandation au conseil pour approbation de l'échelle salariale et de la description de poste pour chaque poste.
- Gère les opérations de la cantine/restaurant, y compris la commande de provisions, l'horaire du personnel, et la tenue de registres et de contrôles appropriés.
- Gère le personnel de cuisine et de soutien afin d'assurer des processus et des normes appropriés pour la cuisson, la préparation des aliments, le nettoyage et l'hygiène alimentaire.
- Établit les priorités de travail, les tâches, et l'horaire du personnel de soutien, y compris les préposés à la patinoire / chauffeur de surfaceuse à glace.
- Coordonne le personnel pour les événements spéciaux au besoin.
- Gère le personnel à temps partiel, y compris la planification, la direction au quotidien et la performance.
- Assure le développement de la formation du personnel, y compris la santé et la sécurité, la formation croisée et l'administration.
- Revois et autorise les feuilles de temps pour tout le personnel avant le traitement, et pour respecter la paie bimensuelle.
Bâtiments et terrains
- Effectue des inspections annuelles des installations et des terrains avec le directeur ou la directrice des bâtiments et des terrains, ainsi qu'avec les représentants de la Ville.
- Travaille en consultation avec le personnel à temps partiel et le Conseil sur l'entretien de l'aréna, des installations et de l'équipement d'entretien de la glace, y compris la menuiserie légère, la plomberie, la peinture et l'entretien général.
- Négocie et administre tous les contrats externes de services.
- Planifie et supervise tous travaux effectués pour le Centre par des contracteurs externes.
- Administre le calendrier d'entretien de l'équipement du bâtiment.
- Responsable de s'assurer que tous les dossiers d'entretien du système de réfrigération (ice plant) et de la surfaceuse à glace (ice resurfacing machine) sont préparés et maintenus.
- Responsable de la commande et/ou de la réception de toutes les fournitures de nettoyage, de construction, et d'entretien de la glace requises par le Centre.
- Coordonne les réparations de l'équipement de bureau.
- S'assure que le déneigement du stationnement et des entrées est effectué régulièrement, en aidant personnellement au besoin.
- Organise l'installation et le nettoyage pour des sociales et autres fonctions.
Finances
- Rempli les demandes et administre toutes les subventions au nom du Centre.
- Identifie les coûts et évalue tous les projets de mise à niveau ou d'immobilisations majeures pour considération et approbation par le Conseil administratif.
- Autoriser le paiement de toutes les factures.
- Effectue le suivi des factures en souffrance pour assurer le paiement en temps opportun.
- Fait des recommandations des frais nécessaires et les changements de frais pour divers programmes et services, y compris les tarifs de location de glace, auprès du Conseil.
EXIGENCES DU/DE LA CANDIDAT/E
- Diplôme de 12e année ou l'équivalent.
- Des études postsecondaires en administration/gestion ou sports et loisirs sont un atout.
- Maîtrise de l'anglais, à l'écrit et à l'oral.
- La compétence et la maîtrise du français, à l'écrit et à l'oral, ne sont pas obligatoires mais constituent un atout significatif.
- Capacité à maintenir un haut niveau de confidentialité concernant les dossiers du Centre.
- Solide connaissance de diverses technologies, y compris mais sans s'y limiter aux programmes Microsoft (Word, Excel et Outlook), aux applications Google (OneDrive), et une expérience avec des logiciels de réservation d'événements et de location de glace constitue un atout significatif.
- Une compréhension de base de l'équipement de surfaceuse à glace, de l'équipement d'entretien des terrains, et des systèmes CVC est un grand atout.
- Connaissance de procédures administratives de bureau.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
- Posséder une conscience et une sensibilité culturelle.
Job Types: Full-time, Permanent
Pay: $55,000.00-$62,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Flexible schedule
- On-site parking
Education:
- Secondary School (required)
Language:
- French (preferred)
- English (preferred)
Work Location: In person
