Coordinateur de l’installation
Cherchez-vous à faire votre prochain changement de carrière ? CellCarta, une organisation de recherche sous contrat, recrute un coordinateur d’installation pour rejoindre notre équipe dynamique. En tant que coordinateur de site, vous aurez l’opportunité d’utiliser votre expertise et vos compétences pour garantir que nos services répondent aux normes les plus élevées de l’industrie. Venez travailler avec une équipe de personnes talentueuses qui se sont engagées à avoir un impact positif sur la santé et le bien-être humains. Postulez aujourd’hui et faites le premier pas vers une nouvelle carrière passionnante avec CellCarta!
Résumé
Le coordinateur des installations soutient les opérations quotidiennes, l’entretien et la coordination des services des installations afin de garantir un lieu de travail sûr, efficace et fonctionnel. Agissant en tant que point de contact clé pour les opérations du bâtiment, les fournisseurs et les employés, ce rôle soutient le bureau, le laboratoire et les espaces communs.
Ce poste exige une approche pratique, avec une implication régulière dans les tâches de soutien aux installations physiques, ainsi que des responsabilités de coordination et d’administration.
Responsabilités
Support des installations et de la maintenance
- Effectuer régulièrement des visites d’installations pour identifier et signaler les problèmes de sécurité, de maintenance ou opérationnels
- Effectuer des réparations mineures et des tâches d’entretien général, y compris la menuiserie de base, l’assemblage des meubles, le remplacement du matériel et les retouches de peinture
- Aider à l’agencement des bureaux, aux déplacements de mobilier et à la reconfiguration des espaces
- Maintenir les fournitures de l’installation et surveiller les niveaux de stock
- Transmettre des travaux complexes ou spécialisés à des prestataires externes si nécessaire
- Soutenir les urgences liées aux installations et coordonner les réponses en dehors des heures de bureau si nécessaire
Ordre d’exécution et opérations quotidiennes
- Recevoir, suivre et assurer le suivi des ordres de travail d’installation et des demandes de service afin de garantir une résolution rapide
- Répondre aux e-mails et demandes liés à l’installation, acheminer les demandes selon qu’il convient
- Coordonner avec les équipes internes, les fournisseurs et la gestion des biens pour maintenir les niveaux de service et résoudre efficacement les problèmes
Coordination des fournisseurs et des entrepreneurs
- Aider à coordonner les services des fournisseurs, des entrepreneurs et des propriétaires, y compris l’entretien et les réparations mineures
- Planifier et soutenir les programmes d’entretien préventif, les inspections et les visites de service
- Assurer le suivi des tâches en cours pour garantir l’achèvement et la qualité du travail
Support administratif et des installations
- Aider au traitement et au suivi des commandes d’achat, des factures et de la documentation liée aux installations
- Tenir des registres précis des activités de maintenance, des demandes de service et des données sur les installations
- Prendre en charge la distribution, le suivi et la collecte des clés, cartes d’accès, badges nominatifs et autres dispositifs d’accès aux bâtiments
Formation
- DEC ou études supérieures en gestion des installations, opérations immobilières, gestion immobilière, ou dans un domaine connexe
Exigences principales
- 1 à 3 ans d’expérience dans un poste de coordinateur des installations ou un rôle similaire
- Une expérience dans les domaines de la biotechnologie, de la pharmacie, des soins de santé ou des laboratoires est un atout
- Solide connaissance des systèmes de bâtiments commerciaux et de la coordination de la maintenance
- Aptitude technique pratique avec la capacité d’effectuer des réparations mineures et des tâches de maintenance générale
- Expérience en coordination de fournisseurs, d’entrepreneurs et de prestataires de services
- Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Solides compétences administratives et organisationnelles avec une attention aux détails
- Excellentes capacités de résolution de problèmes, de priorisation et de gestion du temps
- Solides compétences interpersonnelles et de communication avec un état d’esprit axé sur le service client
- Capacité à travailler de manière indépendante et collaborative dans un environnement dynamique
- Maîtrise du français et de l’anglais, oral et écrit; le titulaire devra interagir avec des collègues et fournisseurs, à l’extérieur du Québec et devra lire et rédiger de la documentation en anglais, conformément aux exigences réglementaires de l’industrie.
Conditions de travail
- Ceci est un rôle sur site ;
- Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00, avec la possibilité de travailler tôt le matin/soir/week-end, selon les besoins ;
- Plus, la disponibilité sur appel pour les urgences après les heures de bureau ;
- L’employé est personnellement responsable du respect des directives/instructions de Santé & Sécurité.
Avantages
Nous offrons un ensemble complet d'avantages sociaux, notamment :
- Salaires compétitifs
- Vacances et congés personnels
- Régimes d'assurance collective complets
- Contribution au REER avec contribution équivalente de l'employeur
- Régime d'intéressement annuel des employés (RIAE)
- Service de télémédecine Dialogue et programme d'aide aux employés (PAE)
- Programme de recommandation
- Opportunités de développement de carrière
À propos de CellCarta
CellCarta est un fournisseur de services de laboratoire spécialisés dans la médecine de précision pour l'industrie biopharmaceutique. Grâce à ses plateformes analytiques intégrées en immunologie, histopathologie, protéomique et génomique, ainsi qu'à ses services connexes de collecte d'échantillons et de logistique, CellCarta soutient l'ensemble du cycle de développement des médicaments, depuis la découverte jusqu'aux essais cliniques de phase avancée. La compagnie opère à l'échelle mondiale avec des sites situés au Canada, aux États-Unis, en Belgique, en Australie et en Chine.
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Les informations recueillies pour examiner votre candidature seront traitées par les services des ressources humaines de CellCarta Biosciences Inc. et de ses sociétés affiliées (collectivement, "CellCarta"). La base juridique de ce traitement est l'intérêt légitime de CellCarta à évaluer l'adéquation des candidats aux postes disponibles chez CellCarta.
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Facility Coordinator
Are you looking to make your next career move? CellCarta, a Contract Research Organization, is hiring a Facility Coordinator to join our dynamic team. As a Facility Coordinator, you will have the opportunity to use your expertise and skills to ensure that our services meet the highest industry standards. Come work with a team of talented individuals who are committed to making a positive impact on human health and well-being. Apply today and take the first step towards an exciting new career with CellCarta!
Summary
The Facility Coordinator supports the day-to-day operations, maintenance, and coordination of facility services to ensure a safe, efficient, and functional workplace. Acting as a key point of contact for building operations, vendors, and employees, this role supports office, laboratory, and common areas.
This position requires a hands-on approach, with regular involvement in physical facility support tasks, alongside coordination and administrative responsibilities.
Responsibilities
Facilities & Maintenance Support
- Conduct regular facility walkthroughs to identify and report safety, maintenance, or operational issues
- Perform minor repairs and general maintenance tasks, including basic carpentry, furniture assembly, hardware replacement, and painting touch-ups
- Assist with office setups, furniture moves, and space reconfigurations
- Maintain facility supplies and monitor inventory levels
- Escalate complex or specialized work to external contractors when required
- Support facility-related emergencies and coordinate after-hours responses when necessary
Work Order & Daily Operations
- Receive, track, and follow up on facility work orders and service requests to ensure timely resolution
- Respond to facility-related emails and inquiries, routing requests as appropriate
- Coordinate with internal teams, vendors, and property management to maintain service levels and resolve issues efficiently
Vendor & Contractor Coordination
- Assist in coordinating vendors, contractors, and landlord services, including maintenance and minor repairs
- Schedule and support preventive maintenance programs, inspections, and service visits
- Follow up on open tasks to ensure completion and quality work
Administrative & Facilities Support
- Assist with processing and tracking purchase orders, invoices, and facility-related documentation
- Maintain accurate records of maintenance activities, service requests, and facility data
- Support the distribution, tracking, and collection of keys, access cards, name tags, and other building access devices
Education
- DEC or higher education in Facilities Management, Building Operations, Property Management, or a related field
Main Requirements
- 1 to 3 years of experience in a Facilities Coordinator or similar role
- Experience in biotechnology, pharmaceutical, healthcare, or laboratory environments is an asset
- Strong knowledge of commercial building systems and maintenance coordination
- Hands-on technical aptitude with the ability to perform minor repairs and general maintenance tasks
- Experience coordinating vendors, contractors, and service providers
- Proficiency with Microsoft Office applications (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Strong administrative and organizational skills with attention to detail
- Excellent problem-solving, prioritization, and time management abilities
- Strong interpersonal and communication skills with a customer-service mindset
- Ability to work both independently and collaboratively in a fast-paced environment
- Proficiency in French and English, spoken and written; the incumbent will be required to interact with colleagues and suppliers, outside Quebec and will be required to read and draft documentation in English, as required by industry regulations.
Working Conditions
- This is an on-site role;
- Monday to Friday from 9:00am – 5:00pm, with flexibility to work early mornings/evenings/weekends, as required;
- Plus on-call availability for after-hours facility emergencies;
- The employee is personally responsible for following Health & Safety guidelines/instructions.
We offer a wide range of benefits including:
- Competitive Wages;
- Vacation and Personal Days;
- Comprehensive Group Insurance Plans;
- RRSP Contribution with Employer Matching;
- Employee Annual Incentive Plan (EAIP);
- Dialogue Telemedicine Service and Employee Assistance Program (EAP);
- OPUS & Cie Contribution;
- Parking Reimbursement;
- Referral Program;
- Career advancement opportunities
About CellCarta
CellCarta is a leading provider of specialized precision medicine laboratory services to the biopharmaceutical industry. Leveraging its integrated analytical platforms in immunology, histopathology, proteomics, and genomics, as well as related specimen collection and logistics services, CellCarta supports the entire drug development cycle, from discovery to late-stage clinical trials. The Company operates globally with facilities located in Canada, USA, Belgium, Australia, and China.
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Rémunération : à partir de 60 000,00$ par an
Lieu du poste : En présentiel
