This Bilingual Clerk 5 position reports to the Bilingual Office Supervisor/Admin Support position. This bilingual position provides bilingual services to our bilingual residents, as well to their families, visitors, volunteers and staff at our site. This role prepares estate work, co-ordinates resident invoices, manages receipt of payments, preparing resident financial charts upon moving in and discharge, maintains Memorial Trust and supports the maintenance and monitoring of the account receivables ledger on 82 residents. The Bilingual Clerk 5 provides administrative support to staff and management as well as reception duties.
Duties will include:
- Prepare estate documents (letters, cheques, payment requisitions): ensure outstanding invoices are paid, contact families and retain all files on deceased residents for estate billing and possible audits.
- Process accounts receivable in oracle (overpayments, name changes, address change, etc.)
- complete appropriate documentation for resident admissions and discharges.
- assist with new residents moving into the facility by preparing and maintaining their financial charts. Meet residents and families upon move-in.
- Collect and deposit, on a monthly basis, applicable monies designated for Resident Trust Accounts and process bill payments from Resident Trust Accounts of expenses incurred by resident
- Receive and account for all Revenue to the Provincial Treasury account including issuing receipts, bank deposits and providing a monthly report to the Regional Finance Department;
- Ensure income taxes have been completed for each resident.
- prepare financial information for various government institutions on residents.
- receive, sort, and distribute incoming and outgoing mail;
- maintain adequate office supplies and forms for the facility, order supplies on a bi-weekly basis
- provide clerical support to staff of the facility.
- maintain yearly statistical information.
- manage the financial files using R.I.M. policies.
- prepare documents and send to translation office.
- update and maintain the communication boards and slideshow for residents and visitors.
- provide Reception / Switchboard duties.
- type, file and other administrative duties, attend meetings and take notes when required; and other duties as required.
Minimum Qualifications:
- Applicants must have successful completion of a recognized post-secondary program in business or office studies with considerable relevant office experience.
- This is a bilingual position. Advanced oral proficiency in French and English is required.
- Applicants must have knowledge of computer training and experience with a variety of software programs including but not limited to, database, email, word processing, and spreadsheets programs.
- Typing proficiency at the level of 50 words per minute, net of errors.
- The successful candidate must have excellent organizational and time management skills and the ability to work independently, problem solve and deal effectively and courteously with the public, staff and clients.
- The successful applicant must have a good previous work and attendance record.
- Additional relevant education and experience will be considered an asset.
- Experience working in a long-term care facility will be considered an asset.
Applicants are expected to complete the full length of this assignment unless appointed to a permanent position.
Please ensure the application clearly demonstrates how you meet the noted qualifications as applicants will be screened based on the information provided. We would like to thank all applicants for their interest; however, only those who are selected for an interview will be contacted.
Salary Range: $26.94 - $29.29 per hour
Bi-Weekly Hours: 75.0 hours Bi-weekly / Days / Monday to Friday, Some Evenings / Weekends When Necessary
Posting ID: 172429
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Ce poste de commis bilingue 5 relève du poste bilingue de superviseure ou superviseur de bureau/soutien administratif. La ou le titulaire du poste offre des services bilingues aux résidentes et résidents bilingues, à leurs familles et visiteuses et visiteurs, ainsi qu’aux bénévoles et au personnel du foyer. Elle ou il prépare les travaux de la succession, coordonne les factures des résidentes et résidents, gère la réception des paiements, prépare les tableaux financiers des résidentes et résidents lors de l’emménagement et de la sortie, maintient le fonds commémoratif et participe à la tenue et au suivi du registre des comptes débiteurs pour 82 résidentes et résidents. La ou le commis 5 fournit un soutien administratif au personnel et à la direction et assure des tâches de réception.
Les tâches comprennent les suivantes :
- Préparer les documents relatifs à la succession (lettres, chèques, demandes de paiement) : s’assurer que les factures en souffrance sont payées, contacter les familles et conserver tous les dossiers relatifs aux résidentes et résidents décédés en vue de la facturation de la succession et d’éventuelles vérifications.
- Traiter les comptes débiteurs dans Oracle (paiements excédentaires, changements de nom, changements d’adresse, etc.).
- Remplir la documentation appropriée par rapport aux admissions et aux congés des résidentes et résidents.
- Aider les résidentes et résidents à emménager dans l’établissement en préparant et en maintenant leurs tableaux financiers; rencontrer les résidentes et résidents et les familles une fois l’emménagement terminé.
- Recueillir et déposer, sur une base mensuelle, les fonds applicables désignés pour les comptes en fiducie des résidentes et résidents et traiter les paiements de factures à partir des comptes en fiducie des résidentes et résidents pour leurs dépenses encourues.
- Recevoir et comptabiliser toutes les recettes pour le compte du Trésor provincial, y compris l’émission de reçus, les dépôts bancaires et la présentation d’un rapport mensuel au service régional des finances.
- S’assurer que chaque résidente ou résident a rempli une déclaration de revenus.
- Préparer l’information financière des résidentes et résidents pour diverses institutions gouvernementales.
- Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant et sortant.
- Maintenir des fournitures de bureau et des formulaires adéquats pour l’établissement; commander des fournitures toutes les deux semaines.
- Fournir de l’appui administratif au personnel de l’établissement.
- Maintenir des renseignements statistiques annuels.
- Gérer les dossiers financiers à l’aide des politiques de gestion des documents et de l’information.
- Préparer et acheminer des documents pour leur traduction.
- Mettre à jour et maintenir les tableaux de communication et le montage de diapositives pour les résidentes et résidents et les visiteuses et visiteurs.
- Fournir des services d’accueil/de standardiste.
- Saisir du texte, faire du classement et d’autres tâches administratives, assister à des rencontres et prendre des notes au besoin; accomplir d’autres tâches au besoin.
Qualités requises :
- Avoir terminé avec succès un programme postsecondaire reconnu dans le domaine des études commerciales ou en travail de bureau et posséder une vaste expérience de travail pertinente dans un environnement de bureau.
- Avoir un niveau de compétence avancé à l’oral, en français et en anglais, étant donné qu’il s’agit d’un poste bilingue.
- Posséder une formation en informatique et de l’expérience avec une variété de logiciels, notamment les bases de données, le courriel, le traitement de texte et les tableurs électroniques.
- Pouvoir dactylographier 50 mots la minute, sans erreurs.
- Avoir d’excellentes aptitudes à l’organisation et à la gestion du temps, ainsi que la capacité de travailler seule ou seul, de résoudre des problèmes et de traiter efficacement et courtoisement avec le public, le personnel et la clientèle.
- Avoir un bon dossier de travail et d’assiduité.
- Toute autre formation ou expérience pertinente est considérée comme un atout.
- Une expérience de travail dans un établissement de soins de longue durée sera considérée comme un atout.
Il est attendu que la personne retenue reste en poste pour la durée de l’affectation à moins d’obtenir un poste permanent.
Veuillez vous assurer que votre candidature démontre clairement que vous possédez les qualités requises puisque la présélection des candidatures se fera selon l’information fournie. Nous remercions toutes les personnes se portant candidates; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Échelle salariale : De 26,94 $ à 29,29 $ l’heure
Horaire de travail : 75 heures par 2 semaines, le jour, du lundi au vendredi et, à l’occasion, le soir et la fin de semaine, au besoin
Numéro du concours : 172429
#HP1
Pay: $26.94-$29.29 per hour
Work Location: In person
