Description de l’entreprise
Enseignes Access est une PME en croissance, spécialisée dans [secteur d’activité, ex. fabrication d’enseignes et services connexes], qui gère au quotidien un volume important de dossiers administratifs, financiers et opérationnels.
Nous recherchons une assistante administrative et financière senior pour soutenir directement M. Sylvain [Nom de famille], directeur / propriétaire, dans la structuration et la gestion quotidienne de l’administration et des finances de l’entreprise.
Sommaire du poste
Relevant directement de Sylvain, l’assistante administrative et financière senior planifie, organise et coordonne l’ensemble des tâches administratives et financières courantes de l’entreprise, dans un environnement de petite équipe où la polyvalence et l’autonomie sont essentielles.
La personne titulaire du poste agit comme bras droit administratif de la direction pour le suivi des commandes, la facturation, les encaissements, la saisie comptable de base, le rapprochement bancaire, la gestion des plannings et la préparation des informations nécessaires aux traitements de paie et aux déclarations comptables externes.
Responsabilités principales
- Accueillir la clientèle et les fournisseurs (physiquement et au téléphone), assurer le filtrage et la transmission structurée de l’information à la direction.
- Assurer le suivi quotidien des commandes clients et fournisseurs : saisie, confirmations, mises à jour d’échéances, coordination avec la production et les livraisons.
- Préparer, émettre et suivre la facturation clients, effectuer les encaissements et assurer un suivi rigoureux des comptes clients.
- Saisir les ventes, achats, dépenses et notes de frais dans le logiciel comptable ou l’outil de gestion utilisé par l’entreprise, en respectant les procédures internes.
- Effectuer les rapprochements bancaires périodiques et produire des relevés synthétiques pour la direction et le cabinet comptable externe.[
- Participer à la préparation des informations nécessaires pour les salaires (plannings, heures travaillées, éléments variables) et effectuer les virements salariaux selon les procédures établies.
- Assurer le traitement, la rédaction et le classement des courriers, courriels et documents officiels de l’entreprise (contrats, confirmations, attestations, etc.).
- Mettre à jour et optimiser les outils de suivi administratif (tableurs, modèles Word, bases de données simples, etc.) afin de fiabiliser les données et les indicateurs utiles à la direction.
- Collaborer à l’amélioration continue des processus administratifs et financiers en proposant des ajustements pratiques basés sur l’expérience terrain.
- Remplacer ponctuellement, au besoin, dans des tâches de relation clientèle (ex. accueil, service de base) afin d’assurer la continuité des opérations.
Exigences et compétences recherchées
Formation
- Diplôme d’études secondaires complété et formation en comptabilité/gestion (ex. baccalauréat ou spécialisation en comptabilité/gestion) ou équivalence acquise par une combinaison d’études et d’expérience pertinente en secrétariat administratif et financier.[Attachment]
Expérience
- Minimum 3 années d’expérience récente et continue dans un poste de secrétaire/assistante administrative et financière au sein d’une petite structure (PME) avec gestion de A à Z des opérations administratives quotidiennes.
- Expérience démontrée en :
- Suivi simultané de clients et de fournisseurs.
- Facturation, encaissements et suivi des comptes.
- Saisie comptable courante (ventes, achats, dépenses, notes de frais).
- Rapprochements bancaires.
- Gestion de plannings et organisation
Compétences techniques
- Maîtrise pratique des outils bureautiques, en particulier Word et Excel, avec capacité à créer et adapter des modèles, tableaux de suivi et synthèses.
- Aisance avec au moins un logiciel de comptabilité ou de gestion (ex. MEG / Mon expert en gestion ou équivalent), incluant la saisie de pièces, le suivi des tiers et les rapprochements.
- Capacité à travailler dans un environnement numérique (courriels, outils de gestion, portails en ligne) tout en respectant des procédures administratives strictes exigées au Québec.
Compétences linguistiques
- Français écrit et parlé de niveau avancé (équivalent C1/C2, NCLC 10–11 en compréhension, NCLC 7–11 dans les autres compétences), permettant de rédiger et de comprendre des documents administratifs complexes et de communiquer avec les autorités québécoises et les partenaires locaux.
- Connaissance pratique de l’anglais, de l’espagnol et du portugais, atout important pour la relation avec une clientèle et des partenaires internationalisés.
Aptitudes personnelles
- Grande rigueur, sens aigu de l’organisation et respect des échéances dans un environnement de petite entreprise où les marges d’erreur sont limitées.
- Autonomie, capacité à prendre des décisions opérationnelles dans le cadre des délégations convenues avec la direction.
- Esprit d’équipe, attitude bienveillante, aisance relationnelle avec la clientèle et les collègues.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois, à passer rapidement d’une tâche à l’autre (polyvalence entre accueil, administratif, suivi financier et support à la direction).
Ce poste requiert une combinaison spécifique d’expérience en secrétariat administratif et financier au sein d’une petite structure, incluant la gestion intégrale d’un volume important de tâches administratives, de la caisse jusqu’aux rapprochements bancaires et virements salariaux.
Une expérience préalable dans un contexte de relation clientèle et de polyvalence (accueil, caisse, service, livraison, etc.) est fortement recherchée pour s’intégrer rapidement à la culture de l’entreprise et à ses besoins opérationnels quotidiens
Pay: $45,000.00-$60,000.00 per year
Benefits:
Work Location: In person
