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Adjoint ou adjointe à la direction (DPJ) | Offre d'emploi réservée aux employés de Santé Québec
Santé Québec Bas-Saint-Laurent —Trois-Pistoles, QC
- De 26,95 $ à 33,72 $ de l’heure
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Adjoint ou adjointe à la direction (DPJ) | Offre d'emploi réservée aux employés de Santé Québec

Santé Québec Bas-Saint-Laurent -
Trois-Pistoles, QC

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Détails du poste

De 26,95 $ à 33,72 $ de l’heure

Profil recherché

Microsoft Powerpoint
Français
Microsoft Excel
Diplôme d'études professionnelles
Visio

Description complète du poste

Mandat

AVIS AUX CANDIDATS

Conformément aux normes ministérielles en vigueur, cet affichage est réservé uniquement au personnel des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec. Selon les restrictions d’embauche en vigueur, nous communiquerons seulement avec les candidates et candidats respectant ces critères.

Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.
Elle est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.
Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.
Elle est appelée à assister un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.
Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de la protection de la jeunesse et du programme jeunesse, assiste dans ses fonctions la directrice par l'exécution de certaines tâches administratives. Elle exécute un travail de bureau varié et complexe. Voit à l'organisation des réunions. Assure un lien de communication avec le personnel sous la responsabilité de la directrice de la protection de la jeunesse et du programme jeunesse.

Fonctions principales :

Assiste et soutient la directrice de la protection de la jeunesse et du programme jeunesse dans la réalisation de ses différents mandats.
Effectue la gestion de l'agenda de la directrice de la protection de la jeunesse et du programme jeunesse.
Reçoit les appels et en assure le suivi ou répond à ceux-ci au meilleur de ses compétences.
Voit à la diffusion de l'information pertinente à l'intérieur de la direction et dans l'établissement soit par messagerie électronique ou par entretien téléphonique.
Apporte soutien aux gestionnaires et membres du personnel de la Direction de la protection de la jeunesse et du programme jeunesse des différentes installations.
Effectue la reproduction, la mise en page, la correction de textes et le contrôle de la qualité des documents demandés par la directrice de la protection de la jeunesse et du programme jeunesse, et ce, à l'aide de différents logiciels (Word, Excel, Powerpoint, Publisher, Visio).
Rédige la correspondance reliée aux activités de la Direction de la protection de la jeunesse et du programme jeunesse.
Participe à différents comités à l'intérieur de l'organisation et pour le bénéfice de la direction.
Voit à l'organisation des réunions sous la responsabilité de la directrice de la protection de la jeunesse et du programme jeunesse et y participe en tant que secrétaire, lorsque requis.
Assure l’organisation matérielle pour la tenue des rencontres.
Effectue le classement de la correspondance et des divers documents.

Effectue la mise à jour de divers documents (étiquettes, listes, lettres types, dépliants, etc.)
Réalise toute tâche connexe que lui confie la directrice.

Processus de sélection : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour un processus de sélection.

Exigences

Détenir un diplôme de fin d’études professionnelles en secrétariat ou

l’équivalent d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation.

Détenir une expérience de 2 (deux) ans dans des fonctions d’adjoint(e) au directeur, de préférence dans le réseau de la santé et des services sociaux serait un atout;
Réussite du test de français, Word et Excel

Qualités personnelles:

Discrétion, courtoisie, tact et diplomatie;
Autonomie professionnelle et initiative ;
Excellente connaissance de la langue française écrite et parlée;
Aptitude en gestion;
Sens de la planification et de l’organisation;
Capacité de gérer ses priorités;
Capacité d’adaptation et d’apprentissage;
Sens des responsabilités et leadership;
Capacité de travailler en équipe;
Connaissances avancées de la suite Office, de la messagerie et de l’agenda électronique.

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