La Banque de l'infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d'investir dans de nouveaux projets d'infrastructures. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéraux, autochtones et du secteur privé en matière d'investissement pour transformer la façon dont les infrastructures sont planifiées, financées et réalisées au Canada.
Actuellement, la BIC est à la recherche d'un·e administrateur·rice, Services juridiques (bilingue) pour se joindre à son équipe juridique dynamique et hautement collaborative. La personne retenue sera responsable de fournir un soutien administratif quotidien au PVP, chef, Services juridiques et information et travaillera en étroite collaboration avec le VP, Services juridiques de l'entreprise, en plus de fournir un soutien supplémentaire aux autres membres de l'équipe juridique de la BIC. Les principales responsabilités comprendront la gestion des documents (p. ex. correspondance courante, tenue de dossiers et rapports), la planification et l'organisation des réunions avec les parties prenantes internes et externes, les réservations de voyages, le soutien à la planification des dépenses et du budget et le suivi des principaux produits livrables pour l'équipe juridique. Le/la administrateur·rice, Services juridiques (bilingue) agira également comme soutien administratif de secours pour les autres membres de l'équipe, au besoin.
La personne sélectionnée fera preuve d'un esprit d'initiative et d'un esprit d'équipe positif. Ce rôle exige une personne possédant de solides aptitudes interpersonnelles et capable de résoudre les problèmes de manière proactive.
Vos responsabilités :
- Préparer, éditer et/ou relire des renseignements confidentiels ou sensibles relatifs aux responsabilités et activités quotidiennes de l'équipe juridique et de l'organisation au sens large (p. ex. politiques et procédures internes, rapports préparés pour comités de gestion et le conseil d'administration)
- Aider les membres de l'équipe juridique à préparer les documents, la correspondance et les autres communications avec les parties prenantes internes et externes, ainsi que la gestion administrative des dossiers conformément aux politiques et pratiques de la BIC en matière de gestion des documents
- Utiliser ses compétences en gestion de projets pour aider à organiser, à suivre et à faire le suivi des échéanciers des initiatives d'entreprise et des cheminements critiques qui relèvent des membres de l'équipe juridique
- Coordonner et gérer les réunions, notamment en collaborant avec les adjoint·es de direction et administratif·ves d'autres services sur la disponibilité et la programmation des membres de la direction
- Organiser, confirmer et préparer les séances d'information pour les réunions prévues en obtenant les renseignements généraux, le matériel et les documents pertinents avant chaque réunion afin de bien préparer les membres de l'équipe de gestion
- Planifier, organiser et gérer diverses réunions et activités spéciales, virtuelles ou non, dans les locaux de la BIC ou non, y compris des réunions avec les membres du conseil d'administration et du personnel, les parties prenantes, les groupes sectoriels et d'autres parties externes
- Prendre des dispositions en matière de voyages et d'autres aspects logistiques, préparer des itinéraires et des ordres du jour et établir des demandes de remboursement pour le conseil d'administration et l'équipe de gestion dans le cadre de la politique sur les dépenses de voyages et d'accueil
- Fournir des conseils sur le processus d'établissement des demandes de remboursement, examiner et vérifier que les demandes de remboursement des membres du conseil de direction et de l'équipe juridique soumises à l'approbation de la direction sont conformes à la politique sur les dépenses de voyages et d'accueil
- Anticiper les besoins, établir l'ordre de priorité des tâches de façon appropriée et appliquer son expérience à la prise de décisions et à la promotion de solutions avec peu d'encadrement
- Répondre aux demandes du personnel tout en gérant les périodes difficiles et les résultats attendus de l'ensemble de l'organisation
- Assurer la liaison avec les TI afin de résoudre tout problème technique
- Effectuer son travail de manière professionnelle, amicale, accessible et avenante
Le profil idéal :
- Cinq (5) ans ou plus d'expérience à titre d'adjoint·e administratif·ve ou d'adjoint·e juridique dans un cabinet d'avocats, un bureau ou un service où les questions juridiques constituaient une partie importante des responsabilités professionnelles quotidiennes
- Certificat/diplôme d'adjoint·e juridique, diplôme de premier cycle ou formation et expérience équivalentes
- Bilingualisme (français et anglais) – à l'écrit et à l'oral (maîtrise de la terminologie, de la syntaxe, de la grammaire et de la ponctuation)
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel et PowerPoint), avec une capacité éprouvée à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels au besoin
- Expérience qui démontre un jugement et un sens de l'organisation exceptionnel et un souci du détail, une capacité à gérer et à établir l'ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et un niveau élevé de service à la clientèle et d'intervention
- Grand sens du tact et de la diplomatie, ainsi qu'une discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels et délicats
- Très bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d'établir des relations avec les parties prenantes, y compris le personnel, les membres du conseil d'administration, les fonctionnaires du gouvernement et la clientèle externe
- Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation, avec une capacité démontrée à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches et projets de front dans un environnement au rythme rapide
- Capacité de faire preuve d'un bon jugement et d'aptitudes à la résolution de problèmes dans diverses situations, et habileté à cerner les besoins de façon proactive
- Souplesse, bonne volonté, attitude positive et facilité à s'adapter aux changements continus
- Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en travaillant en équipe
- Avoir une certaine souplesse par rapport aux heures du travail pour appuyer des réunions et des événements ou pour satisfaire des exigences particulières
Merci de votre intérêt. Seules les personnes retenues pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue seront contactées.
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La Banque de l'infrastructure du Canada tient à promouvoir la diversité ainsi que l'accès équitable aux occasions d'emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d'un accommodement au cours du processus d'embauche ou d'entrevue (y compris d'autres formats de matériel, d'une salle de rencontre accessible ou de tout autre type d'accommodement), prière de le faire savoir en écrivant à [email protected].
Pour en savoir plus sur la BIC, veuillez visiter le site www.cib-bic.ca.
