Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.
Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège.
Elle peut avoir à réaliser une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activités.
Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste, ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège.
Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
Elle initie au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
De façon plus spécifique, l’agente ou l’agent de soutien administratif, classe 1 à l’École nationale du meuble et de l’ébénisterie de Victoriaville effectue les tâches de nature opérationnelle suivantes :
- Accueillir, informer et diriger les élèves, les visiteurs et les membres de la communauté vers les services appropriés;
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Assurer le service direct aux élèves et répondre à leurs demandes en lien avec leur dossier scolaire;
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Répondre aux appels téléphoniques de l’École, acheminer les communications et assurer la prise et le suivi des messages;
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Assurer la gestion des courriels généraux et les mio de l’École (réception, tri, réponse ou redirection selon les demandes);
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Assurer la réception, le tri, la distribution et l’envoi du courrier interne et externe;
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Maintenir des liens de communication administratifs avec les unités concernées;
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Assumer les opérations administratives liées à la tenue et à la mise à jour des dossiers scolaires;
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Saisir et valider les résultats scolaires dans les systèmes prévus;
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Effectuer le classement, l’archivage et la numérisation des dossiers;
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Assurer la gestion documentaire de l’École conformément aux règles en vigueur;
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Effectuer la facturation, la perception et le remboursement des frais au compte client (CLARA);
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Réaliser des opérations comptables courantes;
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Gèrer les demandes administratives matérielles;
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Assurer un soutien administratif et logistique aux événements institutionnels et aux activités promotionnelles (réservations de locaux, coordination de ressources, suivis administratifs), sans en assumer la planification ni l’organisation;
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Effectuer les réservations de locaux et la planification logistique des réunions à la demande de la direction;
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Assurer le suivi des demandes liées aux espaces et aux lieux communs;
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Assurer la mise à jour des informations de l’École sur ses plateformes officielles et outils internes;
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Effectuer l’affichage administratif requis (postes, horaires, consignes de sécurité);
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Participer à la diffusion de communications institutionnelles;
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Assurer, à la demande de la direction, des suivis administratifs;
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Participer aux rencontres liées aux opérations administratives, notamment avec l’organisation scolaire;
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Proposer des améliorations visant l’optimisation des processus et des opérations sous sa responsabilité;
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Exercer ses fonctions en soutien aux opérations administratives de l’École et aux services aux élèves;
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Accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.
Scolarité
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.
Autres exigences
- Excellente maîtrise du français écrit;
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Très bonne connaissance de la suite Office, notamment des logiciels Word et Excel (réussir les tests de niveau intermédiaire);
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Aptitude à travailler quotidiennement avec le système de gestion pédagogique et financière (CLARA);
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Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers;
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Autonomie, débrouillardise, discrétion, tact et diplomatie;
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Sens de la clientèle et facilité à travailler en équipe.
Classe d’emploi : Agente ou agent de soutien administratif, classe I
Lieu de travail : École nationale du meuble et de l’ébénisterie, Campus de Victoriaville
Statut : Régulière ou régulier, à temps plein (35 h / semaine)
Horaire : Du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h
Supérieur : Coordonnateur de l’ENME Victoriaville (Louis Gilbert)
Traitement : Taux horaire de 25,65$ à 28,68$
Entrée en fonction : Dès que possible
Fin d’affichage : 3 août 2026
Les candidatures retenues seront contactées en août 2026
Le Cégep de Victoriaville s’enrichit de sa diversité et est fier de souscrire à un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones ainsi que les personnes handicapées, conformément à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans les organismes publics.
Si vous faites partie d’un groupe visé par cette loi, nous vous invitons à compléter votre profil sur notre site internet.
Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de sélection.
