Faire la comptabilité, les comptes à payer et à recevoir.
- Tenir à jour les listes d’élèves pour le transport, la clientèle pour le Ministère.
- Préparer les paies des employés et les remises gouvernementales.
- Préparer le rapport de la Carra, la déclaration d’organismes de bienfaisance, le rapport de la loi sur la formation.
- Commander le matériel scolaire.
- Préparer les documents pour la vérification comptable.
Volet - Paie
- Procéder à la codification de la paie pour l’ensemble du personnel.
- Colliger et transmettre l’ensemble des informations requises au traitement de la paie à notre fournisseur Desjardins. (2/mois)
- Procéder à la vérification des documents fournis par le fournisseur de paie et apporter les changements s’il y a lieu.
- Procéder à la préparation et l’émission des cessations d’emploi via RE WEB
- Compléter les demandes de remboursement auprès de la CSST en matière de retrait préventif et d’accidents de travail.
- Préparer la déclaration annuelle de la Carra, valider les données apparaissant au rapport annuel de la Carra, effectuer les corrections requises et transmettre le rapport selon les échéanciers à respecter.
Volet – Comptes à payer
- Procéder à la validation des autorisations d’achats.
- Valider la conformité des factures selon les autorisations d’achats.
- Procéder à la codification des factures et en faire le paiement par chèque ou paiement par dépôt direct.
- Préparer les paiements à effectuer selon les ententes, contrats et baux de location en vigueur.
- Pour certains fournisseurs, voir à l’émission des paiements via AccèsD Affaires.
- Selon l’échéancier à respecter, effectuer les paiements des remises à Commission administrative des régimes de retraite d’assurances et d’autres remises tel que : Fondaction, et FEEP assurances.
- Sur une base annuelle, procéder à la réconciliation des sommes versées par les employés pour le comité social.
Volet – Comptes à recevoir
- Facturer et vérifier le relevé de compte pour chaque client pour les items suivants : inscription, frais accessoires, transport de fin de semaine, activités parascolaires, cahiers d’activités, pension et scolarité, inscriptions perçues d’avance.
- Vérifier et envoyer les relevés de compte des clients et en assurer le suivi. (1/mois)
- Préparer les listes d’élèves avec les montants correspondants afin d’imprimer les reçus d’impôt pour le provincial et le fédéral.
- Comptabiliser le montant de don de charité pour le fédéral. (1/année)
Volet – Comptabilité
- Sur une base périodique, effectuer les conciliations bancaires.
- S’assurer des liquidités nécessaires au compte opération de l’organisation et de la Fondation.
- Effectuer les transactions bancaires usuelles telles que dépôt et encaissement de petite caisse.
- Sur une base périodique, procéder à la compilation des données statistiques requises pour l’organisation.
- Préparer les informations nécessaires pour transmettre au conseil d’administration.
- Sur une base périodique, lire attentivement le budget réalisé mensuellement et en discuter avec la direction générale si nécessaire.
- Sur une base périodique, compléter les formulaires de remboursement TPS – TVQ pour l’organisation et la Fondation.
- Selon l’échéancier prévu, procéder à l’émission de certains bilans financiers et rapports.
- Comptabiliser le 5/12 de l’assurance-emploi qu’il faut redonner à l’employé. (1/année).
- Remplir la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés. (1/année)
- Préparer les documents nécessaires à la vérification comptable. Assister les comptables afin de répondre à leurs questions.
- Comptabiliser et écrire sur internet tous les T4A pour les employés d’activités parascolaires et les récipiendaires d’aide financière. (1/année)
- Procéder à l’émission des reçus fiscaux en lien avec les dons reçus.
- Préparer le rapport de la loi sur la formation, photocopier les pièces justificatives et l’expédier. (1/année)
- Préparer les formulaires de demandes de budget qui sont acheminés aux membres du personnel. Récupérer ces demandes, préparer la prévision budgétaire.
- Faire les vérifications des remises gouvernementales et apporter les corrections nécessaires lors de la transmission des T4 et Relevés 1. (1/année)
- Préparer la commande des cahiers d’exercices et des romans des élèves. Demander une soumission à la librairie et commander. Compiler les montants à facturer aux parents pour chacune des options. Faire de nouvelles commandes en cours d’année si nécessaire.
- Ajuster les montants du contrat de service pour les clients qui arrivent en cours d’année.
- Préparer les informations à donner à l’avocat lors de recouvrement de parents, en cas de besoin.
- Expédier aux parents les formulaires d’aide financière, étudier les demandes et les informer du montant alloué. Préparer la lettre réponse pour chacune des familles et mensuellement inscrire le montant de l’aide au compte client.
- Parmi les élèves qui reçoivent de l’aide financière, en choisir , préparer les documents nécessaires et compléter nos recommandations à la Fondation Fournier-Ethier.
- Transmettre la déclaration de la clientèle scolaire au 30 septembre au Ministère.
- Acheminer au Ministère toutes informations qui modifient la déclaration de la clientèle pendant l’année scolaire.
- Préparer la liste des élèves qui prennent le transport. (3/année). Tenir à jour ces listes ainsi que celles des transports occasionnels, facturer les parents pour ces transports et en assurer le suivi.
- Sur une base périodique, répondre et faire le suivi de locations de locaux.
Volet - Approvisionnement
- Tenir à jour l’inventaire relatif aux immobilisations, effectuer les inscriptions dans un tableau Excel.
Volet – Ressources humaines
- Procéder aux inscriptions des offres d’emploi sur Emploi Québec et autres.
- Procéder à l’ouverture du dossier de l’employé, assigner un numéro d’employé.
- Établir la conformité des documents déposés par le nouvel employé (diplôme d'études, attestations d'expérience). Déterminer le classement salariat de l’employé en fonction des règles établies en lien avec la reconnaissance d’expérience et de formation additionnelle.
- Appliquer les changements requis au dossier de l’employé en conformité avec les règles de changement d’échelon.
- Assumer la responsabilité de l’administration des régimes d’assurances collectives en vigueur dans l’établissement. À ce titre, dispenser l’information relative aux régimes d’assurances auprès des employés et effectuer le suivi des demandes d’adhésion ou de changement auprès des assureurs.
- Fournir aux assureurs le suivi nécessaire aux demandes d’information complémentaire et appliquer les règles en matière d’admissibilité et d’exemption.
- Remplir les formulaires ainsi que le suivi pour les employés en assurance-invalidité. Récupérer le montant des assurances collectives auprès de l’employé.
- Sur une base annuelle, produire les déclarations requises par les diverses instances aux fins de répondre aux lois et règlements.
Volet – Divers
- Mettre à jour les listes et les tableaux de clientèle.
- Assister à la réunion des assurances collectives et donner les informations pertinentes aux employés. (1/année)
- Au besoin, initier la nouvelle secrétaire au travail.
- Au besoin, remplacer la secrétaire quand elle est absente.
Rémunération : 20,00$ à 30,00$ par heure
Lieu du poste : En présentiel
