ADJOINTE ADMINISTRATIVE
Sommaire du poste
L'adjointe administrative aux associés soutient l'ensemble des six associés du cabinet comptable dans la gestion quotidienne des dossiers clients. Le rôle est polyvalent et couvre l'accueil et la réception, la révision et la mise en forme des états financiers, la gestion de la facturation et du temps, le soutien aux déclarations fiscales, la gestion administrative des dossiers clients et des mandats, l'accueil des nouveaux employés ainsi que le suivi de la qualité et de la conformité du cabinet. La personne titulaire doit faire preuve d'une grande autonomie, jongler avec plusieurs dossiers simultanément et maîtriser plusieurs logiciels spécialisés du domaine comptable.
Principales tâches et responsabilités1. États financiers (CaseWare)
- Réviser la mise en forme et la présentation des états financiers (page titre, rapport, résultats, bénéfices non répartis, bilan, flux de trésorerie, notes complémentaires et annexes) selon les normes internes du cabinet.
- Adapter les libellés et la présentation selon le type de mission (compilation, examen ou audit).
- Valider la cohérence des données et de la présentation entre l'année courante et l'année antérieure, et documenter les reclassements le cas échéant.
- Réviser l'orthographe et la qualité générale des documents produits.
- Préparer les dossiers courants en format PDF (états financiers, chiffrier, écritures de présentation et de régularisation) et en assurer le contrôle de qualité.
- Assurer le suivi des signatures requises (préparateur, réviseur, associé) et effectuer les relances nécessaires.
- Verrouiller les dossiers CaseWare une fois complétés et mettre à jour l'état des mandats dans le système de gestion de cabinet (CCH).
2. Facturation, temps et clôture mensuelle (CCH iFirm)
- Effectuer la clôture mensuelle : validation des feuilles de temps, calcul des intérêts sur comptes clients et finalisation des factures.
- Assurer le suivi des travaux en cours (TEC) et vérifier que chacun est bien lié à un associé et à un directeur.
- Réviser les mandats de type « TEC importés » ainsi que les mandats clos comportant des TEC non traités.
- Verrouiller les TEC et les feuilles de temps à la fin de chaque période de référence.
- Produire et transmettre aux associés les rapports mensuels (travaux en cours, suivi des TEC).
- Effectuer les ajustements de temps (radiations) demandés par les associés.
3. Gestion des dossiers clients et des mandats
- Créer les nouveaux clients et mandats dans CCH (sociétés, particuliers avec ou sans numéro d'entreprise).
- Préparer les formulaires d'autorisation fédérale et provinciale (T183, MR-69, MRW69RP, MRW69E), en assurer la signature (portail, Secure Exchange) et le suivi auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec.
- Maintenir à jour les dossiers clients (associé, directeur, filtres et groupes du cabinet).
- Gérer les échanges sécurisés de documents avec les clients (portail, Secure Exchange, courrier recommandé).
- Gestion des lettres mandats et suivi des signatures clients
◦ Préparer les lettres de mandat selon les procédures établies.
◦ Transmettre les lettres aux clients pour signature.
◦ Effectuer les suivis nécessaires afin d'obtenir les signatures dans les délais requis.
◦ Coordonner l'envoi des documents nécessitant une signature électronique ou manuscrite.
◦ Effectuer des rappels auprès des clients.
◦ Assurer le suivi des documents en attente et informer les associés de l'état d'avancement.
◦ Conserver les documents signés dans les dossiers appropriés.
4. Soutien fiscal
- Soutenir la préparation des déclarations T1, T2 et T3/TP-646 (fiducies) lorsque la charge de travail des états financiers le permet.
- Préparer les déclarations T1-ADJ (ajustements) en collaboration avec les associés.
- Préparer et transmettre les comptes de dividendes en capital (CDC) : formulaires T2054 et CO-502, résolutions et annexe 89.
- Assurer la transmission électronique ou par courrier recommandé des documents fiscaux auprès de l'ARC et de Revenu Québec, et effectuer le suivi des confirmations de réception.
- Répondre aux demandes de vérification ou de documentation de l'ARC et de Revenu Québec.
5. Gestion administrative
- Rédiger les lettres et courriels adressés aux clients, associés ou autres intervenants.
- Préparer les organigrammes du cabinet, incluant les mises à jour lors de réorganisations.
- Assurer le suivi du renouvellement de la licence TED (ARC et Revenu Québec).
- Offrir un soutien de premier niveau pour les logiciels du cabinet (CCH, CaseWare et autres).
- Assurer la liaison avec les fournisseurs externes au besoin (équipement, imprimantes, téléphonie).
- Effectuer toute autre tâche administrative connexe demandée par les associés
6. Qualité, conformité et développement professionnel
- Assurer le suivi du système de gestion de la qualité du cabinet (SGQ/MAQ).
- Coordonner les inscriptions aux formations continues des CPA (choix de cours, suivi des heures et des crédits).
- Compléter les déclarations annuelles des associés et assurer le suivi des avis de cotisation et des attestations d'assurance responsabilité professionnelle.
7. Accueil, réception et soutien général au bureau
- Répondre aux appels téléphoniques et les transférer aux personnes concernées.
- Accueillir les clients et les visiteurs en offrant un service à la clientèle de qualité.
- Assurer le suivi du courrier interne et procéder aux envois postaux, par messagerie ou autres.
- Réserver les salles de réunion et soutenir la gestion de l'agenda des associés.
- Effectuer le paiement de factures de clients, en personne ou par téléphone.
- Effectuer des entrées de données informatiques et rédiger diverses lettres selon les directives reçues.
- Effectuer des appels auprès des autorités gouvernementales (ARC, Revenu Québec) pour le compte de la clientèle.
- Assurer le rangement et l'archivage des dossiers clients (physique et électronique), incluant la numérisation de documents et la gestion des courriels.
- Apporter un soutien ponctuel à la tenue de livres pour certains dossiers clients.
Rémunération : 60 000,00$ à 68 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
- Travail à domicile
Lieu du poste : En présentiel
