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Coordinator, Technology
Group: Information Technology and Cybersecurity
Reports to: Chief Technology Officer (CTO)
Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada
WHO WE ARE
The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.
POSITION OVERVIEW
The Coordinator, Technology will provide administrative, operational, and coordination support to the IT & Cybersecurity Department and the Digital Insights Impact Area. Reporting to the CTO, the Coordinator serves as a central point for departmental operations, supporting governance activities, strategic initiatives, meeting and working group coordination, documentation management, stakeholder communications, and day-to-day administrative processes to ensure the efficient execution of departmental priorities.
KEY RESPONSIBILITIES
1. Administrative and Operational Support
- Provide administrative support to the IT & Cybersecurity Department and Digital Insights Impact Area leadership and teams;
- Coordinate calendars, meetings, workshops, and departmental activities;
- Organize travel arrangements, expense claims, and procurement activities;
- Support departmental communications, documentation, and reporting;
- Maintain departmental records, planning calendars, and SharePoint documentation;
- Liaise with internal departments to facilitate operational and administrative processes.
2. Governance and Working Group Coordination
- Coordinate departmental meetings, committees, and working groups;
- Manage meeting logistics, documentation, and follow-up activities;
- Support cross-functional initiatives involving multiple stakeholders;
- Maintain governance documentation, policies, procedures, and records.
3. Communications and Stakeholder Engagement
- Support internal and external stakeholder communications;
- Prepare and distribute reports, presentations, dashboards, and briefing materials.
QUALIFICATIONS AND SKILLS
- Minimum 3–5 years of experience in an administrative, coordinator, project support, or operations role;
- Experience supporting technology, digital, cybersecurity, data, or project management functions is considered an asset;
- Demonstrated experience coordinating meetings, committees, working groups, or governance forums;
- Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities simultaneously;
- Advanced proficiency with Microsoft 365 applications, including Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel, and SharePoint;
- Strong attention to detail and commitment to accuracy;
- Proven ability to handle confidential and sensitive information with discretion and professionalism;
- Experience managing purchase orders, software renewals, and vendor agreements;
- Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; additional languages would be an asset;
- No travel required;
- Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
- Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.
WHAT WE OFFER
- Competitive Benefits Package.
Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.
Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.
About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of February 2026, the Agency employs approximately 177 employees and is represented by 55 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.
The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.
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Coordonnateur, Technologie
Groupe: Technologie de l'information et cybersécurité
Supérieur: Chef de la direction technologique
Lieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada
QUI SOMMES-NOUS
L’Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu’agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l’AMA est de développer, d’harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’éducation; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.
APERÇU DU POSTE
Le Coordonnateur, Technologie fournira un soutien administratif, opérationnel et de coordination au département des TI et de la cybersécurité ainsi qu’au domaine d’impact Perspectives numériques. Relevant du Chef de la direction technologique, cette personne agit comme point central des opérations du département en soutenant les activités de gouvernance, les initiatives stratégiques, la coordination des réunions et des groupes de travail, la gestion de la documentation, les communications avec les parties prenantes ainsi que les processus administratifs quotidiens, afin d’assurer l’exécution efficace des priorités du département.
LES RESPONSABILITÉS CLÉS
1. Soutien administratif et opérationnel
- Fournir un soutien administratif à la direction et aux équipes du département de technologies de l’information et cybersécurité et du domaine d'impact des perspectives numériques;
- Coordonner les calendriers, les réunions, les ateliers et les activités du département;
- Organiser les déplacements, les notes de frais et les activités d'approvisionnement;
- Soutenir les communications, la documentation et les signalement du département;
- Tenir à jour les dossiers du département, les calendriers de planification et la documentation SharePoint;
- Assurer la liaison avec les services internes pour faciliter les processus opérationnels et administratifs.
2. Gouvernance et coordination des groupes de travail
- Coordonner les réunions, les comités et les groupes de travail du département;
- Gérer la logistique des réunions, la documentation et les activités de suivi;
- Soutenir les initiatives interfonctionnelles impliquant plusieurs parties prenantes;
- Maintenir la documentation, les politiques, les procédures et les dossiers relatifs à la gouvernance.
3. Communication et engagement des parties prenantes
- Soutenir la communication avec les parties prenantes internes et externes;
- Préparer et distribuer des rapports, des présentations, des tableaux de bord et des documents d'information.
LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES
- Au moins 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle administratif, de coordination, de soutien de projet ou d'exploitation;
- Une expérience dans le domaine de la technologie, du numérique, de la cybersécurité, des données ou de la gestion de projets est considérée comme un atout;
- Expérience avérée de la coordination de réunions, de comités, de groupes de travail ou de forums de gouvernance;
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs priorités;
- Maîtrise avancée des applications Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel et SharePoint;
- Un grand souci du détail et de l'exactitude;
- Capacité avérée à traiter des informations confidentielles et sensibles avec discrétion et professionnalisme;
- Expérience de la gestion des bons de commande, des renouvellements de logiciels et des accords avec les fournisseurs;
- Excellente maîtrise de l'une des langues officielles de l'AMA (anglais ou français) et très bonne connaissance pratique de l'autre ; d'autres langues sont un atout;
- Aucun voyage n'est nécessaire;
- Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles : travail d’équipe, esprit d’équipe et amour du sport;
- Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, ouverture et excellence.
CE QUE NOUS OFFRONS
- Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.
Vision: La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.
Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.
À propos de nous: Le bureau principal de L’AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En février 2026, l’Agence emploie environ 177 employés et est représentée par 55 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés – actuels et futurs – qui, en tant qu’équipe mondiale, s’efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.
Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.
Job Types: Full-time, Permanent
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC
