Title: Executive Assistant – Economic Development
Location: Ottawa, Ontario
Employment Status: Permanent Full-Time Position
Closing Date: Open Until Filled
Internal/External Competition
About the AFN
The AFN is an advocacy organization that takes direction and fulfills mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development of policy, public education, and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity.
The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization.
Position Overview:
The Executive Assistant provides executive support and takes direction from and reports to the Director, Economic Development. The incumbent works closely with Director, in a one-on-one working relationship to update and inform Director of upcoming commitments and responsibilities by following up appropriately. Duties include but are not limited to arranging travel plans, meeting minute-taking and distribution, scheduling appointments and drafting both internal and external emails.
Key Responsibilities:
- Completes a broad variety of administrative tasks for the Director including managing an active calendar of appointments.
- Sets deadlines and delegates work on behalf of the Director within the Sector and follow-ups on tasks and activities.
- Completes expense reports, arranging detailed travel plans for the Director.
- Prepares itineraries, agendas and meeting minutes; and compiling documents for meetings and/or for travel-related meetings.
- Research, prioritizes, and follows up on incoming issues and concerns addressed to the Director including those of a sensitive or confidential nature. Determines appropriate course of action, referral, or response.
- Facilitates cross-divisional coordination of travel and plans.
- Assists in coordinating internal meetings and off-sites, as requested.
- Edits and completes first drafts for written communications such as emails, memos, minutes.
- Provides a bridge for smooth communication between the Director's office and internal departments as well as the CEO’s office.
- Serves as the primary point of contact for external constituencies on all matters pertaining to the Director.
- Communicates directly through emails and telephone on behalf of the Director, with government representatives, Chiefs, First Nations and all other contacts, on matters related to Director’s programmatic initiatives.
- Assists the Director or delegate with the planning of the Sector’s Chiefs Committees, Technical Committees, and/or Working Groups.
- Provide support with special projects from time to time as required.
- Assists in planning of Chiefs-in-Assembly (Annual General Assembly and Special Chiefs Assembly) meetings held twice annually, as required.
- Conducts other duties as assigned by the Director.
Who Can Apply:
- College Diploma/ 3-year BA in administration or equivalent combination of education and experience
- Minimum of 5 years’ experience executive assistance experience supporting Senior Management of an organization.
- Excellent advanced computer skills, including Microsoft Office, Word and Excel
- Excellent oral and written communication skills
- Tact and diplomacy in dealing with sensitive and confidential matters
- Must have strong client relations experience in dealing with various levels of representatives
- English is the working language; however, the ability to work in both official languages (English/French) is an asset.
Diversity Statement
- Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act.
Why Work with AFN?
At the Assembly of First Nations (AFN), we value our employees and are committed to fostering a supportive, engaging, and rewarding workplace. When you join our team, you’ll enjoy:
- Employer-Paid Health Benefit Premiums – Comprehensive health, dental, and vision coverage for you and your family, with premiums fully paid by AFN.
- Generous Pension Matching – A competitive pension plan with significant employer contributions to help you build your future.
- Ample Vacation, Sick, and Personal Days – Generous vacation entitlements, paid sick leave, and personal days, plus additional non-legislative time off throughout the year.
- Professional Development Support – Coverage for courses, certifications, and training to help you grow your skills and advance your career.
- Wellness Funds – Annual funds you can use towards fitness, mental health supports, or other wellness-related expenses.
- Modern, Central Location – Our bright, collaborative office is located in the Sun Life Building in downtown Ottawa, with Parliament LRT Station right in the building for an easy commute.
- Convenient Amenities – Steps away from cafes, restaurants, and shops.
- Meaningful Work – Be part of a national organization advocating for First Nations, making a positive difference for communities across Canada.
- Collaborative & Inclusive Culture – Work alongside passionate, dedicated colleagues in a supportive and dynamic environment.
Accommodation Statement
The Assembly of First Nations (AFN) is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation during the recruitment process, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity.
While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted.
AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.
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Titre : Adjoint(e) exécutif(ive) – Développement économique
Lieu : Ottawa (Ontario)
Statut : Poste permanent à temps plein
Date de clôture : Ouvert jusqu’à ce que le poste soit pourvu
Affichage interne/externe
À propos de l’APN
L’APN est une organisation de défense des intérêts, qui suit des directives et accomplit des mandats conformément aux résolutions adoptées par les Premières Nations-en-Assemblée. En tant qu’organisation nationale de défense des intérêts des Premières Nations, l’APN cherche à promouvoir les droits inhérents et issus des traités des Premières Nations par l’élaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas échéant, l’élaboration conjointe de lois visant à renforcer les capacités des Premières Nations.
L’APN est née de la volonté des dirigeants des Premières Nations de se doter d’une organisation de défense des intérêts commune, forte et efficace. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversité, la justice et la souveraineté de chaque Première Nation détentrice de droits guident le travail de l’organisation.
Aperçu du poste
L’adjoint(e) exécutif(ive) apporte son appui au(à la) directeur(trice) du Développement économique, dont il relève. Le(la) titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec le(la) directeur(trice), dans le cadre d’une relation de travail étroite, afin de le(la) tenir informé de ses engagements et responsabilités à venir, en assurant un suivi approprié. Ses fonctions comprennent, sans s’y limiter, l’organisation des déplacements, la rédaction et la diffusion des comptes rendus de réunion, la prise de rendez-vous et la rédaction de courriels internes et externes.
Principales responsabilités
- Effectuer diverses tâches administratives pour le(la) directeur(trice), notamment la gestion d’un agenda chargé.
- Fixer des délais et déléguer des tâches au nom du(de la) directeur(trice) au sein du Secteur, et assurer le suivi des tâches et des activités.
- Établir les notes de frais et organiser en détail les déplacements du(de la) directeur(trice).
- Préparer les itinéraires, les ordres du jour et les comptes rendus de réunion et rassembler les documents nécessaires aux réunions et/ou aux réunions liées aux déplacements.
- Effectuer des recherches, établir des priorités et assurer le suivi des questions et préoccupations adressées au(à la) directeur(trice), y compris celles de nature sensible ou confidentielle. Déterminer les mesures à prendre, l’orientation vers une personne compétente ou la réponse appropriée.
- Faciliter la coordination entre les directions des déplacements et des préparatifs de voyage.
- Aider à la coordination des réunions internes et à l’extérieur, le cas échéant.
- Rédiger et finaliser les premières ébauches de communications écrites telles que les courriels, les notes de service et les comptes-rendus.
- Assurer la liaison pour une communication fluide entre le bureau du(de la) directeur(trice) et les services internes ainsi qu’avec le bureau du chef de la direction.
- Servir de point de contact principal pour les parties prenantes externes pour toutes les questions adressées au(à la) directeur(trice).
- Communiquer directement par courriel ou par téléphone au nom du(de la) directeur(trice) avec les représentants du gouvernement, les Chefs, les Premières Nations et tout autre interlocuteur, sur des questions liées aux initiatives du(de la) directeur(trice).
- Aider le(la) directeur(trice) ou ses délégués à planifier les rencontres des comités des Chefs, des comités techniques ou des groupes de travail du Secteur.
- Apporter son soutien à des projets spéciaux de temps à autre, le cas échéant.
- Participer à la planification des réunions des Chefs-en-Assemblée (Assemblée générale annuelle et Assemblée extraordinaire des Chefs) qui se tiennent deux fois par an, le cas échéant.
- Accomplir toute autre tâche confiée par le(la) directeur(trice).
Qui peut postuler?
- Diplôme d’études collégiales ou baccalauréat de trois ans en administration, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience
- Au moins 5 ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) exécutif(ve) auprès de la haute direction d’une organisation.
- Excellentes compétences informatiques avancées, notamment dans l’utilisation de Microsoft Office, Word et Excel
- Excellentes compétences en communication orale et écrite
- Tact et diplomatie dans le traitement de questions sensibles et confidentielles
- Solide expérience des relations avec la clientèle, notamment auprès de représentants à différents niveaux
- L’anglais est la langue de travail; toutefois, la capacité à travailler dans les deux langues officielles (anglais/français) constitue un atout.
Énoncé relatif à la diversité
- Les personnes qualifiées d’ascendance autochtone se verront accorder la préférence conformément à l’article 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.
Pourquoi travailler pour l’APN?
À l’Assemblée des Premières Nations (APN), nous sommes conscients de l’importance de nos employés et nous sommes déterminés à maintenir un milieu de travail favorable, stimulant et gratifiant. En vous joignant à notre équipe, vous bénéficierez des avantages suivants :
- Primes d’assurance maladie payées par l’employeur – Une couverture complète des soins de santé, des soins dentaires et des soins de la vue pour vous et votre famille, dont les primes sont entièrement payées par l’APN.
- Un régime complémentaire de retraite généreux – Un régime de retraite compétitif avec des cotisations importantes de l’employeur pour vous aider à bâtir votre avenir.
- De nombreux jours de congé annuel, congé de maladie et congé personnel – Un congé annuel, un congé de maladie payé et un congé personnel généreux, ainsi que des jours de congé supplémentaires non prévus par la loi tout au long de l’année.
- Soutien au perfectionnement professionnel – Prise en charge de cours, de certifications et de formations pour vous aider à développer vos compétences et à progresser dans votre carrière.
- Fonds de mieux-être – Des fonds annuels que vous pouvez utiliser pour le conditionnement physique, un soutien en santé mentale ou d’autres dépenses liées au mieux-être.
- Emplacement central et moderne – Nos bureaux lumineux et collaboratifs sont situés dans l’édifice Sun Life, au centre-ville d’Ottawa. La station de train léger sur rail (TLR) Parlement est située dans l’édifice, ce qui facilite les trajets quotidiens.
- Commodité – À quelques pas des cafés, restaurants et magasins du centre-ville.
- Un travail enrichissant – Faites partie d’une organisation nationale qui défend les intérêts des Premières Nations et qui améliore le quotidien des communautés partout au Canada.
- Culture axée sur la collaboration et l’inclusion – Travaillez aux côtés de collègues passionnés et dévoués dans un environnement dynamique et solidaire.
Énoncé relatif à l’accommodement
L’Assemblée des Premières Nations (APN) s’engage à maintenir un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement, veuillez en informer l’agent(e) des ressources humaines au moment où un entretien vous sera proposé.
Toutes les candidatures sont les bienvenues, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes présélectionnées en vue d’une entrevue.
L’APN se réserve le droit d’annuler, de reporter ou de réviser les offres d’emploi à tout moment.
