Job Title: Project and Finance Administrator
Job Location: Halifax, NS
Position Type: Full-time (35 hours/week)
Immediate Supervisors: Program Manager and Manager, Finance and Administration
Salary: Starting salary of $51,166 per annum, with a full benefits
date: As soon as possible, until March 31, 2027 (with possibility of extension)
Working Conditions: ARAISA staff work in a hybrid work environment which, for this position, includes a minimum of two days per week in ARAISA's offices. Travel within the Atlantic region may be required from time to time.
THE OPPORTUNITY
The Atlantic Serving Agencies Association is seeking a Project and Finance Administrator to join its growing team.
The Project and Finance Administrator will report to the Program Manager and support the Migrant Worker Support Program (MTSP) Project Manager in all project activities, with a particular focus on project reporting and financial requirements, data collection, and event planning. An important part of this role is to stay in regular contact with the signatories of the secondary agreements. The Project and Finance Administrator will work closely with sub-agreement signatories to assist in the timely production of reports on project finances and activities, ensure that funding requirements are met, and answer any questions related to reporting processes.
The Migrant Worker Support Program aims to ensure that temporary foreign workers (or migrant workers) are aware of their rights and the services available to them while working in the Maritimes. The project also includes activities to better integrate migrant workers into the communities where they live and work in New Brunswick, Nova Scotia and Prince Edward Island. This project aims to foster the flow of information among partner organizations and support coordinated approaches that better serve migrant workers in the Maritime provinces.
The Project and Finance Administrator will also report to and assist the Manager, Finance and Administration in ensuring the smooth running of day-to-day financial operations, including invoice and payment processing, accounts payable and receivable, bank accounting, procurement support, as well as assisting with other financial tasks as required.
ABOUT THE ORGANIZATION
ARAISA is a not-for-profit umbrella organization that serves as a collective voice and forum for its members dedicated to the settlement and integration of immigrants and refugees in the Atlantic region. ARAISA strives to increase the effectiveness of its members through its industry support initiatives and contributions to regional and national forums. ARAISA provides professional development and networking opportunities, facilitates the exchange of information and resources, leads sectoral working groups, organizes meetings with key individuals, and represents its members through its linkages with national organizations, with the goal of positively influencing settlement and integration policies and practices.
WHY ARAISA?
- A culture of collaboration: ARAISA is not just an organization, it is a community of passionate people committed to transforming lives. Join a collaborative and supportive work environment where your ideas are valued and teamwork thrives.
- An inclusive work environment: ARAISA is committed to diversity and inclusion. Your unique background and perspectives are not only welcomed, but also celebrated. Join a workplace that recognizes and values the wealth of diverse experiences.
- Professional development: ARAISA believes in talent development. As a member of the team, you will have access to professional development opportunities, ensuring that your skills remain sharp and that you continue to progress in your career.
- Impactful initiatives: ARAISA is at the forefront of initiatives that are making a real difference in the immigrant settlement sector. Participate in projects that contribute to positive change.
- Comprehensive benefits: Enjoy a competitive benefits package and a health plan that prioritizes your well-being.
- Financial security: Benefit from RRSP contributions after one year, ensuring a secure financial future.
- Time for you: additional. Enjoy paid vacation days, as well as additional paid holidays/time off each year.
- Wellbeing support: Experience a flexible and accommodating work environment that promotes well-being and promotes a good work-life balance.
KEY RESPONSIBILITIES
Financial tasks:
- Préparer tous les types de demandes d'achat et de fichiers de paiement groupés.
- Rassembler les pièces justificatives (factures, reçus, virements CCA et cartes de crédit, etc.) pour les demandes d'achat et les demandes de remboursement, conformément aux politiques et procédures financières.
- Tenir à jour une liste précise et actualisée des fournisseurs, tant dans les dossiers que dans le logiciel de comptabilité.
- Gérer des modèles financiers faciles à utiliser.
- Comptabiliser les opérations de comptabilité fournisseurs, de comptabilité clients, bancaires et de cartes de crédit dans le logiciel de comptabilité.
- Générer des rapports financiers dans le logiciel de comptabilité à des fins de vérification.
- Apporter du soutien pour le classement des pièces justificatives et la réalisation d’audits si nécessaire.
Tâches du projet :
- Collecter et examiner les rapports financiers présentés par les signataires d’ententes auxiliaires, rapprocher les rapports financiers avec le grand livre et les demandes d'avance, et préparer les formulaires de réquisition internes.
- Soutenir la gestionnaire, finance et administration en complétant et soumettant des rapports financiers au bailleur de fonds dans les délais.
- Aider à classer les documents justificatifs et effectuer les vérifications financières au besoin.
- Aider au traitement des demandes de remboursement de frais selon les besoins.
- Aider à l'organisation d'événements virtuels de partage des connaissances.
- Aider à la planification des visites sur site chez les partenaires.
- Effectuer des visites aux signataires d’ententes auxiliaires avec la responsable de projet afin de leur offrir du soutien et d’assurer le suivi de l’avancement de leur projet.
- Aider à l'élaborer les documents liés au projet, tels que des outils de gestion et de suivi pour les les signataires d’ententes auxiliaires.
- Collecter les rapports narratifs soumis par les signataires d’ententes auxiliaires et fournir des retours à la gestionnaire de programme et la responsable de projet au besoin.
- Soutenir la saisie de données dans les bases de données gouvernementales et internes respectives.
La personne titulaire du poste d'administrateur de projet et des finances doit également :
- Contribuer à un environnement d’équipe positif où l’équité, la diversité, l’inclusion, la confiance, l’apprentissage et bien-être sont valorisés.
- Fournir un soutien au programmes et aux activités d’ARAISA, au besoin.
- Représenter ARAISA dans des événements ou des réunions externes, lorsque cela lui est demandé.
- Réaliser d’autres tâches, selon les besoins.
EXPÉRIENCE/QUALIFICATIONS
- Études postsecondaires dans un ou plusieurs domaines pertinents, comme l’administration des affaires avec une spécialisation en finance ou en comptabilité
- Au moins deux ans d'expérience professionnelle en administration de programme, notamment la planification du travail, élaboration de budget, la gestion financière et la rédaction de rapports
- Au moins 1 an d'expérience en tenue de comptabilité et maîtrise des logiciels de comptabilité (par exemple, Sage 50, QuickBooks, etc.)
- Compétences exceptionnelles en communication écrite et verbale en anglais requises; le français est un atout.
- De solides compétences en organisation, en résolution de problèmes et en analyse
- Excellentes compétences en Excel et compétences informatiques avancées en Word, en Outlook, MS Teams. SharePoint et Zoom
- Une expérience dans l'organisation d'événements et le soutien logistique serait un atout
- Solides compétences matière de gestion du temps, notamment en ce qui concerne l'établissement de priorités et la gestion de tâches multiples.
- Souci du détail et haut niveau de précision.
- Capacité avérée à travailler à la fois de manière indépendante et en coopération avec un degré élevé d’initiative, de responsabilité.
- Légalement en mesure de travailler au Canada (les permis de travail doivent être valables pendant au moins 12 mois).
PRÉSENTATION DES CANDIDATURES
Veuillez postuler en ligne via le processus de candidature Indeed en soumettant votre lettre de motivation et votre curriculum vitae en anglais, en un (1) seul document. Veuillez vous assurer de démontrer dans votre lettre de motivation comment vous répondez aux qualités et compétences ci dessus.
Nous remercions toutes les personnes qui ont manifesté leur intérêt pour le poste et qui ont pris le temps d’y postuler. Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES DEMANDES
9 août 2026 à 23h 59 HAA
ARAISA s'engage à respecter les principes d'équité, de diversité et d'inclusion. Nous reconnaissons que notre force réside dans notre diversité. Nous encourageons les candidatures de toute personne qualifiée qui représente toute la diversité des communautés au Canada, y compris l'intersection de l'identité et de l'expression de genre, la race, l'ethnicité, la croyance religieuse, l'origine nationale, l'âge, l'orientation sexuelle, l'éducation, la capacité, la langue et le statut socio-économique.
Pay: From $53,166.00 per year
Benefits:
- Company events
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- Vision care
Ability to commute/relocate:
- Halifax, NS B3L 4P1: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Application question(s):
- Are you legally able to work in Canada (work permits must be valid for at least 12 months)
Experience:
- project administrator : 2 years (required)
Location:
- Halifax, NS B3L 4P1 (preferred)
Work Location: Hybrid remote in Halifax, NS B3L 4P1
