Notre partenaire d'affaires Gestac est un organisme à but non lucratif (OBNL) voué à la gestion des activités accessoires pour les établissements de santé depuis plus de 50 ans. Les activités principales de Gestac sont la gestion des stationnements, de la restauration et des divertissements.
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4. Horaire flexible et approche de gestion personnalisée.
Résumé du poste
Gestac est à la recherche d’un(e) Responsable du soutien administratif et opérationnel afin de soutenir les activités administratives, financières et opérationnelles de l’organisation.
Sous la supervision conjointe de la coordonnatrice aux opérations et du coordonnateur chef de la restauration, la personne titulaire du poste jouera un rôle central dans le soutien administratif de plusieurs secteurs d’activités de Gestac, notamment la gestion des stationnements, le service de location et d’entretien des téléviseurs ainsi que les opérations du Bistro Zeste.
La personne recherchée contribuera au bon fonctionnement quotidien de l’organisation en assurant le suivi de dossiers administratifs, financiers et opérationnels, en coordonnant diverses activités et en participant à des projets d’amélioration continue.
Sommaire des responsabilités
Sous la supervision conjointe de la coordonnatrice aux opérations et du coordonnateur chef de la restauration, la personne titulaire du poste jouera un rôle central dans le soutien administratif de plusieurs secteurs d’activités de Gestac, notamment la gestion des stationnements, le service de location et d’entretien des téléviseurs ainsi que les opérations du Bistro Zeste. La titulaire du poste contribuera au bon fonctionnement quotidien de l’organisation en assurant le suivi de dossiers administratifs, financiers et opérationnels, en coordonnant diverses activités et en participant à des projets d’amélioration continue.
Tâches et responsabilités
Administration et soutien opérationnel
- Assurer le suivi des demandes des clients, partenaires et fournisseurs, et coordonner certains fournisseurs;
- Effectuer la gestion documentaire, le classement et l'archivage des dossiers;
- Soutenir les processus comptables : suivi des factures et conciliation des dépôts;
- Maintenir à jour les bases de données et veiller à l'intégrité des informations;
- Soutenir les équipes terrain et participer au traitement des appels de service;
- Produire des rapports administratifs, tableaux de bord et données statistiques;
- Collaborer à l'amélioration continue des processus;
- Effectuer toute autre tâche connexe.
Communications et projets
- Assurer la gestion et la mise à jour des réseaux sociaux de l’entreprise;
- Collaborer à la préparation de documents, présentations, procédures et communications internes;
- Soutenir les gestionnaires dans le suivi de divers projets;
- Participer à la mise en place d’outils administratifs favorisant l’efficacité et la qualité du service.
Exigences du poste
Formation et expérience
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, bureautique, comptabilité ou domaine connexe (atout);
- Minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste administratif comportant plusieurs responsabilités;
- Expérience en coordination administrative ou soutien opérationnel;
- Expérience dans un environnement de services ou de gestion d’opérations (atout);
- Permis de conduire valide (atout).
Connaissances techniques
- Excellente maîtrise de Microsoft Excel (niveau intermédiaire à avancé);
- Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, PowerPoint et Teams);
- Aisance avec les logiciels de gestion, bases de données et plateformes numériques;
- Capacité à produire des tableaux de bord, rapports de gestion et analyses de données;
- Excellentes habiletés rédactionnelles en français.
Compétences recherchées
- Grande autonomie et sens de l’initiative;
- Fiabilité et discrétion;
- Excellente gestion des priorités;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
- Rigueur et souci du détail;
- Esprit d’analyse et capacité de résolution de problèmes;
- Sens de l’organisation et de la planification;
- Excellentes aptitudes en communication;
- Professionnalisme et jugement;
- Orientation vers le service à la clientèle;
- Capacité à travailler efficacement avec plusieurs intervenants.
Conditions de travail
- Poste permanent à temps partiel;
- Horaire de base de 24 heures par semaine;
- Horaire flexible selon les besoins opérationnels;
- Travail en présentiel à l’Hôtel-Dieu de Lévis;
- Environnement de travail collaboratif et stimulant;
- Participation à des projets variés touchant plusieurs secteurs d’activités.
Rémunération et avantages
- Salaire de 20,50$ à 22,50$/heure selon l’expérience et les compétences;
- Poste non syndiqué;
- Avantages sociaux selon les politiques en vigueur;
- Milieu de travail favorisant l’autonomie, la collaboration et le développement professionnel.
Rémunération : à partir de 20,50$ par heure
Avantages :
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
Lieu du poste : En présentiel
