Lieu de travail:
Calgary, AB, CA
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Numéro de la demande d’emploi: 201553
Fonction administrative: Soutien administratif
Ville principale: Calgary
Emplacement(s) supplémentaire(s):
Province: Alberta
Type d’emploi: Temps plein
Statut d’emploi: Permanent
Exigences linguistiques: Anglais essentiel
Classification et niveau d’employé: CPXMA01
Nombre de postes vacants: 1
Date de clôture (AAAA/MM/JJ): 2026/07/02
Description de l'emploi
Le titulaire du poste offre un soutien administratif complet pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation du directeur et agit en tant que personne-ressource en matière d’information et de communications pour les employés, les représentants syndicaux, les clients ainsi que la direction locale, régionale et nationale à Postes Canada.
Responsabilités professionnelles
Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste de coordonnateur administratif.
Collaborer avec les autres membres de l’équipe. Veiller à l’exécution efficace et en temps opportun des tâches principales en établissant le calendrier de production et de livraison, en préparant le matériel, en prenant note des progrès réalisés et en assurant le suivi auprès des intervenants clés. Les activités comprennent notamment l’établissement des calendriers des congés, les entrées dans le SAP, la correspondance présidentielle et les demandes adressées à l’ombudsman.
Exercer le pouvoir qui lui est délégué de gérer le compte de courrier électronique du directeur. Procéder à l’ouverture et au tri des fichiers électroniques, en assurer la gestion et en établir la priorité, en plus de donner suite aux demandes de renseignements généraux et autres provenant du personnel. Faire suivre des courriels ou le courrier reçu qui nécessitent une réponse d’un employé expert dans le domaine concerné.
Créer des calendriers de réunions et de projets pour le directeur, ce qui comprend la coordination du calendrier principal par la réception et l’examen des demandes liées à l’horaire, la gestion des calendriers, la prise de rendez-vous, l’établissement du calendrier des réunions et le repérage des conflits d’horaire éventuels.
Tenir à jour un système de classement principal (électronique ou papier) pour le bureau, ce qui comprend la correspondance, le paiement des factures, les registres de congés, le remboursement des dépenses, les renseignements généraux à des fins d’archivage et de récupération.
Se charger des réservations de voyage pour le directeur et d’autres membres de l’équipe. Planifier les itinéraires et préparer au retour des voyageurs les rapports sur les frais de déplacement. Aider à préparer les documents d’information, s’il y a lieu.
Responsabilités professionnelles (suite)
Participer à la gestion du budget du bureau, ce qui comprend la comptabilité, la tenue de dossiers et les rapports. Acheter les fournitures de bureau de base et confirmer la réception des achats. Examiner toutes les demandes de remboursement des frais et vérifier que divers éléments respectent les renseignements relatifs au plan comptable de la Société. Préparer des rapports en vue de leur autorisation de paiement.
Fournir du soutien au directeur en collaborant à la rédaction de courriels et à la préparation de communications écrites. S’acquitter de diverses tâches de bureau comme répondre au téléphone, accueillir les visiteurs, faire des photocopies, envoyer des télécopies, traiter des demandes de paiement et tenir à jour un système de classement principal.
Coordonner les activités et les documents relatifs aux réunions, aux conférences téléphoniques et aux conférences régionales dans lesquelles le directeur joue un rôle central. Préparer les programmes, la logistique et les communications relatives aux préparatifs, et, au besoin, préparer et distribuer les procès-verbaux, y compris le suivi auprès des chefs pertinents relativement aux mesures de suivi en suspens. Organiser les exigences liées aux réunions, comme les salles de conférence, les services de traiteur, le matériel audiovisuel et autres.
Participer à des tâches visant à mieux faire comprendre l’organisation, notamment en remettant en question les idées reçues. Participer à des activités de formation et de perfectionnement professionnel afin d’accroître l’efficacité et d’acquérir de nouvelles connaissances. Au besoin, offrir de la formation et de l’orientation aux nouveaux employés.
Préparer et entreprendre des projets spéciaux et en assumer la responsabilité conformément aux exigences du supérieur hiérarchique et selon les besoins de la direction.
Critères d’admissibilité
Formation
Détenir un diplôme d’études secondaires selon les normes provinciales, ou un équivalent (formation générale).
La réussite de cours postsecondaires (collège ou université) pourrait être exigée.
Expérience
Aucune expérience de travail antérieure requise. Autres exigences
Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Access.
Capacité d’utiliser des appareils comme des ordinateurs de bureau, des télécopieurs, des photocopieurs, des numériseurs et des systèmes téléphoniques et de vidéoconférence.
Excellentes compétences en rédaction.
Excellentes compétences pour l’organisation, l’établissement des priorités et la gestion du temps.
Capacité de composer avec des délais serrés et souvent imprévisibles ou conflictuels.
Autres informations
Les valeurs et comportements de Postes Canada
Nos valeurs – Confiance, Respect et Contribution représentent notre promesse fondamentale envers nous-mêmes, nos attentes les uns envers les autres et notre engagement commun envers notre pays.
Nos comportements – Prendre des décisions, Connaître la destination, Contribuer pour les autres, Contribuer au sentiment de fierté; incarnent nos valeurs, les rendent vivantes et guident nos actions.
Nous sommes déterminés à incarner ces valeurs et à mettre en pratique ces comportements chaque jour. Pour en savoir plus sur les valeurs et les comportements, consultez le site web de Postes Canada.
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Nos comportements – Prendre des décisions, Connaître la destination, Contribuer pour les autres, Contribuer au sentiment de fierté; incarnent nos valeurs, les rendent vivantes et guident nos actions.
Nous sommes déterminés à incarner ces valeurs et à mettre en pratique ces comportements chaque jour. Pour en savoir plus sur les valeurs et les comportements, consultez le site web de Postes Canada.
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Tous les candidats qualifiés seront pris en considération, mais la préférence sera accordée aux peuples Autochtones (Première nations, Métis ou Inuit) ou personnes ayant un handicap. Il s’agit d’une mesure spéciale dans le cadre de l’initiative d’équité en matière d’emploi, et les candidats de ces groupes qui souhaitent être admissibles à un traitement préférentiel doivent se désigner comme tels.
Accessibilité
Postes Canada s’est engagée à favoriser un milieu de travail équitable, respectueux et accueillant où chaque personne est bienvenue et a des chances égales, où la diversité est valorisée et célébrée et où nous travaillons ensemble pour éliminer les obstacles et promouvoir l’accessibilité. Si vous êtes contacté à propos d’une possibilité d’emploi, veuillez nous informer si vous avez besoin de mesures d’adaptation. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.
Équité en matière d'emploi
Postes Canada s'engage à créer un milieu de travail sécuritaire qui accueille et célèbre tout le monde. Nous nous engageons à respecter l'équité en matière d'emploi et encourageons les candidatures des peuples autochtones, des personnes ayant un handicap, des membres des minorités visibles et des femmes.
Un handicap est défini comme étant un problème physique, un problème sensoriel ou un problème de santé mentale permanent ou épisodique ou une limitation fonctionnelle. Il comprend les problèmes de santé visibles et non visibles ou des limitations qui peuvent affecter la vue, l’ouïe, la mobilité, la flexibilité, la dextérité, la douleur, l’apprentissage, le développement, l’état mental ou psychologique, et la mémoire.
Des informations sur notre stratégie nationale en matière d'équité, de diversité et d'inclusion et sur notre stratégie de réconciliation avec les populations autochtones sont disponibles sur les liens suivants:
Équité, diversité et inclusion
Stratégie de réconciliation avec les autochtones
Conflits d’intérêts
Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts d’un employé (personnels, financiers ou commerciaux), ou des relations (familiales ou amicales) portent atteinte ou semblent porter atteinte aux intérêts de Postes Canada. Pour savoir s’il existe un conflit, veuillez consulter le Code de conduite sur notre site web de Postes Canada.
Poste critique pour la sécurité
Ce poste peut être considéré comme un poste critique pour la sécurité. Pour plus d'informations, veuillez-vous référer à la politique sur la consommation de substances de Postes Canada.
